Ulrich B.
enaio-Einführungsberatung
Erfahrungen
enaio-Einführungsberatung
Stadt Offenbach
- Die Einführung von enaio verbessern
- Darstellung des Status Quo systematisiert
- Organisatorische Hinweise gegeben
enaio-Training / enaio-Workflow für Ticketverwaltung
Landratsamt Göppingen
Im Zuge der enaio-Einführung müssen alle Mitarbeiter eine Basisschulung erhalten.
Die zuständige Abteilung ist entlastet und muß keine Kurse mehr selbst halten.
Ein Workflow soll den Aufwand für Störungstickets reduzieren (Ordner anlegen, Bearbeitungsreihenfolge etc.).
Der Workflow läuft seitdem störungsfrei produktiv.
Prozeß-Berater
Landratsamt Starnberg
- Für die Digitalisierung der deutschen Gesundheitsämter alle Prozesse im Gesundheitsamt Starnberg erfaßt und ausgewertet.
- Eine geeignete Methodik festgelegt und Anleitungen erstellt, mit der die Organisationsabteilung zukünftig selbst Prozesse dokumentieren kann.
- Mit Interviews und Feedback-Gesprächen über 100 Ist-Prozesse erfaßt.
- Jeden Prozeß ausgewertet und dokumentiert in Hinblick auf eine anschließende E-Akte-Einführung und mögliche Workflow-Unterstützung.
ECM-Berater und -Entwickler
Baader Bank
- Den Betrieb des DMS ENAIO zuverlässiger machen
- Sehr viele nicht mehr benötigte Dokumente im DMS löschen
- Tools für Aufbewahrungspflichten entwickeln
- Tools und Queries entwickelt, die automatisch im Hintergrund laufen können und mögliche Fehlerzustände frühzeitig melden
- Den monatelangen Prozeß der Löschung überzähliger Dokumente durch Tools, Queries und Auswertungen begleitet.
- In PowerShell mehrere Programme entwickelt, die komplexe Anforderungen an die Gewährleistung der Aufbewahrungspflichten realisieren.
Coach für enaio
Landratsamt Freising
- Eine neu eingestellte Administratorin möglichst schnell produktiv machen.
- Der Weiterbetrieb von enaio konnte sichergestellt werden.
ECM-Berater / Analysator von enaio-Daten
Landratsamt Starnberg
Den mißglückten Wechsel auf eine neue Fachanwendung korrigieren
Die vorhandenen Probleme systematisch erfaßt und bewertet.
Alternativ-Fachanwendungen betrachtet und in diesem Fall verworfen.
Die Kommunikation mit dem Hersteller verbessert und verstetigt.
Die Neuentwicklung einiger zentraler Funktionen angestoßen.
Das Sozialamt kann nun wieder produktiv mit der Fachanwendung arbeiten.
Bei der Migration eines enaio-Schrankes auf eine neue Fachanwendung die Datenintegrität sicherstellen.
Durch diverse Queries in der enaio-Datenbank konnte ich die bisherige Nutzung entschlüsseln. Diskrepanzen zu vorliegenden Exportdateien konnte ich aufklären.
Die Daten konnten erfolgreich migriert werden.
ECM-Berater
Baader Bank
- Das Dokumentaufkommen überstieg die Möglichkeiten der DMS-Installation. Es galt Optionen zu entwickeln, wie man damit umgehen kann.
- Einige Experimente mit Messungen zeigten, wo das Problem genau liegt.
- Ein größeres Programm gestattete es diverse Archivierungsstrategien durchzuspielen.
- Für einige Dokumenttypen habe ich empfohlen am DMS vorbei direkt im Archivmedium zu archivieren, was das Problem gelöst hat.
- Diverse KPIs mit den nötigen Queries/Programmen konnte ich vorschlagen.
- Die Zahl der Fehlermeldungen im Error-Log konnte ich deutlich reduzieren.
Digitalisierungs-Berater
Landratsamt Freising
- Digitalisierung projektieren
- Eine grobe Outline erstellt, in welchen Schritten die Digitalisierung sinnvollerweise vorangetrieben werden soll.
- Den Landrat für die Digitalisierung (noch weiter) begeistert.
Interims-Administrator für enaio
Landratsamt Fürstenfeldbruck
- Den ausscheidenden Administrator für enaio ersetzen, bis ein Neuer gefunden ist.
- Das langsam und unzuverlässig laufende System stabilisiert. Die Anwender haben nun ein sehr schnelles enaio ohne Ausfälle.
- Den aus der Wartung gefallenen Versionsstand auf den neuesten Stand gebracht.
