Andrea Otto
Abteilungssekretärin
Erfahrungen
Aug. 2024 - Bis heute
1 JahrAbteilungssekretärin
R+Vre
Elternzeitvertretung bis 08/2025
- Entlastung der Abteilungsleiter im Tagesgeschäft
- Reisekostenabrechnungen
- Verwaltung des Büromaterials
- Terminverwaltung und -organisation
- Planung von Veranstaltungen und Schulungen
- Pflege von Überwachungslisten
- Teilprojekte im Personalwesen: Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Apr. 2024 - Juni 2024
3 MonatenWeiterbildung Finanzbuchhaltung + Fibu in Datev
März 2023 - Sept. 2023
7 MonatenKöln, Deutschland
Senior-Assistentin der Geschäftsführung
Cogitanda Claims Services GmbH
- Entlastung der Geschäftsführer im Tagesgeschäft
- Erstellen von Excel-Übersichten
- Reisemanagement und Reisekostenabrechnungen
- Planung von Teamveranstaltungen
- Teilprojekte im Personalwesen
Nov. 2015 - Jan. 2023
7 Jahren 3 MonatenFrankfurt, Deutschland
Office-Managerin, Teamassistentin
TPR Legal Rechtsanwaltsgesellschaft
- (Teilzeit, 30 Std / Woche)
- Vorbereitende Buchhaltung
- Bearbeitung und Kontrolle der Eingangs-/Ausgangsrechnungen
- Buchung von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen
- Kommunikation mit Lieferanten und externen Dienstleistern
- Verwaltung des Büromaterials
- Erstellung von Übersichten in Excel und Smartsheet (mit Workflow)
- (Neu-)Organisation der Ablage
- Organisation der Büroabläufe
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Personalmanagement
- Planung und Durchführung von Probetagen
- Feedback- und Absagegespräche mit Bewerbern, einschließlich der Korrespondenz
- Einarbeitung neuer Kollegen in alle Abläufe und genutzten Tools
- Erstellung und Pflege digitaler Akten
- Schriftsatzkorrekturen
- Unterstützung der Rechtsanwälte
- Dokumentenautomation
- Protokollierung von Besprechungen
- Datenerfassung und -aufbereitung
- Fristenkontrolle
Apr. 2014 - Bis heute
11 Jahren 4 MonatenUnternehmerin, Office-Managerin, Selbständige Sekretärin, Finanzbuchhaltung
Das A und O Für Ihr Büro
Kundenliste auf Anfrage, u.a. TPR Legal, Concence Gesellschaft für Marken und Marketing
Jan. 2014 - März 2014
3 MonatenNeuorientierung: Vorbereitungsphase der Selbständigkeit, Kundenakquise
Aug. 2013 - Dez. 2013
5 MonatenWiesbaden, Deutschland
Projektunterstützung (Aushilfe)
R+V Rückversicherung
- Unterstützung der Führungskraft bei Auswertungen und Interpretation der Daten
- Elektronische Aufbereitung von Dokumenten und Ablage in das elektronische Archiv
- Reisevorbereitungen für Versicherungszeichner
- Dokumente paraphieren und zur Unterschrift vorbereiten
- Verträge und Bestandsverwaltungssystem bereinigen
- Erstellen von Excel-Dateien
- Vergleich von Vertragsversionen und Markierung relevanter Änderungen
- (befristete Aushilfstätigkeit)
Feb. 2012 - März 2013
1 Jahr 2 MonatenUmzug von Dortmund nach Hadamar, aktive Bewerbungsphase
Nov. 2010 - Jan. 2012
1 Jahr 3 MonatenVertriebsassistentin
Tempton Business GmbH
- Schriftverkehr und Angebote (in Deutsch und Englisch)
- Terminkoordination und -überwachung
- Organisation und Buchung von Reisen (weltweit), Visabeschaffung, Reisekostenabrechnung
- (befristeter Einsatz)
Okt. 2010 - Okt. 2010
1 MonateAktive Bewerbungsphase
Apr. 2010 - Sept. 2010
6 MonatenHagen, Deutschland
Kaufmännische Angestellte im Vertriebsinnendienst
Scafom Rux GmbH
- Beratung und Verkauf von Gerüsten und Gerüstteilen sowie Zubehör
- Erstellen von Angeboten, Auftragsbestätigungen (in Deutsch und Englisch)
- Auftragsabwicklung
Nov. 2009 - März 2010
5 MonatenAktive Bewerbungsphase
Aug. 2008 - Okt. 2009
1 Jahr 3 MonatenLünen, Deutschland
Sekretariat Einkauf / Verkauf
Atrium Enterprises GmbH
- Terminkoordination, Terminüberwachung
- Erstellen von Angeboten, allgemeinem Schriftverkehr und anderen Dokumenten (in Deutsch und Englisch)
- Verwaltung der Schutzrechte (Patente, Geschmacks-, Gebrauchsmuster)
- Organisation und Buchung von Reisen (Fernost)
Juni 2008 - Juli 2008
2 MonatenAktive Bewerbungsphase
Nov. 2007 - Mai 2008
7 MonatenDortmund, Deutschland
Kundenbetreuerin
Grafisches Zentrum Dortmund GmbH
Aug. 2007 - Okt. 2007
3 MonatenWeiterbildung Kaufmännische Qualifizierung für Kaufleute
Comcave.College GmbH
Wirtschaftsenglisch mit Prüfung bei der Londoner Handelskammer (LCCI), Stufe 1, Abschluss: mit Auszeichnung („sehr gut“)
Juni 2003 - Juli 2007
4 Jahren 2 MonatenLünen, Deutschland
Kaufmännische Angestellte
Verband Druck & Medien Westfalen-Lippe e.V. bzw. nach Fusion: Verband Druck + Medien Nordrhein-Westfalen e.V.
Feb. 2003 - Okt. 2003
9 MonatenDortmund, Deutschland
Kaufmännische Angestellte
Allbecon Personaldienstleistungen GmbH
Einsatz zunächst bei Vodafone D2, danach beim Verband Druck & Medien Westfalen-Lippe e.V.
Juni 2001 - Jan. 2002
8 MonatenDortmund, Deutschland
Kaufmännische Angestellte
Scivias Gesellschaft für Personalmanagement
Juni 2000 - Mai 2001
1 JahrDortmund, Deutschland
Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte
Anwaltskanzlei Himmelmann und Pohlmann
Juli 1996 - Juni 2000
4 JahrenAusbildung zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten
Rechtsanwälte Kowallik und Modersohn
Zunächst Betriebspraktikum im Rahmen einer berufsbildenden Maßnahme des Kolping-Bildungswerkes in Hamm, ab 8/97 in derselben Kanzlei Ausbildung
Abschluss: Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte
Abschlussnote: „gut“
Zusammenfassung
- Juristischer Background: Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte
- Organisationstalent
- schnelle Auffassungsgabe
- Flexibilität
- Problemlöser-Mentalität
Sprachen
Deutsch
MutterspracheEnglisch
VerhandlungssicherAusbildung
Juli 1996 - Juni 2000
Rechtsanwälte Kowallik und Modersohn
Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte · Kanzleiverwaltung · gut
Zertifikate & Bescheinigungen
Wirtschaftsenglisch (LCCI) Stufe 1
Londoner Handelskammer für Handel und Industrie
Führerschein Klasse A
Führerschein Klasse B
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