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Andrea Otto
Abteilungssekretärin
Erfahrungen
Aug. 2024 - Bis heute
1 Jahr 6 MonatenAbteilungssekretärin
R+Vre
- Entlastung der Abteilungsleiter im Tagesgeschäft
- Reisekostenabrechnungen
- Verwaltung Büromaterial
- Terminverwaltung und -organisation
- Planung von Events und Schulungen
- Pflege von Monitoring-Listen
- Teilprojekte in HR: Onboarding neuer Mitarbeiter
März 2023 - Sept. 2023
7 MonatenKöln, Deutschland
Senior-Management-Assistentin
Cogitanda Claims Services GmbH
- Entlastung der Geschäftsführer im Tagesgeschäft
- Erstellen von Excel-Übersichten
- Reisemanagement und Reisekostenabrechnungen
- Planung von Teamevents
- Teilprojekte in HR
Nov. 2015 - Jan. 2023
7 Jahren 3 MonatenFrankfurt, Deutschland
Office-Managerin, Teamassistentin
TPR Legal
- Vorbereitende Buchhaltung
- Bearbeitung und Kontrolle der Eingangs-/Ausgangsrechnungen
- Buchung von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen
- Kommunikation mit Lieferanten und externen Dienstleistern
- Verwaltung des Büromaterials
- Erstellung von Übersichten in Excel und Smartsheet (mit Workflow)
- (Neu-)Organisation der Ablage
- Organisation der Büroabläufe
- Onboarding neuer MitarbeiterInnen
- Personalmanagement
- Planung und Durchführung von Probetagen
- Feedback- sowie Absagegespräche mit BewerberInnen, einschließlich der Korrespondenz
- Einarbeitung neuer KollegInnen in alle Abläufe und diverse Tools
- Erstellung und Pflege digitaler Akten
- Schriftsatzkorrekturen
- Unterstützung der Rechtsanwälte
- Dokumentenautomation
- Protokollierung von Meetings
- Datenerfassung und -aufbereitung
- Fristenkontrolle
Apr. 2014 - Bis heute
11 Jahren 10 MonatenUnternehmerin
Das A und O Für Ihr Büro
- Office-Managerin
- Selbständige Sekretärin
- Finanzbuchhaltung
- Kundenliste auf Anfrage, u.a. TPR Legal, Concence Gesellschaft für Marken und Marketing
Aug. 2013 - Dez. 2013
5 MonatenWiesbaden, Deutschland
Projektunterstützung (Aushilfe)
R+V Rückversicherung
- Unterstützung der Führungskraft bei Auswertungen und Interpretation der Daten
- Elektronische Aufbereitung von Dokumenten und Ablage in das elektronische Archiv
- Reisevorbereitungen für Underwriter
- Dokumente paraphieren und zur Unterschrift vorbereiten
- Verträge und Bestandsverwaltungssystem bereinigen
- Erstellen von Excel-Dateien
- Vergleich von Vertragsversionen und Markierung relevanter Änderungen
Nov. 2010 - Jan. 2012
1 Jahr 3 MonatenVertriebsassistentin
Tempton Business GmbH
- Schriftverkehr und Angebote in Deutsch und Englisch
- Terminkoordination und -überwachung
- Organisation und Buchung von Reisen weltweit
- Visabeschaffung
- Reisekostenabrechnung
Apr. 2010 - Sept. 2010
6 MonatenHagen, Deutschland
Kaufmännische Angestellte im Vertriebsinnendienst
Scafom Rux GmbH
- Beratung und Verkauf von Gerüsten und Gerüstteilen sowie Zubehör
- Erstellen von Angeboten und Auftragsbestätigungen in Deutsch und Englisch
- Auftragsabwicklung
Aug. 2008 - Okt. 2009
1 Jahr 3 MonatenLünen, Deutschland
Sekretariat Einkauf / Verkauf
Atrium Enterprises GmbH
- Terminkoordination und Terminüberwachung
- Erstellen von Angeboten, allgemeiner Schriftverkehr und sonstige Dokumente in Deutsch und Englisch
- Verwaltung der Schutzrechte (Patente, Geschmacks- und Gebrauchsmuster)
- Organisation und Buchung von Reisen nach Fernost
Nov. 2007 - Mai 2008
7 MonatenDortmund, Deutschland
Kundenbetreuerin
Grafisches Zentrum Dortmund GmbH
Juni 2003 - Juli 2007
4 Jahren 2 MonatenLünen, Deutschland
Kaufmännische Angestellte
Verband Druck & Medien Westfalen-Lippe e.V. bzw. Verband Druck + Medien Nordrhein-Westfalen e.V.
Feb. 2003 - Okt. 2003
9 MonatenDortmund, Deutschland
Kaufmännische Angestellte
Allbecon Personaldienstleistungen GmbH
Juni 2001 - Jan. 2002
8 MonatenDortmund, Deutschland
Kaufmännische Angestellte
Scivias Gesellschaft für Personalmanagement
Juni 2000 - Mai 2001
1 JahrDortmund, Deutschland
Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte
Anwaltskanzlei Himmelmann und Pohlmann
Fähigkeiten
Juristischer Background: Rechtsanwalts- Und Notarfachangestellte
Organisationstalent
Schnelle Auffassungsgabe
Flexibilität
Problemlöser-mentalität
Gute Anwenderkenntnisse In Outlook, Word, Excel, Contract Express, Trello, Citax
Erweiterte Grundkenntnisse: Datev, Datev Unternehmen Online, Smartsheet, Wordpress, Google Sheets, Google Docs, Ms Teams, Chatgpt (Bzw Ki Assistent), Contentmanagement, Social Media Management
Grundkenntnisse In Powerpoint, Html, Ra-micro, Renoflex, Alphaoffice, Autodesk, Skype For Business, Productstream Professional, Merkator, Highq, Asist, Delphin, Cognos, Sharepoint
Führerschein Klasse A Und B
Phonotypie: 370 Tastenanschläge Pro Minute
Vollausgestattetes Home-office Mit Schneller Internetverbindung, Drucker, Scanner, Headset, Professioneller Bürostuhl, Höhenverstellbarer Schreibtisch
Sprachen
Deutsch
MutterspracheEnglisch
VerhandlungssicherAusbildung
Juli 1996 - Juni 2000
Rechtsanwälte Kowallik und Modersohn
Ausbildung zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten · Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte · gut
Zertifikate & Bescheinigungen
Wirtschaftsenglisch Level 1
London Chamber of Commerce and Industry (LCCI)
Führerschein Klasse A und B
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