Patricia Afonso alemany - Leiter Operations

Recommended expert

Berlin, Deutschland

Erfahrungen

Jan. 2025 - Bis heute

1 Jahr 1 Monate

Berlin, Deutschland

Leiter Operations

StratifAI GmbH

Entwarf, leitete und implementierte die operative, Compliance-, Beschaffungs- und Finanzstrategie des Unternehmens, um eine Abstimmung mit schnellem Wachstum und regulatorischen Vorgaben sicherzustellen.
Aufbau und Skalierung der operativen Infrastruktur in IT, Personalwesen, Finanzen, Beschaffung und Compliance zur Unterstützung des Wachstums von 4 auf 20 Teammitglieder in 6 Monaten.
Überwachte das Finanzmanagement der Betriebskosten (OPEX), einschließlich Budgetierung, Monitoring und Kostenoptimierung zur Aufrechterhaltung eines starken Wachstums.
Entwickelte und implementierte eine Beschaffungsstrategie, inklusive Lieferantenauswahl, Verhandlung und Leistungsüberwachung.
Beauftragte und steuerte externe Berater (Compliance-, Qualitäts- und Regulatorik-Experten) und koordinierte die Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Partnern, um Meilensteine zu erreichen.
Führte Richtlinien, SOPs und Geschäftssysteme ein (Compliance-Tracking, eQMS, Gehaltsabrechnung, Lieferantenmanagement, Daten-Governance) zur Unterstützung der regulatorischen Compliance und Skalierbarkeit.
Leitete und überwachte aktiv Regulierungs- und Compliance-Programme, indem die Anforderungen der DSGVO, HIPAA, SOC 2, ISO 27001 und ISO 27701 in den Tagesbetrieb integriert wurden.
Führte die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) nach ISO 13485 durch, um auf Medizinprodukt- und KI-Regulierungszertifizierungen vorzubereiten.
Leitete Personal- und Kulturentwicklung, etablierte Strukturen für Onboarding, Leistungsmanagement und bereichsübergreifende Zusammenarbeit, um das Unternehmen effektiv zu skalieren.
Etablierte Risikomanagement- und Notfallmanagement-Frameworks, einschließlich Sicherheitskontrollen, Risikoregister und Compliance-Sicherheit.
Bezog die Geschäftsführung, den Vorstand und Investoren mit ein, um die operative Strategie an Unternehmensziele und Markterweiterung auszurichten.
Ermöglichte technologiegetriebene Abläufe, indem digitale Systeme (z.B. Drata, Qualio) ausgewählt und implementiert wurden, um Compliance und Effizienz sicherzustellen.
Skalierte die operative Basis von StratifAI, um schnelles Wachstum und internationale Marktreife zu unterstützen.
Erreichte innerhalb von 6 Monaten die Compliance nach ISO 27001, ISO 27701, SOC 2, DSGVO und HIPAA, was Partnerschaften mit Unternehmen und im Gesundheitswesen ermöglichte.
Implementierte ein QMS nach ISO 13485, bereitete regulatorische Freigaben vor und positionierte für kommende ISO-13485-Zertifizierung, CE-IVDR-Kennzeichnung und FDA-Zulassung innerhalb von 12 Monaten.
Entwarf und implementierte Governance-, Beschaffungs- und Finanzkontrollen, um eine effiziente Ressourcenverteilung und nachhaltige Compliance sicherzustellen.
Etablierte eine Kultur des strukturierten Wachstums, indem Menschen, Prozesse und Compliance-Rahmenwerke integriert wurden, um operative Exzellenz zu bewahren.
Ermöglichte StratifAI den sicheren Markteintritt in regulierte US- und EU-Märkte und schuf die Basis für langfristige Expansion.

Juni 2024 - Juli 2025

1 Jahr 2 Monaten

Beiratsmitglied

EIT Culture & Creativity East, a.s.

Sept. 2023 - Aug. 2024

1 Jahr

Köln, Deutschland

Chief Operating Officer & Geschäftsführer & Interims-CFO

EITCC GmbH

Leitete die operative und finanzielle Transformation durch eine integrierte Strategie für Personalwesen, Finanzen, Recht und IT-Bereitschaft.
Agierte als Interims-CFO und führte finanzielle Restrukturierungen, Kostenkontrollen und Budgetgovernance nach EU/EIT-Vorschriften durch.
Aufbau von PMO-, HR- und IT-Abteilungen und Entwicklung von Rahmenwerken für Rekrutierung, Onboarding und Leistungsmanagement.
Stärkte Governance durch Richtlinien, interne Kontrollen, KPI-/OKR-Systeme sowie transparente Berichterstattung zu Fördermitteln und Co-Finanzierung.
Enge Zusammenarbeit mit CEO und Vorstand bei strategischer Planung, Risikomanagement und organisatorischer Effizienz.
Aufbau der operativen Basis und Reporting-Rhythmen in Übereinstimmung mit EU- und deutschen Anforderungen.
Einführung von PMO, HR und IT mit Monitoring-Tools zur Verbesserung von Umsetzung und Verantwortlichkeit.
Stabilisierung der Finanzen durch Restrukturierung und strikte Compliance bei der Mittelverwendung.
Positionierte die Organisation für nachhaltiges Wachstum im europäischen Innovationsökosystem.

