Svenja K.
Finanzassistentin
Erfahrungen
März 2025 - Bis heute
6 MonatenStuttgart, Deutschland
Finanzassistentin
foryouandyourcustomers Stuttgart GmbH
- Zuständig für eine GmbH mit drei Standorten
- vorbereitende Buchhaltung in Sevdesk
- Rechnungsein- und Ausgang sowie Mahnwesen
- Kreditkarten Management
- Vorbereitende Lohnbuchhaltung
- monatliche BWA Vorbereitung
- Jahresabschlüsse vorbereiten
- Unterstützung des Lohnbüros
- Ansprechpartner für Mitarbeiter zu allen gehaltsrelevanten Themen
- Controlling Tabellen pflegen
- Assistenz von drei Geschäftsführer
- Firmenflotten Management
- Einarbeitung einer Kollegin im Officemanagement
Dez. 2023 - Feb. 2025
1 Jahr 3 MonatenFrankfurt, Deutschland
Finanzassistentin
foryouandyourcustomers Frankfurt GmbH
- vorbereitende Buchhaltung in Datev Duo Unternehmen Online
- Rechnungsein- und Ausgang sowie Mahnwesen
- Kreditkarten Management
- monatliche BWA Vorbereitung
- Jahresabschlüsse vorbereiten
- Unterstützung des Lohnbüros
- Ansprechpartner für Mitarbeiter zu allen gehaltsrelevanten Themen
- Controlling & Liquiditätsplanung
- Unterstützung des Geschäftsführers
Okt. 2022 - Bis heute
2 Jahren 11 MonatenBiebertal, Deutschland
Freelancerin im HR- und Finance- sowie Eventbereich
Selbstständig
- Freelancer im Backoffice / Officemanagement diverse Kunden
- Freelancer als HR Assistenz / Absprachen mit Lohnbüro / Recruiting und Bewerbermanagement
- Freelancer als Finance Assistenz / jegliche Vorbereitung von einfacher Buchhaltung bis hin zu BWA Vorbereitung
- Social Media Betreuung und Konzeptionierung Kinder- & Babyfotografie, Emilia Ott
- Buchhaltung in DatevUnternehmen Online, Lexoffice
- Design & Kreativ Aufträge für Vereine
- Organisation einer internationalen Entomologen Experten Börse
- Konzeption nachhaltiger Kleidertauschevent
- Organisation und Planung Fotoshootings
- Kunden: Dentsu Deutschland GmbH | Arndt Benedikt GmbH | Fotograf & Filmemacher Philipp Reinhard | Entomoligischer Verein Apollo e.V. | Restaurant Who killed the Pig | Kinder & Babyfotografie Emilia Ott | Sängerin Aayana Bato | Schriftstellerin Stephanie Jana | Tennisclub Insel Reichenau e.V. | Blurryface Visuals Foto & Filmproduktion | Sustainable Digital Infrastructure Alliance e.V. | JV Family Holding B.V.
März 2022 - Okt. 2022
8 MonatenGiessen, Deutschland
Event & Projektmanagement
Talking Tables GmbH & Co.KG.
- Aufbau Tagesbar, Restaurant & Eventlocation "Who killed the Pig" / Gießen
- Operatives Mitwirken als Schichtleitung
- Recruiting & Personaleinteilung
- Eventlocation Vermarktung
- Planung und Management von Veranstaltungen
- Projektmanagement Unterstützung PMO “Hofgut Schmitte” Biebertal
- Administrative Prozesse einrichten, verbessern & weiterentwickeln
- Buchhaltung / Datev Duo Unternehmen Online
- Buchhaltungsprozess neu definieren
- Dienstleister administrative Prozesse definieren
- Unterstützung der Geschäftsführer
Juni 2021 - Feb. 2022
9 MonatenStellvertretende Filialleiterin
Wayfair Stores Ltd.
