Virtuelle Executive Assistentin

• Eigenständiges Mail- und Kalendermanagement der Konten der Geschäftsführer
• Erstellung von Agenden, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für Gremiensitzungen (Geschäftsführung, Aufsichtsrat, …), Führen von Protokoll und Tasklisten inkl. proaktivem Tracking
• Unterstützung im Recruiting, Abarbeiten des Posteingangs für Bewerbungen, Vorqualifizieren, Terminierung von Vorstellungsgesprächen inkl. Onboarding
• Buchung von Agenturen und Dienstleistern inklusive Angebotserstellung und Abrechnung
• Arbeit mit CRM-Systemen – vollständiger Workflow: Datenerfassung, Kundenansprache, Terminvereinbarung, Abschluss
• Inhaltliches und administratives Aktualisieren von Webseiteninhalten und Firmenprofilen
• Abwicklung und Abrechnung von Versicherungsthemen/Schnittstelle zu Maklern und Versicherungen
• Erstellen von Spesenabrechnungen und internen Weiterbelastungen, Prüfung von Zeitnachweisen
• Vergabe von Zugriffsberechtigungen für IT-Tools, Buchung neuer Lizenzen
• Beratung und Aufbau oder Vereinheitlichung von internen Prozessen (Büroabläufe, On- und Offboarding, …)
• Datenbankpflege über diverse Plattformen
• Vorbereitende Buchhaltung, Unterstützung im Accounting (Datev Unternehmen Online)
• Rechnungsstellung inklusive Mahnwesen
• Fuhrparkmanagement
• Aufbau eines funktionierenden Office Managements

Projekte abgelaufen:

• Immobilienfotografie – Assistenz für die Geschäftsführung
• Agentur für Management Coaching – Assistenz für die Geschäftsführung
• Softwareentwickler KI – Assistenz für die Geschäftsführung
• Ministerium für Klimaschutz, Umwelt, Energie und Mobilität – Assistenz für die Projektleitung Digitalisierung/IT
• IT-Beratungsunternehmen – Assistenz für die Geschäftsführung
• Executive Search – Assistenz für die Geschäftsführung
• Mittelständische Kanzlei Bereich Wirtschaftsrecht – Assistenz für die Geschäftsführung
• Agentur für Softwareentwickler – Assistenz der Geschäftsführung
• Design-Leuchten-Hersteller – Assistenz der Geschäftsführung
• Strategie- und Corporate-Finance-Beratung – Executive Assistant

Projekte aktuell:

• Deutsche-Bahn-Tochtergesellschaft – Assistenz der Geschäftsführung (läuft aus)
• Executive-Search-Unternehmen – Assistenz der Geschäftsführung

• Informations- und Kommunikationstechnik
• Leitung des Sekretariats inkl. Reiseplanung und -abrechnung
• Unterstützung des SVP bei der Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Briefingunterlagen und Reports für das Compliance Committee der Deutschen Telekom AG
• Protokollierung und Auftragsüberwachung der Compliance-Ausschuss-Sitzungen von T-Systems sowie Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen
• Organisation und Unterstützung bei der Vorbereitung der Aufsichtsratssitzung T-Systems sowie Aufsichtsrats-Sonderworkshops
• Unterstützung organisatorischer und administrativer Management-Themen, u.a. Budgetüberwachung, Kostenstellenplanung, Delegationsmanagement, Personalplanung, Zielmanagement und -überwachung
• Verantwortlich für die Steuerung von Sonderprojekten, z.B. der Einführung von Sensibilisierungskampagnen
• Aufbau und Pflege der Intranetseiten
• Einkaufsorganisation inkl. Durchführung von Bestellungen, Prüfungen und Genehmigungen sowie der Rechnungskontrolle

• Informations- und Kommunikationstechnik