Juli 2023 - Bis heute

2 Jahren 7 Monaten

Chief Operating Officer & Vorstandsmitglied

World Women Organization

Überwachung von HR, Finanzen und Recht, um Effizienz, Berichterstattung und Compliance sicherzustellen.
Entwicklung von Messwerkzeugen, KPIs und Prozessen für Wachstum und Effektivität.
Leitung strategischer Initiativen und HR-Programme zur Erweiterung der globalen Präsenz.
Einführung strukturierter Reporting- und KPI-Rahmenwerke, die die Sichtbarkeit der Programme verbesserten.
Stärkung der operativen Governance zur Unterstützung internationaler Expansion und Partnerschaften.

Mai 2022 - Juli 2023

1 Jahr 3 Monaten

Malta, Vereinigte Staaten

Chief Operating Officer

Rank Group

Sicherstellung, dass Strukturen, Systeme und Abläufe kosteneffizient und flexibel für aktuelle und zukünftige Anforderungen sind, durch Abstimmung der Ressourcen über Abteilungen und Standorte hinweg.
Identifizierung und Verfolgung von Chancen zur Steigerung des profitablen Markenwachstums durch Optimierung des Kundenangebots und des Betriebsmodells.
Beobachtung der Konkurrenz und angrenzender Branchen zur Ideengewinnung.
Verantwortung für die tägliche Umsetzung in Malta und Barcelona, einschließlich kommerzieller und technologischer Projekte.
Integration organisationsweiter Entwicklungsinitiativen sowie wesentlicher Personal- und Systemänderungen.
Überwachung von Unternehmenswachstum und Umsatz im Vergleich zu Zielen und Einleitung von Gegenmaßnahmen und Änderungsumsetzungen.
Einhaltung regulatorischer Anforderungen und Unternehmensrichtlinien nach internationalen Standards, einschließlich Integration von AML- und Responsible-Gambling-Vorgaben.
Führung von 4 direkten und über 30 indirekten Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten, Festlegung von Leistungserwartungen und Sicherstellung geeigneter Personalbesetzung.
Stärkung des grenzüberschreitenden Betriebsmodells und der Governance zur Verbesserung der Umsetzungssicherheit.
Etablierung von Ressourcierungs- und Leistungsrahmenwerken, die Transparenz und Zusammenhalt zwischen Malta und Spanien erhöhten.
Schutz der Umsatzentwicklung durch proaktives Monitoring und zeitnahe Korrekturmaßnahmen.
Einbindung von AML und Responsible Gambling in tägliche Prozesse zur Erhöhung der regulatorischen Sicherheit über alle Marken hinweg.

Aug. 2019 - Feb. 2022

2 Jahren 7 Monaten

Amsterdam, Niederlande

Direktor für kommerzielle Abläufe

Sustainalytics/Morningstar

Aufbau und Leitung von Teams mit 4 direkten und 34 indirekten Vollzeitkräften; fungierte als Einstellungsleiter und baute Kompetenzen durch Schulungen und Wissensaustausch auf.
Definition von Strategie, Struktur, täglichen Abläufen und Verfahren; Festlegung von OKRs je Team und Ebene.
Planung, Zuweisung und Koordination der Arbeit mit klaren Fristen.
Führung von Change-Programmen und Automatisierung von Aktivitäten und Workflows; Gestaltung von Lead-Management und End-to-End-Automatisierungen.
Verwaltung von Verlängerungen, Abwanderungsprogrammen und Kundenübergängen für neue Angebote.
Einführung eines neuen CRM-Systems, Migration von Altsystemen mit fortlaufendem Design und Verbesserungen.
Automatisierung von Schnittstellen zwischen Systemen.
Strukturierung von Angeboten und Automatisierung des Vertragsabschlusses in Vertrieb, Recht, Inside Sales und Vertragslösungen.
Erstellung automatisierter Berichte für Geschäftsführung, Finanzwesen, Vertrieb, Projektmanagement und Projekte mit Power BI.
Erstellung von Forecast- und Kapazitätsberichten sowie OKR-Tracking.
Einführung eines neuen globalen CRM mit erfolgreicher Migration und Automatisierung von Vertriebs- und Vertragsworkflows.
Reduzierung der Abwanderung und Verbesserung der Verlängerungen durch spezielle Customer Success-Programme.
Bereitstellung einheitlicher kommerzieller Kennzahlen und automatisierter Berichte, Steigerung von Transparenz und Kontrolle.
Standardisierung des Lead-to-Cash-Prozesses zur Verbesserung von Geschwindigkeit, Genauigkeit und Compliance.
Steigerung des Gesamtumsatzes von unter 1 Million auf über 80 Millionen EUR.