- Führen und Coachen eines vier-köpfigen Backoffice Teams
- Dienstpläne intern & Rezeption / Zuständigkeiten und Aufgabengebiete im Team verteilen / Mitarbeiter & Team Entwicklung
- Mitwirken bei allen Leadership Meetings
- Enge Zusammenarbeit mit den Management
- Eigene Projekte vorantreiben
- Verbesserung von Prozessen beim Einkauf
- Engagement / Employer Branding Veranstaltungen für das ganze Warehouse
- Erarbeiten einer neue Vakanz inkl. Hiring Prozess
- Umbau und Reorganisation der Kantinen
- Weiterentwicklung des Standortes
- Merchandise Shop inklusive "Wayfair-Währung"
- Verbesserung des Onboarding Prozesses für neue Mitarbeiter
- Suche und Onboarding von regionalen Partnern und Lieferanten
Juni 2017 - Mai 2021
4 JahrenOffice Managerin
Namics (Deutschland) GmbH
- Travel Management für 550 Mitarbeiter in DE, CH + SRB
- Bahnfahrten | Flüge | Hotelbuchungen | Gruppenreisen | Konferenztickets
- Postein- und Ausgang
- Bestellung, Einkauf & Verwaltung von Büromaterial, Verbrauchsmaterial für das firmeneigene Bistro, Caterings & Workshops
- Vorbereitende Buchhaltung
- Projektzuordnung, Kontierung, Prüfung auf Richtigkeit, Weiterleitung Buchhaltung
- Prüfung Kreditkarten Abrechnungen
- Barkassen Verwaltung
- Abhebungen bis 1000€, Belegprüfung, Auszahlung an Mitarbeiter
- Schlüsselverwaltung / Zugangsverwaltung
- Transponder Ausgabe & Rücknahme | Übernahme der Schliessanlage auf firmeneigenes System
- Assistenztätigkeiten für das Recruiting Team
- Terminierung von Vorstellungsgesprächen und Planung von Schnuppertagen; Kommunikation mit Bewerbern
- Kontrolle und Unterstützung beim kompletten Onboarding Prozess inkl. Vorbereitung des ersten Arbeitstages inkl. Catering und Abendevent
- Unterstützung des Marketing Teams
- Employer Branding - Mitarbeiter Aktionen organisieren und durchführen
- Kunden Aktionen begleiten und durchführen
- Standort Management, Weiterentwicklung, Kommunikation mit allen Gewerken
- Kommunikation mit Hausverwaltung zu allen relevanten Themen
- Projektassistenz: Aus- und Umbau eines neuen Bistros
- Projektassistenz: Weiterentwicklung Standort; Collaboration Spaces; Desk Policy etc.
- Projektmanagement: Sicherheitskonzept Entwicklung für alle DE Standorte
- Pflege und Erstellung der internen Seiten im Intranet via Confluence / Atlassian
Juni 2015 - Apr. 2016
11 MonatenAssistentin der Geschäftsleitung
Kamax Holding GmbH
- Assistenz des Chief Operating Officer (COO)
- pflegen und managen des Terminkalenders, Eingabe und Vorbereitung diverser JourFixe
- Vorstandssitzungen vorbereiten und planen
- Beiratssitzungen vorbereiten
- Reiseplanung des COO und des kompletten Vorstand
- Erstellung und Pflege diverser Controlling Tabellen + Monatsreports
- Erstellung von Powerpoint Präsentationen
- Bestellung, Einkauf & Verwaltung von Büromaterial
- Unterstützung und Zusammenarbeit mit dem Controlling Team
Sprachen
Deutsch
MutterspracheEnglisch
VerhandlungssicherSpanisch
FortgeschrittenFranzösisch
GrundkenntnisseAusbildung
Okt. 1996 - Juni 1998
Provadis GmbH, ehem. Hoechst AG
Fremdsprachenkorrespondentin · Frankfurt, Deutschland
Friedrich-Feld-Schule
Fach Abitur · Giessen, Deutschland
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