Senior Projekt Manager

Projekt- und Prozessmanager sowie Business Analyst

In diesem Projekt übernahm ich die Teilprojektleitung für die maßgeschneiderte Entwicklung und weltweite Einführung einer ECM/DMS-Software. Die implementierten Lösungen deckten diverse Aspekte ab, einschließlich des globalen Rechnungsverarbeitungsprozesses, Vertragsmanagement, Lieferantenreklamationsentscheidungen, Lieferantenanforderungen und mehr.

Zu meinen Verantwortlichkeiten gehörten die Projektleitung sowie die beratende Funktion bei der eingehenden Analyse von Prozessen, Schwachstellen und Potenzialen. Die resultierenden Erkenntnisse flossen in Lösungsvorschläge ein, die ich mittels Lasten- und Pflichtenheften entwickelte. Ziel war es, interne Abläufe auf der Grundlage der vom Fachbereich bereitgestellten Informationen zu optimieren.

Projektziele und Erfolge:

• Erhebung relevanter Unternehmensprozesse.
• Durchführung von Prozessanalysen zur Identifikation von Schwachstellen und zur Ermittlung von Potenzialen.
• Moderation und Leitung von Workshops mit Fachexperten und Führungskräften zur Analyse von Geschäfts- und IT-Prozessen.
• Präzise Festlegung von detaillierten Anforderungen.
• Einführung einer standardisierten ECM/DMS-Lösung in verschiedenen weltweiten Niederlassungen.
• Entwicklung internationaler und standardisierter Prozesse für die Eingangsrechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement, für Entscheidungsprozesse bei Lieferantenreklamationen, Lieferantenanforderungen und mehr.
• Umsetzung und Anpassung einzelner Lösungen auf Basis fachlicher und technischer Anforderungen im Rahmen des Proof of Concept.

Der zentrale Fokus der Beratung lag in der Übernahme der Projektleitung für die maßgeschneiderte Neueinführung der Infor LN ERP-Lösung. Wesentliche Aufgaben umfassten die sorgfältige Leitung und Organisation des Projekts sowie die Verantwortung für das Budget, die Qualitätssicherung und die Einhaltung der Zeitpläne.

Als Teil meiner beratenden Tätigkeiten lag ein Schwerpunkt auf der umfassenden ERP-Prozessdokumentation und -modellierung nach BPMN 2.0. Dies beinhaltete die detaillierte Erfassung implementierter betrieblicher Abläufe im ERP-System und deren klare Abbildung in Prozessmodellen.

Projektziele und Erfolge:

• Projektleitung- und Organisation der Infor LN – Implementierung.
• Projektverantwortung für Time, Budget & Scope.
• Einführung einer standardisierten und optimierten ERP - Lösung in der Gesellschaft.
• Professionelle Dokumentation der Prozesse und ihre Modellierung nach BPMN 2.0.

Ein zentraler Schwerpunkt der Beratung lag in der Leitung eines Projekts zur maßgeschneiderten Entwicklung und Einführung einer ECM/DMS-Lösung. Diese Initiative umfasste auch den internationalen Rechnungsverarbeitungsprozess, der in Länder wie Rumänien, Indien und Polen ausgelagert wurde, um den spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Regionen gerecht zu werden.

In dieser Funktion trug ich wesentliche Verantwortung für die Projektleitung sowie beratend für die gründliche Analyse von Prozessen, bei der ich Schwachstellen und Potenziale identifizierte. Die entstandenen Lösungsvorschläge wurden durch die Erstellung von umfangreichen Konzepten konkretisiert, um interne Abläufe zu optimieren. Diese Schritte basierten auf den Prozessabläufen, die in enger Kooperation mit den Fachbereichen erarbeitet wurden.

Projektziele und Erfolge:

• Entwicklung eines internationalen und standardisierten Prozesses zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
• Einführung einer standardisierten ECM/DMS-Lösung in verschiedenen Ländern, darunter Deutschland, Österreich, Belgien, die Niederlande, Dänemark, Schweden, Finnland, Norwegen und das Vereinigte Königreich.
• Fachliche und technische Definition von Schnittstellen zu den bestehenden ERP-Systemen (SAP ERP und MS NAVISION).
• Übernahme der Projektleitung sowie die Verantwortung für das Prozessoutsourcing in Länder wie Rumänien, Polen und Indien.
• Konzeption und Umsetzung von Test- und Schulungsmaßnahmen
• Projektverantwortung für Zeit, Budget und Umfang (Scope).

In meiner Rolle als Business Analyst war ich maßgeblich an der Restrukturierung und Optimierung der weltweiten Flashware-Verteilung im After-Sales beteiligt. Dies erfolgte durch die Entwicklung einer neuen, maßgeschneiderten Softwarelösung. Dabei übernahm ich die Verantwortung für die präzise Definition der Anforderungen an die Software, nach der Ablösung eines früheren Projektteams.

Zudem spielte ich eine Schlüsselrolle im Change- und Innovationsmanagement, um sicherzustellen, dass der Übergang reibungslos verlief und nachhaltige Verbesserungen erzielt wurden.

Projektziele und Erfolge:

• Identifikation von relevanten Prozessen im Bereich After Sales durch umfassende Erhebung.
• Abgrenzung, Modellierung nach BPMN 2.0 und detaillierte Beschreibung der bestehenden Abläufe (Ist-Prozesse).
• Gezielte Identifikation von Schwachstellen und das Aufdecken von Potenzialen in den Prozessen.
• Sammeln und Aufbereiten relevanter Informationen zur Bewertung der Prozesse.
• Erstellung ausführlicher Konzepte (Pseudocode), um die Entwicklung einer neuen Softwarelösung voranzutreiben.
• Präzise Festlegung von detaillierten Anforderungen

Der zentrale Schwerpunkt des Projektes lag in der Analyse der bestehenden Anforderungen und der Erstellung eines Workflow-Prototyps mithilfe der Bizagi BPMN-Suite.

Nach einem erfolgreichen Workshop zur Einführung des AENEIS BPMN 2.0 Tools bestand der Kern der Beratung darin, das Unternehmen bei der Geschäftsprozessanalyse zu begleiten und bei der Dokumentation relevanter Geschäftsprozesse zu unterstützen, im Hinblick auf die Auswahl und Implementierung einer neuen ERP-Softwarelösung.

Der zentrale Fokus der Beratung liegt auf der Analyse, Optimierung sowie Erfassung und Modellierung entscheidender Geschäftsprozesse im Unternehmen im Hinblick auf die Auswahl und Implementierung neuer Prozess- und Softwarelösungen.

Ein essenzielles Element der Beratung umfasst wiederkehrende Workshops und Schulungen für interne Mitarbeiter und externe Berater im Umgang mit dem AENEIS BPMN 2.0 Prozessmodellierungstool. Zudem erfolgten die Erfassung und Modellierung bedeutender Geschäftsprozesse im Unternehmen im Hinblick auf die Auswahl und Einführung neuer Prozess- und Softwarelösungen.