Stefanie J.
Assistenz der Teilprojektleitung “Gebäude & Sicherheit”
Erfahrungen
Feb. 2022 - Feb. 2025
3 Jahren 1 MonateHamburg, Deutschland
Assistenz der Teilprojektleitung “Gebäude & Sicherheit”
Auftraggeber im Bereich Finanzdienstleistung
- Umzug von 3.000 Mitarbeitern in einen Neubau in Hamburg. Unterprojekte: Sicherheitstechnik, Versicherungen, Entsorgung, Notfallmanagement, Reinigung, Parkraummanagement, Mietmanagement, Versorgungsverträge, Signaletik
- Unterstützung der Teilprojektleitung in allen administrativen Belangen
- Vorauswahl verschiedener Gewerke und Lieferanten
- Terminkoordination mit großem Teilnehmerkreis, intern/extern
- Vorqualifizierung des Posteingangs der Teilprojektleitung (ca. 350 E-Mails/Tag)
- Erstellung von Präsentationen (Betriebsrat, Management-Meeting, Gesamtprojekt-Jahresfortschritt)
- Durchführung der Update-Termine der 12 Unterprojekte
- Koordination von Workshops
- Projektsprache: Deutsch
Juni 2021 - Feb. 2022
9 MonatenBonn, Deutschland
Projektassistenz (Nachfolge)
Auftraggeber im Bereich IT
- Pflege aller Projektpläne und Aufgaben
- Pflege aller Reportings an Projektleitung und Endkunden (Statusberichte, Personalplanung, Risiko)
- Unterstützung im Bereich Kommunikation (hausinternes Social Media, Change-Management, Informationsveranstaltungen)
- Unterstützung bei der Qualitätssicherung von Konzepten und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
- Projektsprache: Deutsch
Mai 2021 - Bis heute
4 Jahren 4 MonatenWest Perth, Australien
Projektassistenz (Startup)
Auftraggeber im Bereich Geothermie
- Übernahme von Sonderprojekten (Projektleitung und PMO)
- Aufsetzen von Prozessen (Bestellungen, Rechnungsworkflow, Einkauf) und Inbetriebnahme
- Recherche und Beauftragung von Dienstleistern (Fuhrpark, Werbemittel, Bankkonten, Mobilfunkanbieter)
- Einrichtung eines DokuWiki
- Unterstützung bei der Implementierung eines neuen ERP-Systems
- Bearbeitung von Einwanderungsverfahren neuer Spezialisten (Spezialisten- und Blue-Card-Verfahren)
- Projektsprache: Deutsch, Englisch
Juli 2020 - Bis heute
5 Jahren 2 MonatenWürselen, Deutschland
PMO
Auftraggeber aus dem Bereich IT
- Aufsetzen und Pflege aller Projektaufgaben
- Koordination der Leitung und des Teams
- Unterstützung bei der Umstellung von 470 Standorten des Kunden auf VoIP
- Koordination der Auslieferung und Inbetriebnahme neuer Telefone, Switches und Router
- Projektsprache: Deutsch
Sept. 2019 - März 2020
7 MonatenHamburg, Deutschland
PMO (Begleitung Onboarding eines neuen Kunden)
Auftraggeber im Bereich Facilitymanagement
- Aufsetzen von Prozessen (Ticketsystem, Möbellieferungen, Baumaßnahmen) und Inbetriebnahme
- Koordination externer Dienstleister
- Projektsprache: Deutsch, Englisch
Juli 2019 - Bis heute
6 Jahren 2 MonatenHamburg, Deutschland
Projektassistenz/Change-Management „Neues Zuhause”
Auftraggeber im Bereich Energiedienstleistung
- Koordination des Beraterteams
- Mitwirkung an der Konzeptentwicklung für neue Räumlichkeiten mit Desksharing
- Vorbereitung und Begleitung des Umzugs (100 Arbeitsplätze, Lounge, Besprechungszimmer, Think Tanks)
- Gestaltung von Workshops zur Umstellung auf die neue Arbeitsweise
- Begleitung der damit verbundenen Herausforderungen
- Aufsetzen und Pflege aller Projektpläne und Aufgaben
- Projektsprache: Deutsch
Apr. 2019 - Aug. 2019
5 MonatenHamburg, Deutschland
Projektassistenz
Auftraggeber im Bereich IT
- Koordination der Umstellung verschiedener Telefonanschlüsse eines Konzerns auf einen neuen Anbieter
- Projektsprache: Deutsch
Jan. 2019 - Bis heute
6 Jahren 8 MonatenHamburg, Deutschland