- Erstmals eine umfangreiche Dokumentation incl. Administrationshandbuch erstellt. Der Nachfolger wird alle notwendigen Informationen zur Hand haben.
- Mehrere Fachanwendung (Jugendamt, Ausländeramt etc.) sind über Schnittstellen an enaio angebunden.
ECM-Berater
Landratsamt Starnberg
- DMS „komXwork“ in den Fachbereichen einführen
- Die Sachbearbeiter haben jetzt Anleitungen zur Hand, die in klarer Sprache vermitteln, wie sie mit DMS und Scanner umgehen sollen. Dazu viele Dienstanweisungen anderer Ämter untersucht und neu strukturierte und erweiterte Dienstanweisungen formuliert. Diese mit den Landratsamtsmitarbeitern in Workshops überarbeitet.
- Jeder Anwender hat eine aufgabenorientierte Schritt-für-Schritt-DMS-Bedienungsanleitung zur Hand. Das entlastete die Support-Mitarbeiter und ermöglichte den Sachbearbeitern selten genutzte Funktionen einzusetzen. Dazu das DMS eingehend untersucht und die Anleitung mit vielen Screenshots in OneNote erstellt.
- Mit nur 3 Scanprofilen können in allen Fällen sehr gute Scans erreicht werden. Dazu einige Testreihen gemacht.
- Unterschriften im Gespräch mit dem Bürger können papierlos geleistet werden. Eine Konfiguration und ein Nutzungs-Workflow für Signaturtablets steht nun mit meiner Mitwirkung zur Verfügung.
- Ausschreibungsunterlagen für das externe Scannen vorbereitet
- Eine standardisierte vollständige Abklärung aller Themen für die DMS-Einführung in den Fachbereichen sichergestellt. Dazu Musterfragebögen erarbeitet.
ECM-Berater
Landratsamt Starnberg
- Klären, welches neue DMS das bestehende DMS ersetzen soll.
- Die in der Vergangenheit erfassten Anforderungen an ein DMS aus alten Protokollen, Listen etc. zusammengefasst, bewertet und analysiert. Die Vertragssituation aufgeklärt.
- Die Fähigkeiten potentieller zukünftiger DMS-Systeme den Anforderungen gegenübergestellt.
- Trotz der belasteten DMS-Problematik eine Entscheidung vorbereitet, die von allen Landratsamt-Verantwortlichen und dem Kreistag mitgetragen wurde.
ECM-Berater
Linde
- Wie lassen sich PDF-Formulare in das Firmen-SAP einbinden?
- Den anfangs verfolgten Weg als ungeeignet identifiziert.
- Alternativen aufgezeigt, die womöglich deutlich einfacher sind.
ECM-Berater (Masterplan, Input, Output)
Swiss Life
Eine Vision entwickeln für eine zukünftige integrierte Gesamtarchitektur für das Input-/Outputmanagement
Der Bedarf der Abteilungen und Sachbearbeiter liegt nun systematisch aufbereitet vor. Die aktuelle Systemlandschaft mit ihren Schnittstellen unter dem Blickwinkel des Input-/Output-Managements liegt als übersichtliche Graphiken und Beschreibungen vor.
Ein Masterplan weist nun den Weg, wie zukünftige Systeme entwickelt werden müssen, um eine möglichst effiziente Sachbearbeitung zu ermöglichen. Bereits laufende Entwicklungspläne wurden dabei integriert.
Ausformulierte Leitbilder mit ihren Begründungen und neuen, messbaren KPIs helfen bei der Steuerung der DV-Entwicklung
Basierend auf den Leitbildern liegen den Entscheidern eine Vielzahl von konkret ausgearbeiteten Maßnahmen mit Kosten- und Gewinnkalkulationen vor. Sie helfen, über die nächsten Schritte zu entscheiden.
Soll intern oder extern gescannt werden?
Wer soll an welchem Standort digitalisieren und erfassen?
Die tatsächlichen Kosten pro Scanseite bei den deutschlandweit verteilten Scan-Standorten und Dienstleistern liegen erstmals vergleichbar vor.
Die herausgearbeiteten qualitativen Unterschiede zeigen spezifische Stärken und Schwächen der diversen Optionen auf.
Eine klare Empfehlung für die zukünftige Scan-Strategie.
Soll weiter inhouse gedruckt werden?
Wie soll zukünftig die Briefschreibung organisiert werden?
Den tatsächlichen Umfang und die Kosten des Druckens von den Multifunktionsgeräten bis zu den Druckstraßen ermittelt.
