Kaufmännischer Programmleiter

Kaufmännische Programmleitung für die konzernweite Einführung von SAP S4/HANA mit direktem Reporting an das C-Level.

Aktive Mitgestaltung der Planung, Organisation und Durchführung des Konzernprogramms.

Erarbeitung detaillierter Projekt- und Kostenpläne einschließlich Planung interner Ressourcen.

Auswahl und Steuerung externer Dienstleister, Gestaltung vertraglicher Bestimmungen und Monitoring der Vertragseinhaltung.

Erstellung und Überwachung des Programmbudgets sowie der strategischen Planung für das Gesamtprogramm.

Schaffung von Transparenz über Kostenentwicklung und Meilensteinerreichung; Definition und Erstellung wesentlicher Programm-KPI mittels Earned-Value-Analyse und Meilensteintrendanalyse.

Einführung und Durchführung von Programm-Reviews mit wesentlichen Stakeholdern und frühzeitige Identifikation von Problemen.

Definition und Durchführung des Programmriskomanagements sowie Erarbeitung mitigierender Maßnahmen mit den Fachbereichen.

Überwachung von Qualitätsstandards und -anforderungen im gesamten Programmverlauf.

Erarbeitung von Konzepten zur Differenzierung zwischen Aufwand und Kapitalisierung sowie zur internen Kostenverrechnung.

Sicherstellung der bedarfsgerechten Berichterstattung an Steering Committee, PMO und Core Teams.

Definition und Durchführung des Project Change-Managements.

Etablierung einer geeigneten Governance-Struktur inklusive Projekt-, Kosten- und Ressourcenplänen.

Sicherstellung und Planung der benötigten Budgets über die Programmlaufzeit.

Aufbau eines Kosten- und KPI-Reportings.

Nachhaltige Implementierung von Programm-Risiko- und Change-Management.

Erarbeitung von Kapitalisierungsquote und Konzernverrechnung gemeinsam mit Controlling und Wirtschaftsprüfung.

Erfolgreiche Durchführung der ersten beiden Projektphasen in Budget, Zeit und Qualität.

Übergabe der Rolle des kaufmännischen Programmleiters an eine interne Besetzung zum Jahresanfang 2025.

Ausführender Projektmanager zur Optimierung der Nutzung von SAP S4/HANA, insbesondere im Modul PPM.

Steuerung und Überwachung von vier Teilprojekten mit jeweiligen Teilprojektleitern und Projektteams.

Durchführung regelmäßiger Projektstatus-Meetings, Aufsetzen und Fortschreibung des Projektplans.

Einleitung geeigneter Maßnahmen bei Planabweichungen, Beseitigung von Hindernissen, Eskalation an das Steering Committee.

Erstellung von Beschlussvorlagen für Geschäftsführung, Vorstand und Steering Committee.

Regelmäßige C-Level-Berichterstattung über den Projektstatus.

Erstellung von Metriken und KPI zur Messung von Fortschritt und Effizienz eingeleiteter Maßnahmen.

Intensive Kommunikation mit Stakeholdern aus Business Units und Finance zur Abstimmung von Maßnahmen sowie Sicherstellung von Akzeptanz und Unterstützung.

Deutliche Vereinfachung der Struktur von ca. 600 Projekten im Portfolio zur erleichterten Projektverfolgung.

Sicherer Projektanlageprozess mit korrekter Abbildung von Finanzkennzahlen und Projektstrukturen.

Einführung eines optimierten Berechtigungssystems zur Vermeidung von Schieflagen bei Finanzkennzahlen.

Durchführung eines vollständigen Reviews und Korrektur aller Projekte für sicheres Reporting und vereinfachten Monatsabschluss.

Signifikante Verbesserung des Managementverständnisses der Projektleiter durch Reorganisation, Coaching, Schulungen und neue Rollendefinitionen.

Konzeption des Einzelprojektmanagements, Multiprojektmanagements und Projektportfoliomanagements zur prozessualen Abbildung in der Projektmanagementsoftware cplace.

Festlegung der mittel- und langfristigen Strategie zur Weiterentwicklung der Software und Erstellung der Entwicklungsroadmap.

Intensive Kommunikation mit Stakeholdern zur Erhebung und Bewertung der Kundenbedürfnisse.

Aufstellung eines Key-User-Konzepts zur Sicherstellung der Anwenderakzeptanz.

Konzeption eines PMO für Betrieb und kontinuierliche Weiterentwicklung der Software.

Einführung und Durchführung von Versions- und Releasemanagement.

Formulierung und Priorisierung von Leistungsmerkmalen und Funktionalitäten.

