Stefanie Jantos
Assistenz der Teilprojektleitung “Gebäude & Sicherheit”
Erfahrungen
Feb. 2022 - Feb. 2025
3 Jahren 1 Monate Hamburg, Deutschland
Assistenz der Teilprojektleitung “Gebäude & Sicherheit”
Auftraggeber im Bereich Finanzdienstleistung
- (Umzug von 3000 Mitarbeitern in einen Neubau in Hamburg. Unterprojekte: Sicherheitstechnik, Versicherungen, Entsorgung, Notfallmanagement, Reinigung, Parkraummanagement, Mietmanagement, Versorgungsverträge, Signaletik)
- Unterstützung der Teilprojektleitung in allen administrativen Belangen
- Vorauswahl verschiedener Gewerke und Lieferanten
- Terminkoordination mit umfangreichem Teilnehmerkreis, intern/extern
- Vorqualifizierung des Posteingangs der Teilprojektleitung (ca. 350 Mails/Tag)
- Erstellung von Präsentationen (Betriebsrat, Managementmeeting, Gesamtprojekt-JF)
- Durchführung der Updatetermine der 12 Unterprojekte
- Koordination von Workshops
- Project language: Deutsch
Juni 2021 - Feb. 2022
9 Monaten Bonn, Deutschland
Projektassistenz (Nachfolge)
Auftraggeber im Bereich IT
- Pflege aller Projektpläne und Aufgaben
- Pflege aller Reportings Richtung Projektleitung und Endkunde (Statusreports, Staffing, Risiko)
- Unterstützung im Bereich Kommunikation (hausinternes Social Media, Changemanagement, Infomationsveranstaltungen)
- Unterstützung bei der Qualitätssicherung von Konzepten und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
- Project language: Deutsch
Mai 2021 - Bis heute
4 Jahren 2 Monaten West Perth, Australien
Projektassistenz (Startup)
Auftraggeber im Bereich Geothermie
- Übernahme von Sonderprojekten (Projektleitung und PMO)
- Aufsetzen von Prozessen (Bestellungen, Rechnungsworkflow, Einkauf) und Inbetriebnahme dieser
- Dienstleisterrecherche und Beauftragung (Fuhrpark, Werbemittel, Eröffnung von Bankkonten, Mobilfunkanbieter)
- Aufsetzen eines DokiWiki
- Unterstützung bei der Implementierung eines neuen ERP
- Bearbeitung von Immigrationsverfahren neuer Spezialisten aus dem Ausland (Spezialisten- und Blue Card Verfahren)
- Project languages: Deutsch, Englisch
Juli 2020 - Bis heute
5 Jahren Würselen, Deutschland
PMO
Auftraggeber aus dem Bereich IT
- Aufsetzen und Pflege aller Projektaufgaben
- Koordination der Leitung und des Teams
- Unterstützung bei der Koordination der Umstellung von 470 Standorten des Endkunden auf VoIP
- Unterstützung bei der Koordination der Auslieferung und Inbetriebnahme neuer Telefone/Switches/Router an diesen Standorten
- Project language: Deutsch
Sept. 2019 - März 2020
7 Monaten Hamburg, Deutschland
PMO (Begleitung Onboarding eines neuen Kunden)
Auftraggeber im Bereich Facilitymanagement
- Aufsetzen von Prozessen (Ticketsystem, Möbellieferungen, Baumaßnahmen) und Inbetriebnahme dieser
- Koordination externer Dienstleister
- Project languages: Deutsch, Englisch
Juli 2019 - Bis heute
6 Jahren Hamburg, Deutschland
Projektassistenz/Changemanagement „neues zu Haue“
Auftraggeber im Bereich Einergiedienstleistung
- Koordination des Beraterteams
- Unterstützung bei der Konzeptentwicklung in neue Räumlichkeiten mit neuem Arbeitskonzept (Desksharing)
- Vorbereitung und Begleitung des Umzugs (100 Arbeitsplätze, Lounge, Besprechungszimmer, Thinktanks)
- Mitgestaltung der Mitarbeiterworkshops zur Umstellung auf die neue Arbeitsweise
- Begleitung der damit einhergehenden Herausforderungen
- Aufsetzen und Pflege aller Projektpläne und Aufgaben
- Project language: Deutsch
Apr. 2019 - Aug. 2019
5 Monaten Hamburg, Deutschland
Projektassistenz
Auftraggeber im Bereich IT
- Koordination der Umstellung diverser Telefonanschlüsse eines Konzerns mit mehreren Liegenschaften auf einen neuen Anbieter
- Project language: Deutsch
Jan. 2019 - Bis heute
6 Jahren 6 Monaten Hamburg, Deutschland
Assistenz auf Abruf - selbstständige Lizenznehmerin, Persönliche Assistenz, Geschäftsführungsassistenz, Projektassistenz & PMO
MONEYPENNY
- Industries: IT, Personaldienstleistung, Logistik, Energiedienstleistungen, Facilitymanagement, Finanzdienstleistungen, Kunst- und Kultur, Fördermanagement, Immobilien, Büroausstattung und Flächenplanung
- Project management, including: Changemanagement und Out Carving; Koordination und Integration neuer Dienstleister (Outsourcing); Unterstützung und Umsetzung neuer Büro- und Arbeitskonzepte; Umzugsmanagement; IT Projekte wie das Koordinieren der Umstellen von 470 Standorten auf VoIP, Unterstützung und Umsetzung eines neuen Hardwarekonzeptes inkl. Verteilung der neuen Ausstattung (>500 Mitarbeiter); Unterstützung der Projektleitung und Product Owner beim Outsourcing der IT in eine GmbH, Unterstützung bei der Erstellung von Konzepten (Migration, Überleitung, Zusammenarbeit).
