Stefanie J. - Assistenz der Teilprojektleitung “Gebäude & Sicherheit”

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Hamburg, Deutschland

Erfahrungen

Feb. 2022 - Feb. 2025

3 Jahren 1 Monate

Hamburg, Deutschland

Assistenz der Teilprojektleitung “Gebäude & Sicherheit”

Auftraggeber im Bereich Finanzdienstleistung

Umzug von 3.000 Mitarbeitern in einen Neubau in Hamburg. Unterprojekte: Sicherheitstechnik, Versicherungen, Entsorgung, Notfallmanagement, Reinigung, Parkraummanagement, Mietmanagement, Versorgungsverträge, Signaletik
Unterstützung der Teilprojektleitung in allen administrativen Belangen
Vorauswahl verschiedener Gewerke und Lieferanten
Terminkoordination mit großem Teilnehmerkreis, intern/extern
Vorqualifizierung des Posteingangs der Teilprojektleitung (ca. 350 E-Mails/Tag)
Erstellung von Präsentationen (Betriebsrat, Management-Meeting, Gesamtprojekt-Jahresfortschritt)
Durchführung der Update-Termine der 12 Unterprojekte
Koordination von Workshops
Projektsprache: Deutsch

Juni 2021 - Feb. 2022

9 Monaten

Bonn, Deutschland

Projektassistenz (Nachfolge)

Auftraggeber im Bereich IT

Pflege aller Projektpläne und Aufgaben
Pflege aller Reportings an Projektleitung und Endkunden (Statusberichte, Personalplanung, Risiko)
Unterstützung im Bereich Kommunikation (hausinternes Social Media, Change-Management, Informationsveranstaltungen)
Unterstützung bei der Qualitätssicherung von Konzepten und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
Projektsprache: Deutsch

Mai 2021 - Bis heute

4 Jahren 8 Monaten

West Perth, Australien

Projektassistenz (Startup)

Auftraggeber im Bereich Geothermie

Übernahme von Sonderprojekten (Projektleitung und PMO)
Aufsetzen von Prozessen (Bestellungen, Rechnungsworkflow, Einkauf) und Inbetriebnahme
Recherche und Beauftragung von Dienstleistern (Fuhrpark, Werbemittel, Bankkonten, Mobilfunkanbieter)
Einrichtung eines DokuWiki
Unterstützung bei der Implementierung eines neuen ERP-Systems
Bearbeitung von Einwanderungsverfahren neuer Spezialisten (Spezialisten- und Blue-Card-Verfahren)
Projektsprache: Deutsch, Englisch

Juli 2020 - Bis heute

5 Jahren 6 Monaten

Würselen, Deutschland

PMO

Auftraggeber aus dem Bereich IT

Aufsetzen und Pflege aller Projektaufgaben
Koordination der Leitung und des Teams
Unterstützung bei der Umstellung von 470 Standorten des Kunden auf VoIP
Koordination der Auslieferung und Inbetriebnahme neuer Telefone, Switches und Router
Projektsprache: Deutsch

Sept. 2019 - März 2020

7 Monaten

Hamburg, Deutschland

PMO (Begleitung Onboarding eines neuen Kunden)

Auftraggeber im Bereich Facilitymanagement

Aufsetzen von Prozessen (Ticketsystem, Möbellieferungen, Baumaßnahmen) und Inbetriebnahme
Koordination externer Dienstleister
Projektsprache: Deutsch, Englisch

Juli 2019 - Bis heute

6 Jahren 6 Monaten

Hamburg, Deutschland

Projektassistenz/Change-Management „Neues Zuhause”

Auftraggeber im Bereich Energiedienstleistung

Koordination des Beraterteams
Mitwirkung an der Konzeptentwicklung für neue Räumlichkeiten mit Desksharing
Vorbereitung und Begleitung des Umzugs (100 Arbeitsplätze, Lounge, Besprechungszimmer, Think Tanks)
Gestaltung von Workshops zur Umstellung auf die neue Arbeitsweise
Begleitung der damit verbundenen Herausforderungen
Aufsetzen und Pflege aller Projektpläne und Aufgaben
Projektsprache: Deutsch

Apr. 2019 - Aug. 2019

5 Monaten

Hamburg, Deutschland

Projektassistenz

Auftraggeber im Bereich IT

Koordination der Umstellung verschiedener Telefonanschlüsse eines Konzerns auf einen neuen Anbieter
Projektsprache: Deutsch

Jan. 2019 - Bis heute

7 Jahren

Hamburg, Deutschland

Assistenz auf Abruf – selbstständige Lizenznehmerin, Persönliche Assistenz, Geschäftsführungsassistenz, Projektassistenz & PMO