Jan. 2018 - Bis heute

8 Jahren 1 Monate

Berater – Freiberuflich

Business Ops Solutions

Biete operative Führung auf Geschäftsführungsebene als teilzeitlicher COO, mit Verantwortung für Betrieb, Finanzen, Compliance und Governance, um Stabilität, skalierbares Wachstum und strategische Ausrichtung zu gewährleisten.
Aufbau und Optimierung der operativen Infrastruktur, einschließlich HR, Finanzen, IT, PMO und Compliance.
Implementierung von Workflow-Automatisierung, KPI- und OKR-Systemen sowie Change-Management-Programmen zur Steigerung von Effizienz, Verantwortlichkeit und Leistung.
Entwurf und Implementierung von Systemen und Rahmenwerken für CRM/ERP-Automatisierung, Teamstrukturen und skalierbare Prozesse, um Organisationen auf schnelles Wachstum vorzubereiten.
Stabilisierung von Organisationen in operativem oder finanziellem Stress durch schnelle Eingriffe, Restrukturierung von Budgets und Workflows, Wiederaufbau der Governance und Wiederherstellung des Vertrauens der Stakeholder.
Durchführung von 90-tägigen Operational-Readiness-Sprints, um Unternehmen für Investoren, Großkunden oder regulatorische Anforderungen vorzubereiten, durch Bereitstellung von Betriebsfahrplänen, Governance-Rahmen und Systemen sowie Kontrollen.

Juli 2017 - Juli 2018

1 Jahr 1 Monate

Berlin, Deutschland

Senior Manager Backoffice & Betrieb

Agder Energi AS

Führung von 10 direkten Vollzeitkräften; Stärkung von Prozessen, Schulungen und Wissensaustausch als Einstellungsleiter.
Durchführung von End-to-End-Prozessmapping und -optimierung; Entwicklung von Richtlinien für das interne Kontrollsystem.
Genehmigung und Kontrolle von Handelsausführungen; Verwaltung der Zeitplanung, Erstellung von Kauf- und Verkaufsaufträgen sowie der Kosten-, Bestands- und Lagerprozesse.
Bearbeitung von Budget- und Rechnungsfreigaben; Sicherstellung termingerechter Monats- und Jahresabschlüsse.
Gewährleistung der sicheren Verwahrung von Bestandspositionen.
Bereitstellung von Geschäftskennzahlen und zukunftsgerichteter Analyse mit wirtschaftlicher Interpretation.
Straffung operativer Workflows und Stärkung interner Kontrollen zur Verbesserung von Genauigkeit und Kosteneffizienz.
Erhöhung der Ausführungszuverlässigkeit und Verbesserung der Bestands- und Positionssichtbarkeit durch Prozess- und Reporting-Optimierungen.
Fristgerechte Finanzabschlüsse mit verbesserter Transparenz für Stakeholder.

Okt. 2013 - Juni 2017

3 Jahren 9 Monaten

Berlin, Deutschland

Leiter Operations

Trailstone Group

Mitentwicklung eines ETRM-Systemmappings für Day-Ahead- und Intraday-Handel; Implementierung und Verwaltung operativer Workflows, Tools und Schulungen.
Steuerung des rund um die Uhr Handelsbetriebs in internationalen und spanischen Märkten; Verwaltung von Stromdispositionssystemen und Handelsplattformen.
Sicherstellung der Einhaltung von Marktregularien und interner Governance; Berichtswesen zu Handelsaktivitäten, Marktergebnissen, Matching und grenzüberschreitender Analyse.
Führung eines Teams von 8 Vollzeitkräften; Schulung von Absolventen, neuen Kollegen und Händlern sowie Betreuung der Backoffice-Logistik und Zahlungsabwicklung im Stromhandel.
Einführung neuer Märkte und Integration von zwei Systemen zur Stromdisposition.
Durchführung der Tages- und Intraday-Planung für Produktion und Lieferung bei 11 grenzüberschreitenden Verbindungen.
Verbesserung der operativen Zuverlässigkeit und der Reporting-Qualität in UK, Deutschland und Spanien.

