Susann Seidler - Virtuelle Persönliche Assistentin

Recommended expert

Ückeritz, Deutschland

Erfahrungen

Mai 2018 - Bis heute

7 Jahren 9 Monaten

Virtuelle Persönliche Assistentin

Selbstständig

Eigenständiges Mail- und Kalendermanagement der Geschäftsführer-Accounts
Erstellung von Agenden, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für Gremiensitzungen (Geschäftsführung, Aufsichtsrat, …)
Führen von Protokollen und Tasklisten inklusive proaktivem Tracking
Unterstützung im Recruiting: Bearbeitung der Inbox für Bewerbungen, Vorqualifizierung und Terminierung von Vorstellungsgesprächen inklusive Onboarding
Buchung von Agenturen und Dienstleistern inklusive Angebotserstellung und Abrechnung
Arbeit mit CRM-Systemen: vollständiger Workflow von Datenerfassung über Kundenansprache bis zum Abschluss
Inhaltliches und administratives Aktualisieren von Webseiten und Firmenprofilen
Abwicklung und Abrechnung von Versicherungsthemen; Schnittstelle zu Maklern und Versicherungen
Erstellen von Spesenabrechnungen und internen Weiterbelastungen; Prüfung von Zeitnachweisen
Vergabe von Zugriffsrechten für IT-Tools und Buchung neuer Lizenzen
Beratung, Aufbau und Vereinheitlichung interner Prozesse (Büroabläufe, On- und Offboarding, …)
Datenbankpflege über verschiedene Plattformen
Vorbereitende Buchhaltung und Unterstützung im Accounting (Datev Unternehmen Online)
Rechnungsstellung inklusive Mahnwesen
Fuhrparkmanagement
Aufbau eines funktionierenden Office-Managements
Immobilienfotografie – Assistenz der Geschäftsführung
Management-Coaching-Agentur – Assistenz der Geschäftsführung
Software-Entwicklung im Bereich KI – Assistenz der Geschäftsführung
Ministerium für Klimaschutz, Umwelt, Energie und Mobilität – Assistenz der Projektleitung Digitalisierung/IT
IT-Beratungsunternehmen – Assistenz der Geschäftsführung
Executive-Search-Unternehmen – Assistenz der Geschäftsführung
Mittelständische Kanzlei im Bereich Wirtschaftsrecht – Assistenz der Geschäftsführung
Agentur für Software-Entwickler – Assistenz der Geschäftsführung
Design-Leuchten-Hersteller – Assistenz der Geschäftsführung
Strategie- und Unternehmensfinanzierungsberatung – Assistenz der Geschäftsführung
Deutsche-Bahn-Tochtergesellschaft – Assistenz der Geschäftsführung
Executive-Search-Unternehmen – Assistenz der Geschäftsführung

Mai 2013 - Jan. 2019

5 Jahren 9 Monaten

Frankfurt, Deutschland

Assistentin der Geschäftsführung

operational services GmbH & Co. KG

Führung und Steuerung des Sekretariats
Verantwortlich für das gesamte Terminmanagement unter Prioritätsaspekten
Durchführung der Reiseplanung und -abrechnung
Organisation, Protokollführung und Nachbereitung im Rahmen von Meetings & Events
Vor- und Nachbereitung von Gesellschafterversammlungen und Aufsichtsratssitzungen inkl. Durchführung von Umlaufverfahren, Vorbereitung sämtlicher Gesellschafterbeschlüsse und Sicherstellung der Einhaltung interner Gremienwege
Inhaltliche Schnittstelle zwischen Fachbereichsleitern und Geschäftsführung sowie Sicherstellung eines termingerechten, reibungslosen Informationsflusses

Juli 2007 - Apr. 2013

5 Jahren 10 Monaten

Frankfurt, Deutschland

Assistentin des Senior Vice President Unternehmensangelegenheiten

T-Systems International GmbH

Leitung des Sekretariats inkl. Reiseplanung und -abrechnung
Unterstützung des SVP bei der Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Briefing-Unterlagen und Reports für das Compliance Committee der Deutschen Telekom AG
Protokollierung und Auftragsmonitoring der T-Systems Compliance Committee Sitzungen sowie Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen
Organisation und Unterstützung bei der Vorbereitung der Aufsichtsratssitzung von T-Systems sowie Sonderworkshops des Aufsichtsrats
Unterstützung organisatorischer und administrativer Management-Themen, u.a. Budgetüberwachung, Kostenstellenplanung, Delegationsmanagement, Personalplanung, Zielemanagement und -monitoring
Verantwortlich für die Steuerung von Sonderprojekten, z.B. den Roll-out von Awareness-Kampagnen
Aufbau und Pflege der Intranetseiten
Einkaufsorganisation inkl. Durchführung von Bestellungen, Prüfungen und Genehmigungen sowie Rechnungskontrolle