MONEYPENNY

Branchen: IT, Personaldienstleistung, Logistik, Energiedienstleistungen, Facilitymanagement, Finanzdienstleistungen, Kunst und Kultur, Fördermanagement, Immobilien, Büroausstattung und Flächenplanung
Projektmanagement inkl. Change-Management und Outsourcing: Koordination und Integration neuer Dienstleister, Umsetzung neuer Büro- und Arbeitskonzepte, Umzugsmanagement
IT-Projekte: Umstellung von 470 Standorten auf VoIP, Umsetzung eines neuen Hardwarekonzepts inkl. Ausstattung für über 500 Mitarbeiter
Unterstützung der Projektleitung und Product Owner beim Outsourcing der IT, Erstellung von Konzepten (Migration, Übergabe, Zusammenarbeit)
Geschäftsführungsassistenz
Office Management und -optimierung
Umzugsmanagement
Veranstaltungsorganisation (Teambuilding, Firmenfeiern, Workshops)
Präsentationserstellung
Travel Management
Reisekostenabrechnungen

Aug. 2014 - Juni 2019

4 Jahren 11 Monaten

Hamburg, Deutschland

Assistentin der Geschäftsführung

URBANA Energiedienste GmbH

Umfangreiche Terminkoordination und Reiseplanung inkl. administrativer Vor- und Nachbereitung
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Teamevents
Teilprojektleitung und Projektmanagement
Erledigung der Korrespondenz der Vorgesetzten
Nachhalten von Wiedervorlagen und Fristen
Erstellung von Präsentationen für interne und externe Meetings
Protokollführung bei Geschäftsführungs- und Leitungssitzungen
Allgemeines Office Management
Empfangstätigkeiten

Juli 2013 - Juni 2014

1 Jahr

Assistentin der Geschäftsführung Operations (COO)

Hermes Fulfilment GmbH

Bereiche: Sicherheit, Versandzentren Haldensleben, Löhne & Ohrdruf, Retourenbetrieb Hamburg, Direktversand
Projektmanagement
Umfangreiche Terminkoordination
Nationale und internationale Reiseplanung inkl. administrativer Vor- und Nachbereitung
Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Teamevents
Erledigung der Korrespondenz der Vorgesetzten
Übersetzung von Präsentationen und Unterlagen ins Englische
Nachhalten von Wiedervorlagen und Fristen
Mitwirkung bei Entwicklung von Vertriebs- und Marketingunterlagen
Organisation der Hermes-World-Vertriebsjahrestagung bis Juli 2013
Erstellung von Statistiken und Auswertungen
Präsentationserstellung für interne und externe Meetings
Betreuung kleinerer Projekte inhaltlich und organisatorisch

Mai 2012 - Juni 2013

1 Jahr 2 Monaten

Assistentin der Bereichsleitung Marketing & Client Management

Hermes Fulfilment GmbH

Abteilungen: Marketing, Vertrieb, Key Account Management, Customer Service
Projektmanagement
Umfangreiche Terminkoordination
Nationale und internationale Reiseplanung inkl. administrativer Vor- und Nachbereitung
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Teamevents
Erledigung der Korrespondenz der Vorgesetzten
Übersetzung von Präsentationen und Unterlagen ins Englische
Nachhalten von Wiedervorlagen und Fristen
Mitwirkung bei Entwicklung von Vertriebs- und Marketingunterlagen
Organisation der Hermes-World-Vertriebsjahrestagung bis Juli 2013
Erstellung von Statistiken und Auswertungen
Präsentationserstellung für interne und externe Meetings
Betreuung kleinerer Projekte inhaltlich und organisatorisch

März 2010 - Apr. 2012

2 Jahren 2 Monaten

Assistentin der Bereichsleitung Zentralfunktionen

Hermes Fulfilment GmbH

Abteilungen: Customer Service, Betriebsoptimierung, Mengensteuerung, Betriebscontrolling
Projektmanagement
Umfangreiche Terminkoordination
Nationale und internationale Reiseplanung inkl. administrativer Vor- und Nachbereitung
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Teamevents
Erledigung der Korrespondenz der Vorgesetzten
Übersetzung von Präsentationen und Unterlagen ins Englische
Nachhalten von Wiedervorlagen und Fristen
Mitwirkung bei Entwicklung von Vertriebs- und Marketingunterlagen
Organisation der Hermes-World-Vertriebsjahrestagung bis Juli 2013
Erstellung von Statistiken und Auswertungen
Präsentationserstellung für interne und externe Meetings
Betreuung kleinerer Projekte inhaltlich und organisatorisch