Durchführung von Aufwand- und Nutzenabschätzungen zur Priorisierung von Vorhaben.

Pflege, Priorisierung und Organisation des Produkt-Backlogs.

Organisation und Durchführung von User-Acceptance-Tests.

Erstellung und Definition von User Stories und Epics.

Vorbereitung von Sprint Plannings, Sprint Reviews und Festlegung der Sprintziele.

Entscheidungen über Veröffentlichung von Inkrementen und Releases.

Steuerung externer Entwicklungsressourcen.

Erfolgreiche Einführung der Software mit ausgewählten Funktionalitäten zum geplanten Zeitpunkt.

Sehr hohe Anwenderakzeptanz und Zufriedenheit laut Messungen.

Erfolgreiche Rollouts mehrerer Folgereleases mit erweiterten Funktionalitäten und hoher Akzeptanz.

Projektleitung zur Einführung eines ganzheitlichen "New Work"-Konzepts für die Arbeitsweise im Zusammenspiel von Büro und Homeoffice.

Auftragsklärung mit den Stakeholdern.

Zusammenstellung des Projektteams.

Erstellung der Projektplanung und Aufteilung in Teilprojekte (Umgestaltung & Ausstattung, Führung & Upskilling, Organisation & Regeln, Kommunikation).

Durchführung einer Kick-off-Veranstaltung.

Ablaufplanung, Fortschrittskontrolle und Controlling im Projekt.

Durchführung regelmäßiger Projektteammeetings und Fortschreibung der Projektplanung.

Regelmäßiges Reporting an den Lenkungsausschuss und Einholung notwendiger Freigaben.

Intensives Stakeholdermanagement mit allen relevanten Beteiligten.

Planung und Durchführung der Projektabschlussveranstaltung.

Erreichung des Projektziels in Qualität und Budget, trotz zeitlicher Verzögerung aufgrund der Corona-Situation.

Erfüllung der wirtschaftlichen Ziele; 50 % der Bürofläche konnten entmietet werden.

Beratung zur Einführung eines Projektportfoliomanagements und Verbesserung des Einzelprojektmanagements.

Durchführung einer Reifegradanalyse des Projektmanagements mittels Dokumentenrecherche, Stakeholderinterviews und Hospitation.

Reflexion der Analyseergebnisse mit dem Kunden und Identifikation von Handlungsfeldern.

Erstellung eines Grobkonzepts mit konkreten, priorisierten Maßnahmen.

Konzeption eines Projektportfoliomanagements (Strategie, Nutzen, Portfolioplanung, -bewertung, Priorisierung, Steuerung, Governance, Reporting).

Einführung des Projektportfoliomanagements durch Trainings der Portfoliomanager und des Managements, unterstützt durch Change-Management.

Überarbeitung des Einzelprojektmanagements zur Beseitigung identifizierter Schwachstellen und Anpassung an das Portfoliomanagement.

Training der Projektorganisation im Einzelprojektmanagement entsprechend den Projektrollen.

Definition geeigneter KPI zur Messung der Verbesserungsmaßnahmen.

Post-Implementierungsunterstützung zur Stabilisierung der neuen Prozesse.

Vollständige Erreichung der Projektziele.

Transparente Identifikation der Schwächen der bisherigen Projektorganisation.

Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit durch Einführung des Projektportfoliomanagements.

Steigerung der Effizienz im Projektgeschäft durch überarbeitete Prozesse.

Signifikante Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit im Projektumfeld.

Beratung und Projektleitung bei der gruppenübergreifenden Einführung der PPM-Standardsoftware Planisware 6.

Auftragsklärung mit Stakeholdern.

Zusammenstellung des Projektteams.

Erstellung eines Phasenplans (Initiierung, Planung, Konzeption, Umsetzung, Test, Inbetriebnahme, Abschluss).

Durchführung von Anforderungs- und Änderungsmanagement.

Erstellung einer Projektplanung und Aufteilung in Workstreams, Ausarbeitung der Planung im Team.

Durchführung einer Kick-off-Veranstaltung.

Steuerung von Dienstleistern und Lieferanten.

Planung und Durchführung des Releasemanagements.

Konzeption und Planung des Testmanagements.

Regelmäßige Projektteammeetings und Fortschreibung der Projektplanung.

Reporting an den Lenkungsausschuss und Einholen erforderlicher Freigaben.

Planung und Durchführung des Stakeholdermanagements.

Budgetplanung und -verfolgung.

Definition und Etablierung der Prozessschritte Ideenmanagement, Entwicklungsplanung und Produktentwicklungsprozess.