Assistenz auf Abruf – selbstständige Lizenznehmerin, Persönliche Assistenz, Geschäftsführungsassistenz, Projektassistenz & PMO
MONEYPENNY
- Branchen: IT, Personaldienstleistung, Logistik, Energiedienstleistungen, Facilitymanagement, Finanzdienstleistungen, Kunst und Kultur, Fördermanagement, Immobilien, Büroausstattung und Flächenplanung
- Projektmanagement inkl. Change-Management und Outsourcing: Koordination und Integration neuer Dienstleister, Umsetzung neuer Büro- und Arbeitskonzepte, Umzugsmanagement
- IT-Projekte: Umstellung von 470 Standorten auf VoIP, Umsetzung eines neuen Hardwarekonzepts inkl. Ausstattung für über 500 Mitarbeiter
- Unterstützung der Projektleitung und Product Owner beim Outsourcing der IT, Erstellung von Konzepten (Migration, Übergabe, Zusammenarbeit)
- Geschäftsführungsassistenz
- Office Management und -optimierung
- Umzugsmanagement
- Veranstaltungsorganisation (Teambuilding, Firmenfeiern, Workshops)
- Präsentationserstellung
- Travel Management
- Reisekostenabrechnungen
Aug. 2014 - Juni 2019
4 Jahren 11 MonatenHamburg, Deutschland
Assistentin der Geschäftsführung
URBANA Energiedienste GmbH
- Umfangreiche Terminkoordination und Reiseplanung inkl. administrativer Vor- und Nachbereitung
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Teamevents
- Teilprojektleitung und Projektmanagement
- Erledigung der Korrespondenz der Vorgesetzten
- Nachhalten von Wiedervorlagen und Fristen
- Erstellung von Präsentationen für interne und externe Meetings
- Protokollführung bei Geschäftsführungs- und Leitungssitzungen
- Allgemeines Office Management
- Empfangstätigkeiten
Juli 2013 - Juni 2014
1 JahrAssistentin der Geschäftsführung Operations (COO)
Hermes Fulfilment GmbH
- Bereiche: Sicherheit, Versandzentren Haldensleben, Löhne & Ohrdruf, Retourenbetrieb Hamburg, Direktversand
- Projektmanagement
- Umfangreiche Terminkoordination
- Nationale und internationale Reiseplanung inkl. administrativer Vor- und Nachbereitung
- Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Teamevents
- Erledigung der Korrespondenz der Vorgesetzten
- Übersetzung von Präsentationen und Unterlagen ins Englische
- Nachhalten von Wiedervorlagen und Fristen
- Mitwirkung bei Entwicklung von Vertriebs- und Marketingunterlagen
- Organisation der Hermes-World-Vertriebsjahrestagung bis Juli 2013
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Präsentationserstellung für interne und externe Meetings
- Betreuung kleinerer Projekte inhaltlich und organisatorisch
Mai 2012 - Juni 2013
1 Jahr 2 MonatenAssistentin der Bereichsleitung Marketing & Client Management
Hermes Fulfilment GmbH
- Abteilungen: Marketing, Vertrieb, Key Account Management, Customer Service
- Projektmanagement
- Umfangreiche Terminkoordination
- Nationale und internationale Reiseplanung inkl. administrativer Vor- und Nachbereitung
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Teamevents
- Erledigung der Korrespondenz der Vorgesetzten
- Übersetzung von Präsentationen und Unterlagen ins Englische
- Nachhalten von Wiedervorlagen und Fristen
- Mitwirkung bei Entwicklung von Vertriebs- und Marketingunterlagen
- Organisation der Hermes-World-Vertriebsjahrestagung bis Juli 2013
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Präsentationserstellung für interne und externe Meetings
- Betreuung kleinerer Projekte inhaltlich und organisatorisch
März 2010 - Apr. 2012
2 Jahren 2 MonatenAssistentin der Bereichsleitung Zentralfunktionen
Hermes Fulfilment GmbH
- Abteilungen: Customer Service, Betriebsoptimierung, Mengensteuerung, Betriebscontrolling