Ein integriertes Konzept fasst neue Portooptimierungsstrategien bei der Briefschreibung und im Druck zusammen. Es wurde in enger Abstimmung mit der Deutschen Post und den Systementwicklern entwickelt.
Eine klare Empfehlung für die zukünftige Druck-Strategie.
Umsetzbare Empfehlungen für die Weiterentwicklung der Briefschreibung
ECM-Berater: Evaluation des Posteingangs
Swiss Re
- Ist der Posteingang effizient aufgestellt?
- Der Auftraggeber kann nach der genauen Untersuchung mit Vor-Ort-Betrachtung und Interviews den Status-Quo seines Posteingangs nun gut abschätzen.
ECM-Berater
Kroner Realitäten
- Daten offline erfassen und ohne Medienbruch in die Backoffice-Systeme einspielen
- Die Makler erfassen weitab von einem Handy-Netz Objektdaten von Chalets auf Almen mit einem Tablet.
- Im Tal werden die Datensätze aus dem Auto ins Büro gemailt und automatisiert in die Immobilienplattformen geladen.
ECM-Berater Formulare
Sparda Bank - SDV
- Welche Systeme geben Formulare aus?
- Wie kann das Formularwesen optimiert werden?
- Eine Gesamtgraphik fasst nun alle Systeme der Bank und ihre Datenströme zusammen.
- Alle formularverwaltenden Systeme sind nun bekannt, kategorisiert und einheitlich aufgelistet.
- Ein Konzept für eine zukünftige Soll-Architektur liegt vor.
- Die aktuellen Kosten und die möglichen Einsparpotentielle sind durchgerechnet.
- Neue KPIs und detailliert beschriebene Maßnahmen helfen bei der Steuerung des Formularwesens in der Zukunft.
enaio-Berater und -Entwickler
Stadtwerke Heidelberg
- Einkaufsprozesse als enaio-Workflow unterstützen
- Den vom Kunden neu optimierten Einkaufsprozess auf die SAP-BANF-Abläufe abgebildet – obwohl sie nicht immer deckungsgleich waren. Damit einen enaio-Workflow konzipiert und in einem Fachkonzept beschrieben.
enaio-Gutachter
Flyeralarm
- Überprüfen einer ENAIO-Anwendung
ECM-Berater
Media Central
- Lohnt der Einsatz eines ECM-Systems?
- Die aktuellen Kosten pro bearbeitetem Brief im Posteingang sind nun bekannt.
- Die laufenden Kosten und Investitionen stehen für verschiedene Szenarien nebeneinander. Die Entscheidung für oder gegen ein ECM-System kann fundiert getroffen werden.
ECM-Berater Formulare
BNP Paribas
- Eine neue Architektur für einen Formularserver und eine Briefschreibung
- Eine SOA (service oriented architecture) bindet vorhandene und noch fehlende Komponenten ein.
- Ein detailliertes DV-Konzept (bis hin zu den XSDs der diversen Schnittstellen) ermöglicht die sofortige Umsetzung.
- Ein Styleguide für die Briefschreibung integriert technische Anforderungen und Corporate Identity.
Berater für Softwareentwicklungsprozess / enaio-Entwickler
Roche-Pharma Grenzach
Methodik festlegen, wie mit dem DMS enaio GMP-gemäß entwickelt werden kann
Die GMP-Vorgaben für einen Softwareentwicklungsprozess werden auch bei enaio-Entwicklungen eingehalten.
Für enaio liegt nun eine dokumentierte Methodik vor.
DMS eines ganzen Standorts (1.500 Mitarbeiter) auf enaio im GMP-Umfeld migrieren
Die Anwender können mit allen Anwendungen und ihren Dokumenten in 39 DMS-Schränken im neuen DMS weiterarbeiten.
Diverse neue, mehrsprachige Workflows mit Server-Events automatisieren die Prozesse zusätzlich.
Einige neu entwickelte Standard-Controls habe ich zur Produktreife entwickelt und dokumentiert. Sie können nun in alle zukünftigen DMS-Objekte integriert werden.
enaio-Berater: Kostenschätzung
DNB Banca
- Ist die Kostenschätzung eines Dienstleisters plausibel?
- Meine Kostenschätzung für das Projekt war ein wertvolles Zweitgutachten
enaio-Berater und -Entwickler
Energieversorgung Vilstal
- einen mehrstufigen Beschaffungsworkflow
- einen Workflow für gemeldete Gasstörungen
- Beschaffungsanträge werden automatisch an die jeweils Zuständigen geleitet.