- Geschäftsführungsassistenz
- Office Management und Optimierung
- Umzugsmanagement
- Veranstaltungsorganisation (Teambuilding, Firmenfeiern, Workshops)
- Präsentationserstellung
- Travel Management
- Reisekostenabrechnungen
Aug. 2014 - Juni 2019
4 Jahren 11 Monaten Hamburg, Deutschland
Assistentin der Geschäftsführung
URBANA Energiedienste GmbH
- Umfangreiche Terminkoordination und Reiseplanung sowie administrative Vor- und Nachbereitung
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Teamevents
- Teilprojektleitung und Projektmanagement
- Erledigung der Korrespondenz der Vorgesetzten
- Nachhalten der Wiedervorlagen und Abgabefristen
- Erstellen von Präsentationen für interne und externe Besprechungen
- Protokollführung bei Geschäftsführersitzungen und Leitungssitzungen
- Allgemeines Office Management
- Empfangstätigkeiten
Juli 2013 - Juni 2014
1 JahrAssistentin der Geschäftsführung Operations (COO)
Hermes Fulfilment GmbH
- Bereiche: Sicherheit, Versandzentren Haldensleben, Löhne & Ohrdruf; Retourenbetrieb Hamburg; Direktversand.
- Projektmanagement
- Umfangreiche Terminkoordination
- Reiseplanung sowie administrative Vor- und Nachbereitung (national & international)
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Vorbereitung von Workshops und Teamevents
- Erledigung der Korrespondenz der Vorgesetzten
- Übersetzung von Präsentationen und Unterlagen ins Englische
- Nachhalten der Wiedervorlagen und Abgabefristen
- Mitwirkung bei der Entwicklung von Vertriebs- und Marketingunterlagen
- Organisation der Vertriebsjahrestagung der Hermes-World 2014 bis zum Wechsel des Verantwortungsbereiches im Juli 2013
- Erstellen von Statistiken
- Erstellung von Auswertungen
- Präsentationserstellung für interne und externe Besprechungen
- Betreuung kleinerer Projekte, inhaltlich wie auch organisatorisch
Mai 2012 - Juni 2013
1 Jahr 2 MonatenAssistentin der Bereichsleitung Marketing & Client Management
Hermes Fulfilment GmbH
- Abteilungen: Marketing; Vertrieb; Key Account Management; Customer Service.
- Projektmanagement
- Umfangreiche Terminkoordination
- Reiseplanung sowie administrative Vor- und Nachbereitung (national & international)
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Vorbereitung von Workshops und Teamevents
- Erledigung der Korrespondenz der Vorgesetzten
- Übersetzung von Präsentationen und Unterlagen ins Englische
- Nachhalten der Wiedervorlagen und Abgabefristen
- Mitwirkung bei der Entwicklung von Vertriebs- und Marketingunterlagen
- Organisation der Vertriebsjahrestagung der Hermes-World 2014 bis zum Wechsel des Verantwortungsbereiches im Juli 2013
- Erstellen von Statistiken
- Erstellung von Auswertungen
- Präsentationserstellung für interne und externe Besprechungen
- Betreuung kleinerer Projekte, inhaltlich wie auch organisatorisch
März 2010 - Apr. 2012
2 Jahren 2 MonatenAssistentin der Bereichsleitung Zentralfunktionen
Hermes Fulfilment GmbH
- Abteilungen: Customer Service; Betriebsoptimierung; Mengensteuerung; Betriebscontrolling.