- Projektmanagement
- Umfangreiche Terminkoordination
- Nationale und internationale Reiseplanung inkl. administrativer Vor- und Nachbereitung
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Teamevents
- Erledigung der Korrespondenz der Vorgesetzten
- Übersetzung von Präsentationen und Unterlagen ins Englische
- Nachhalten von Wiedervorlagen und Fristen
- Mitwirkung bei Entwicklung von Vertriebs- und Marketingunterlagen
- Organisation der Hermes-World-Vertriebsjahrestagung bis Juli 2013
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Präsentationserstellung für interne und externe Meetings
- Betreuung kleinerer Projekte inhaltlich und organisatorisch
Apr. 2005 - Feb. 2010
4 Jahren 11 MonatenKöln, Deutschland
Vertriebsassistentin der Niederlassung in Köln
Brunel GmbH
- Assistenz des Niederlassungsleiters und von sieben Vertriebsmitarbeitern
- Hauptansprechpartnerin für ca. 120 Mitarbeiter in externen Projekten
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen für Niederlassungs- und Geschäftsbereichsleitung
- Organisation und Betreuung von Konferenzen, Messen und Veranstaltungen
- Eigenständige Büroorganisation; zentrale Anlaufstelle aller administrativen Tätigkeiten
- Terminkoordination und -überwachung für Vertriebsmitarbeiter, Vor- und Nachbereitung von Kundenbesuchen
- Telefonzentrale und Besucherbetreuung
- Protokollführung bei Meetings
- Reiseplanung und organisatorische Unterstützung
- Terminüberwachung und Koordination abrechnungsrelevanter Unterlagen, monatliche Projektreports an das Headquarter Bremen
- Unterstützung der Personaladministration: Erstellung von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen
- Bewerbermanagement, Personalassistenz und Empfang: Terminverwaltung und Reiseplanung für den Personalleiter (vertretungsweise auch für Geschäftsführer und weitere Mitarbeiter); Bewerbermanagement; Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Zentrale Koordination des Empfangs: Telefonzentrale und Besucherbetreuung; Erstellung von Statistiken und Auswertungen
Apr. 2005 - März 2006
1 JahrAlsdorf, Deutschland
Office Manager
Cycos AG
- Office Management in einem externen Projekt
Jan. 2003 - Dez. 2004
2 JahrenWittmund, Deutschland
IT-Administratorin (Webdesign)
Jagdgeschwader 71 „Richthofen”
- Einrichtung von Internetservern (IIS)
- Aufbau und Pflege des Intranetauftritts
- Lotus-Notes- und Netzwerkadministration
- IT-Hotline
Zusammenfassung
Erfahrung im Office Management und in der Administration
Umfangreiche Termin- und Reiseplanung sowie Reisekostenabrechnung
Erledigung der Korrespondenz
Bewerbermanagement
Übernahme von Sonderprojekten
Geschäftsführungsassistenz
Projektassistenz
Persönliche Assistenz
Fuhrparkmanagement
Office Management & -optimierung
Präsentationserstellung
Umzugsmanagement
Veranstaltungsorganisation
Reisemanagement
Terminvereinbarung & Kontaktpflege
Proaktive Arbeitsweise
Hohe Lösungs- und Zielorientierung
Pragmatisch und effizient
Hands-on-Mentalität
Schnelle Auffassungsgabe und Umsetzung
Souverän, auch in Stresssituationen
Diskret und serviceorientiert
Entscheidungsfreudig und durchsetzungsstark
Positive Haltung, dynamisch und humorvoll
Sprachen
Deutsch
MutterspracheEnglisch
MutterspracheAusbildung
Juni 1999 - Sept. 2002
Technical Vocational Institute (TVI)
Fachhochschulabschluss mit Auszeichnung · Web-Technologie · Albuquerque, Vereinigte Staaten
Aug. 1996 - Juni 1999
Geb. Leffers GmbH & Co. KG
Wilhelmshaven, Deutschland
Zertifikate & Bescheinigungen
Lizenznehmerin der Marke MONEYPENNY
MONEYPENNY
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