Zusammenfassung

Mehr als 15 Jahre Erfahrung in leitenden Führungspositionen in verschiedenen Branchen, mit umfassender internationaler Expertise in der Umsetzung strategischer Veränderungen und Optimierung von Abläufen. Nachweisliche Erfolge beim Aufbau von Organisationen, Abteilungen und Geschäftseinheiten von Grund auf sowie in der Beratung von Führungskräften zur Förderung von Wachstum und operativer Spitzenleistung. Ich spezialisiere mich darauf, Unternehmen funktionsfähig zu machen, indem ich Governance-Verfahren verankere, Risiken manage und Innovation vorantreibe, während ich datengestützte Erkenntnisse nutze, um Resilienz zu stärken, die Leistung zu maximieren und nachhaltiges Wachstum sicherzustellen.

Fähigkeiten

Technische Und Betriebliche Systemexpertise

Salesforce
Microsoft (Crm & Erp)
Hubspot
Netsuite
Microsoft Power Automate (Flows)
Api-integrationen
Workflow-automatisierung
Atlassian Jira & Confluence – Projekt- & Wissensmanagement
Systemadministration (Microsoft & Atlassian)
Helpdesk & Itsm

Standards & Rahmenwerke

Informationssicherheit & Datenschutz: Iso 27001, Iso 27701, Iso 13485, Soc 2, Dsgvo, Hipaa
Finanzen & Corporate: Sox, Mifid Ii, Emir, Ifrs; Governance-kontrollen/berichtsstandards
Qualität & Risiko: Qms, Isms, Risikoregister, Audit-bereitschaft, Ki-ethik
Handels- & Marktregulierung (Eu/uk): Entso-e; Epex Spot; Omie; Eu/uk Grenzüberschreitende Gaming-aml; Verantwortungsvolles Glücksspiel

Erfahrungen

Leiter Operations

StratifAI GmbH

Beiratsmitglied

EIT Culture & Creativity East, a.s.

Chief Operating Officer & Geschäftsführer & Interims-CFO

EITCC GmbH

Chief Operating Officer & Vorstandsmitglied

World Women Organization

Chief Operating Officer

Rank Group

Direktor für kommerzielle Abläufe

Sustainalytics/Morningstar

Berater – Freiberuflich

Business Ops Solutions

Senior Manager Backoffice & Betrieb

Agder Energi AS

Leiter Operations

Trailstone Group

Zusammenfassung

Fähigkeiten

Sprachen

Ausbildung

London Metropolitan University

MBA, Internationales Business · London, Vereinigtes Königreich

EU Business School

MBA, Internationales Business · Schweiz

The Open University

MSc, Finanzwesen · Vereinigtes Königreich

Zertifikate & Bescheinigungen

Grundlagen der Künstlichen Intelligenz

IBM

Ethik der KI

University Of Helsinki

Veränderungsmanagement

Acuity Institute

EDM für Verwaltung / Lieferanten / Berichterstattung

ORACLE

Six Sigma Black Belt

AVETA

Ähnliche Freelancer

ISO – Senior Consultant Quality & Information Security

Betriebsleiter

Interim-CFO

IT-Consultant & Weiterbildung

ERP-Programmmanager

Analyst für nichtlineare und komplexe Systeme (Stipendium)

Intelligente Workflow-Automatisierung

Betriebsleiter & Standortleiter

Leiter Finanztransformation

NIS2 OT Audit-Leiter

ITSM-Berater

Projektleiter / Senior Berater

Projektmanager & Datenschutz-/Compliance-Manager

Qualitätsspezialist

Geschäftsführer

Consultant Marktanalyse vertikaler Akquisitionen

Webinar-Leiter - Blackout-Prävention und Vorbereitung

Leiter der zentralen Förderplattform

Portfolio-Manager, Berater, Führungskräfte-Coach

Systemischer Stratege für Softwarehersteller | Ich baue Produkt-Organisationen auf – Portfolio, Roadmap, Betriebsmodell

Kopf für Herausforderungen, Vollgasgeber, Umsatzbesessener, liebt es, IT besser zu machen

Berater

Business Analyst / Prozessmanager

Leiter SCM-Organisation und lokale S/4H-Implementierung

Change Manager / Vertriebstransformation

Externer Berater für Programmmanagement / SCRUM Master

Dozent für generative KI, Freier Mitarbeiter im Nebenjob

Unternehmensberaterin & Zertifizierte ITIL-Trainerin

Interim Manager und Unternehmensberater

Experte im Bereich der Prozessoptimierung