- Für verschiedene Geschäftsvorfälle des Beschaffungswesen, wie nachträgliche Preissteigerungen, gibt es durchdachte und dokumentierte Prozesse.
- Mehrere Leitstandmitarbeiter können parallel Störungsmeldungen bearbeiten.
- Gemeinsam mit den Anwendern wurde ein guter Kompromiss zwischen dem technisch Machbaren und dem fachlich Erwünschten gefunden.
ECM-Berater
handwerkskammer.de
- Eine neue Gesamt-Software-Architektur für das E-Government
- Die Anforderungen und Aufgaben aller Handwerkskammern stehen fest.
- Aufwändige Fragebogenaktion und Vor-Ort-Interviews lieferten die Ergebnisse.
- Eine neu SOA (service oriented architecture) stellt nun das Leitbild für alle Softwareentwicklungen dar.
enaio-Berater und -Entwickler
Landratsamt Mühldorf
- 8 Workflows zur Automatisierung der Verwaltung
- Die Verteilung der Post geht deutlich schneller. Dabei mussten keine zusätzlichen Scanner gekauft werden.
- Alle nötigen Informationen für einen Dienstreiseantrag und die anschließende Abrechnung werden schon beim Antragsteller auf Vollständigkeit geprüft. Die Entscheider sparen dadurch Arbeit und Zeit.
enaio-Berater und -Entwickler (Dokumentfreigabeworkflow)
KKS
- Individueller Dokumentfreigabeworkflow
- Meldungsworkflow
- Der recht komplexe Freigabeprozess kann nun zuverlässig und nachweisbar eingehalten, da konfigurierbare Algorithmen die Zuständigen ermitteln.
enaio-Berater und -Entwickler (Rechnungseingangsworkflow)
Wellteam
- Individueller Rechnungseingangsworkflow
- In einem Workshop mit allen Beteiligten den Bestandsprozess dokumentiert und einen neuen effizienten Prozess erarbeitet.
- Alle Rechnungen und Lieferscheine liegen gleich nach dem Eintreffen im DMS.
- Rechnungen können nun maximal schnell freigegeben werden. Jede Verzögerung liegt nun nur noch an der verfügbaren Zeit der Entscheider.
- Die vom Kunden entwickelte FiBu wurde über eine Schnittstelle angebunden.
enaio-Berater und -Entwickler
Landratsamt Märkisch-Oderland
- Schnittstelle zu IKOL.FKZ
- Mit dem Schnittstellenhersteller und der EDV-Abteilung eine individuelle Anpassung entwickelt.
- Die Anbindung an die wichtige KFZ-Fachanwendung lief, dank der sehr gründlichen Vorarbeiten, sofort problemlos.
enaio-Berater und -Entwickler (Rechnungseingang)
Stadt Rheine
- Den Rechnungseingang automatisieren
- Die Rechnungsposten werden nach dem Scannen maschinell gelesen durch das Capturing-System smartFIX INVOICE. Die Rechnungsdaten müssen für die Buchführung nicht mehr fehlerträchtig abgetippt werden.
- Die Rechnungsfreigabe wird so stark beschleunigt, dass bereits die nun möglichen Skontoabzüge die Investition amortisieren.
- Die Tipparbeit wird reduziert durch eine Schnittstelle zum von der Stadtverwaltung selbstgeschriebenen Buchhaltungssystem und zu einem Workflow.
- Alle Entscheider über die Rechnungsfreigabe sind an den Freigabeworkflow angebunden. Der Workflow spiegelt die individuelle Organisationsstruktur der Stadtverwaltung wider.
enaio-Berater und -Entwickler, Projektleiter (Posteingang)
BKK-BMW
- Posteingang und Sachbearbeitung papierlos umstellen
- Die gesamte Post wird zentral gescannt und auf die Geschäftsstellen per Workflow verteilt.
- Die Bereichsleiter haben Steuerungsmöglichkeiten für den Arbeitsanfall der Mitarbeiter.
- Die Sachbearbeiter haben kein Papier mehr auf dem Schreibtisch.
- Bei Vorgängen mit mehreren Sachbearbeitern erhalten die Versicherten eine Entscheidung in einem Tag – statt (in Einzelfällen) in Wochen.
Zusammenfassung
enaio-Fachmann mit langjähriger Erfahrung. Konzipiert neue Lösungen mit den Anwendern. Baut neue Lösungen – auch mit Server-Skripting und Workflow-Programmierung. Interim-Administrator.
Sprachen
Ausbildung
TU München
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Highschool
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Zertifikate & Bescheinigungen
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PDF-basierte Druckformulare (BC480)
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