Weitere Prozesse zur Implementierung in einem Folgeprojekt vorbereitet.

Projektabschluss in geforderter Qualität und im Budget, allerdings mit Zeitverzug.

Projektleitung zur Ablösung des Archivsystems TCP (OpenText) durch DOXIS (SER).

Budgetverantwortung von 3 Mio. € und Personalverantwortung für 15 Personen.

Führung interdisziplinärer Projektteams aus Fachbereichen und IT.

Steuerung externer Dienstleister.

Verantwortung für Konzepte zu Infrastruktur, Anwendung, Migration, Verfahrensdokumentation, Rollout, Schulung und Test.

Steuerung des Change-Request-Verfahrens.

Durchführung von Ziel-, Risiko-, Zeit-, Kosten-, Qualitäts-, Ressourcen-, Kommunikations-, Stakeholder- und Change-Management.

Abschluss der infrastrukturellen Maßnahmen und Entwicklungstätigkeiten.

Fertigstellung von Rollout-, Migrations-, Schulungs- und Testkonzepten.

Abschluss von Modul- und Integrationstests, Konvertierung von ca. 500 Mio. Dokumenten für die Migration.

Erfolgreiche Migration aller Dokumente in das neue Archivsystem.

Beibehalt und punktuelle Optimierung der Geschäftsprozesse.

Projektleitung für die digitale Transformation einer Organisation mit Fokus auf effizienten digitalen Datenaustausch mit Geschäftspartnern und externe Digitalisierung des Input- und Outputmanagements.

Budgetverantwortung von 3 Mio. € und Personalverantwortung für 12 Personen.

Führung interdisziplinärer Projektteams.

Erstellung eines Grobkonzepts für Income- und Outcome-Management sowie den Datenaustausch mit Geschäftspartnern.

Verantwortung für Ausschreibungsunterlagen, Durchführung der Ausschreibung und des Bieterverfahrens im Rahmen einer EU-weiten öffentlichen Ausschreibung.

Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen und Make-or-Buy-Entscheidungen.

Verantwortung für Feinkonzepte und Umsetzungsplanungen unter hohen Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen.

Steuerung externer Partner und des Change-Request-Verfahrens.

Durchführung von Ziel-, Risiko-, Zeit-, Kosten-, Qualitäts-, Ressourcen-, Kommunikations-, Stakeholder- und Change-Management.

Fristgerechte Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen aus dem SGB V.

Nahezu vollständige Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit externen Partnern über eine Cloud-Lösung.

Vollständige Auslagerung der Eingangs- und Ausgangspostverarbeitung.

Vollständig digitale Erfassung, OCR-Bearbeitung, Klassifizierung und Extraktion der Eingangspost mit automatisierter Übergabe an DV-Systeme (Dunkelverarbeitung).

Hoher Automatisierungsgrad bei Antwortschreiben und digitaler Zustellung.

Projektabschluss innerhalb der geforderten Qualität, des Budgets und nahezu innerhalb der vereinbarten Zeit.

Projektleitung für die Einführung, Entwicklung und den Betrieb validierter DV-Systeme in der klinischen Entwicklung pharmazeutischer Produkte.

Budgetverantwortung von 20 Mio. CHF und Personalverantwortung.

Führung internationaler, interdisziplinärer Teams aus Systementwicklern, Systemprogrammierern und Projektpersonal (bis zu 18 Personen).

Konzeption und Steuerung der Auswahlprozesse für Standard-Softwaresysteme.

Durchführung und Auswertung von Geschäftsprozessanalysen sowie Erarbeitung von Optimierungspotenzialen.

Durchführung von Anforderungsanalysen; Verantwortung für Anwender- und Designspezifikationen.

Verantwortung für Betriebskonzepte inklusive Architektur und Disaster Recovery.

Abnahme von Testkonzepten und Koordination des Testmanagements.

Abnahme von Trainingskonzepten und Koordination des Trainingsmanagements.

Erstellung und Konzeption des Release-Managements.

Verantwortung für die Validierung der Systeme im regulierten Umfeld.

Koordination und Steuerung der Systemhersteller inklusive Vertrags- und Forderungsmanagement.

Termingerechte Auswahl und Einführung der verantworteten Systeme.

Einhaltung der budgetierten Kosten innerhalb der üblichen Abweichungen.

Erfolgreiche Tests und Validierung der Systeme im streng regulierten Umfeld bei Erfüllung aller Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen.

Hohe Anwenderakzeptanz durch ein umfassendes Trainingskonzept und frühzeitige Einbindung der Anwender.