Apr. 2005 - Feb. 2010

4 Jahren 11 Monaten

Köln, Deutschland

Vertriebsassistentin der Niederlassung in Köln

Brunel GmbH

Assistenz des Niederlassungsleiters und von sieben Vertriebsmitarbeitern
Hauptansprechpartnerin für ca. 120 Mitarbeiter in externen Projekten
Erstellung von Statistiken und Auswertungen für Niederlassungs- und Geschäftsbereichsleitung
Organisation und Betreuung von Konferenzen, Messen und Veranstaltungen
Eigenständige Büroorganisation; zentrale Anlaufstelle aller administrativen Tätigkeiten
Terminkoordination und -überwachung für Vertriebsmitarbeiter, Vor- und Nachbereitung von Kundenbesuchen
Telefonzentrale und Besucherbetreuung
Protokollführung bei Meetings
Reiseplanung und organisatorische Unterstützung
Terminüberwachung und Koordination abrechnungsrelevanter Unterlagen, monatliche Projektreports an das Headquarter Bremen
Unterstützung der Personaladministration: Erstellung von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen
Bewerbermanagement, Personalassistenz und Empfang: Terminverwaltung und Reiseplanung für den Personalleiter (vertretungsweise auch für Geschäftsführer und weitere Mitarbeiter); Bewerbermanagement; Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
Zentrale Koordination des Empfangs: Telefonzentrale und Besucherbetreuung; Erstellung von Statistiken und Auswertungen

Apr. 2005 - März 2006

1 Jahr

Alsdorf, Deutschland

Office Manager

Cycos AG

Office Management in einem externen Projekt

Jan. 2003 - Dez. 2004

2 Jahren

Wittmund, Deutschland

IT-Administratorin (Webdesign)

Jagdgeschwader 71 „Richthofen”

Einrichtung von Internetservern (IIS)
Aufbau und Pflege des Intranetauftritts
Lotus-Notes- und Netzwerkadministration
IT-Hotline

Zusammenfassung

Erfahrung im Office Management und in der Administration
Umfangreiche Termin- und Reiseplanung sowie Reisekostenabrechnung
Erledigung der Korrespondenz
Bewerbermanagement
Übernahme von Sonderprojekten
Geschäftsführungsassistenz
Projektassistenz
Persönliche Assistenz
Fuhrparkmanagement
Office Management & -optimierung
Präsentationserstellung
Umzugsmanagement
Veranstaltungsorganisation
Reisemanagement
Terminvereinbarung & Kontaktpflege
Proaktive Arbeitsweise
Hohe Lösungs- und Zielorientierung
Pragmatisch und effizient
Hands-on-Mentalität
Schnelle Auffassungsgabe und Umsetzung
Souverän, auch in Stresssituationen
Diskret und serviceorientiert
Entscheidungsfreudig und durchsetzungsstark
Positive Haltung, dynamisch und humorvoll

Sprachen

Deutsch

Muttersprache

Englisch

Muttersprache

Ausbildung

Juni 1999 - Sept. 2002

Erfahrungen

Assistenz der Teilprojektleitung “Gebäude & Sicherheit”

Auftraggeber im Bereich Finanzdienstleistung

Projektassistenz (Nachfolge)

Auftraggeber im Bereich IT

Projektassistenz (Startup)

Auftraggeber im Bereich Geothermie

PMO

Auftraggeber aus dem Bereich IT

PMO (Begleitung Onboarding eines neuen Kunden)

Auftraggeber im Bereich Facilitymanagement

Projektassistenz/Change-Management „Neues Zuhause”

Auftraggeber im Bereich Energiedienstleistung

Projektassistenz

Auftraggeber im Bereich IT

Assistenz auf Abruf – selbstständige Lizenznehmerin, Persönliche Assistenz, Geschäftsführungsassistenz, Projektassistenz & PMO

MONEYPENNY

Assistentin der Geschäftsführung

URBANA Energiedienste GmbH

Assistentin der Geschäftsführung Operations (COO)

Hermes Fulfilment GmbH

Assistentin der Bereichsleitung Marketing & Client Management

Hermes Fulfilment GmbH

Assistentin der Bereichsleitung Zentralfunktionen

Hermes Fulfilment GmbH

Vertriebsassistentin der Niederlassung in Köln

Brunel GmbH

Office Manager

Cycos AG

IT-Administratorin (Webdesign)

Jagdgeschwader 71 „Richthofen”

Zusammenfassung

Sprachen

Ausbildung

Technical Vocational Institute (TVI)

Fachhochschulabschluss mit Auszeichnung · Web-Technologie · Albuquerque, Vereinigte Staaten

Geb. Leffers GmbH & Co. KG

Wilhelmshaven, Deutschland

Zertifikate & Bescheinigungen

Lizenznehmerin der Marke MONEYPENNY

MONEYPENNY

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Senior PMO- und Change-Management-Leiterin

Projektmanager

IT Senior Projektmanager

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Liquidation eines Lagerstandorts

Projektleiter – Aufzugsnotruf Neu-Organisation

Projektleiter & Portfolio-Owner für Infrastruktur (Automotive)

Systemintegration | Projektmanagement | ERP & CRM | Change Management | Kommunikation

Projekt- und Produktmanagement (Product Owner) • Project Accelerator

Selbstständiger (IT) Projekt Manager und Interim Manager

Continuous Improvement Manager / Qualitätsmanager

Rolloutsteuerung optische Netze (DWDM)

Interim IT-Manager

Scrum-Coach