- Projektmanagement
- Umfangreiche Terminkoordination
- Reiseplanung sowie administrative Vor- und Nachbereitung (national & international)
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Vorbereitung von Workshops und Teamevents
- Erledigung der Korrespondenz der Vorgesetzten
- Übersetzung von Präsentationen und Unterlagen ins Englische
- Nachhalten der Wiedervorlagen und Abgabefristen
- Mitwirkung bei der Entwicklung von Vertriebs- und Marketingunterlagen
- Organisation der Vertriebsjahrestagung der Hermes-World 2014 bis zum Wechsel des Verantwortungsbereiches im Juli 2013
- Erstellen von Statistiken
- Erstellung von Auswertungen
- Präsentationserstellung für interne und externe Besprechungen
- Betreuung kleinerer Projekte, inhaltlich wie auch organisatorisch
Apr. 2005 - Feb. 2010
4 Jahren 11 Monaten Köln, Deutschland
Vertriebsassistentin der Niederlassung in Köln
Brunel GmbH
- Assistenz des Niederlassungsleiters sowie 7 Vertriebsmitarbeiter
- Primäre Ansprechpartnerin für ca. 120 Mitarbeiter in externen Projekten
- Erstellen von Statistiken und Auswertungen für die Niederlassungs- und Geschäftsbereichsleitung
- Organisation und Betreuung von Konferenzen, Messen und Veranstaltungen
- Eigenverantwortliche Büroorganisation; zentrale Ansprechpartnerin aller administrativen Tätigkeiten der Niederlassung
- Terminkoordination, -überwachung für die Vertriebsmitarbeiter, Vor- und Nachbereitung von Kundenbesuchen
- Telefonzentrale und Besucherbetreuung
- Protokollführung bei Meetings
- Reiseplanung und organisatorische Unterstützung
- Terminüberwachung und Koordination abrechnungsrelevanter Unterlagen, selbstständige Erstellung der monatlichen Projektreports zum Headquarter in Bremen
- Mitarbeit in der Personaladministration: Erstellung von Arbeitsverträgen/Zusatzvereinbarungen
- Bewerbermanagement, Personalassistenz/Empfang: Terminverwaltung und Reiseplanung für den Personalleiter (in Vertretung auch für Geschäftsführer und weitere Mitarbeiter); Bewerbermanagement; Besprechungsvor- & -nachbereitung
- Zentrale Koordination des Empfangs: Rezeption (Telefonzentrale und Besucherbetreuung); Statistiken und Auswertungen
Apr. 2005 - März 2006
1 Jahr Alsdorf, Deutschland
Office Manager
Cycos AG
- Office Manager in an external project.
Jan. 2003 - Dez. 2004
2 Jahren Wittmund, Deutschland
IT-Admin–Bearbeiterin (Webdesign)
Jagdgeschwader 71 „Richthofen“
- Internetservereinrichtung (IIS)
- Aufbau und Pflege des Intranetauftrittes
- Lotus Notes und Netzwerkadministration
- IT-Hotline
Zusammenfassung
Erfahrung im Office Management und Administration
Umfangreiche Termin- und Reiseplanung sowie Reisekostenabrechnung
Erledigung der Korrespondenz
Bewerbermanagement
Übernahme von Sonderprojekten
Geschäftsführungsassistenz
Projektassistenz
Persönliche Assistenz
Fuhrparkmanagement
Office Management & -optimierung
Präsentationserstellung
Umzugsmanagement
Veranstaltungsorganisation
Reisemanagement
Terminvereinbarung & Kontaktpflege
Pro-aktive Arbeitsweise
Hohe Lösungs- und zielorientiert
Pragmatisch und effizient
Hands-on Mentalität
Schnelle Auffassungsgabe und schnelle Umsetzung
Souverän, auch in Stress-Situationen
Diskret und serviceorientiert
Entscheidungsfreudig und durchsetzungsstark
Positive Haltung, dynamisch und humorvoll
Sprachen
Deutsch
Muttersprache
Englisch
Muttersprache
Ausbildung
Juni 1999 - Sept. 2002
Technical Vocational Institute (TVI)
Associate of Applied Science, with Honors · Web Technology · Albuquerque, Vereinigte Staaten
Aug. 1996 - Juni 1999
Geb. Leffers GmbH & Co. KG
Wilhelmshaven, Deutschland
Zertifikate & Bescheinigungen
Lizenznehmerin der Marke MONEYPENNY
MONEYPENNY
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