Svenja Klein - Finanzassistentin

Biebertal, Deutschland

Erfahrungen

März 2025 - Bis heute

11 Monaten

Stuttgart, Deutschland

Finanzassistentin

foryouandyourcustomers Stuttgart GmbH

Zuständig für eine GmbH mit drei Standorten
Vorbereitende Buchhaltung in Sevdesk
Rechnungsein- und -ausgang sowie Mahnwesen
Kreditkartenmanagement
Büroorganisation & Assistenz: vorbereitende Lohnbuchhaltung
Eventmanagement: monatliche BWA-Vorbereitung
Jahresabschlüsse vorbereiten
Unterstützung des Lohnbüros
Ansprechpartnerin für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu allen gehaltsrelevanten Themen
Controlling-Tabellen pflegen
Assistenz von drei Geschäftsführern

Dez. 2023 - Feb. 2025

1 Jahr 3 Monaten

Frankfurt, Deutschland

Finanzassistentin

foryouandyourcustomers Frankfurt GmbH

Vorbereitende Buchhaltung in Datev Duo Unternehmen Online
Rechnungsein- und -ausgang sowie Mahnwesen
Kreditkartenmanagement
Monatliche BWA-Vorbereitung
Jahresabschlüsse vorbereiten
Unterstützung des Lohnbüros
Ansprechpartnerin für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu allen gehaltsrelevanten Themen
Controlling & Liquiditätsplanung
Unterstützung des Geschäftsführers

Okt. 2022 - Bis heute

3 Jahren 4 Monaten

Biebertal, Deutschland

Freelancerin im Backoffice / Office Management

Selbstständig | Freelancerin im HR- und Finance- sowie Eventbereich

Freelancerin im Backoffice / Office Management für diverse Kunden
HR-Assistenz: Absprachen mit Lohnbüro, Recruiting und Bewerbermanagement
Finance-Assistenz: Vorbereitung von einfacher Buchhaltung bis BWA
Social-Media-Betreuung und Konzeptionierung Kinder- & Babyfotografie für Emilia Ott
Buchhaltung in Datev Unternehmen Online und Lexoffice
Design- und Kreativaufträge für Vereine
Organisation einer internationalen Entomologen-Expertenbörse
Konzeption nachhaltiger Kleidertauschevents
Organisation und Planung von Fotoshootings

März 2022 - Okt. 2022

8 Monaten

Event- & Projektmanagement

Talking Tables GmbH & Co. KG.

Aufbau Tagesbar, Restaurant & Eventlocation "Who killed the Pig" in Gießen
Operatives Mitwirken als Schichtleitung
Recruiting & Personaleinteilung
Eventlocation-Vermarktung
Planung und Management von Veranstaltungen
Projektmanagement-Unterstützung PMO Hofgut Schmitte in Biebertal
Administrative Prozesse einrichten, verbessern und weiterentwickeln
Buchhaltung in Datev Duo Unternehmen Online

Juni 2021 - Feb. 2022

9 Monaten

Stellvertretende Filialleiterin

Wayfair Stores Ltd.

Führen und Coachen eines vierköpfigen Backoffice-Teams
Dienstpläne intern & Rezeption; Verteilung von Zuständigkeiten und Aufgabengebieten
Mitarbeiter- und Teamentwicklung
Mitwirken bei allen Leadership-Meetings
Enge Zusammenarbeit mit dem Management
Eigene Projekte vorantreiben
Verbesserung von Prozessen im Einkauf
Employer-Branding-Veranstaltungen für das gesamte Lager
Erarbeitung einer neuen Vakanz inkl. Einstellungsprozess
Umbau und Reorganisation der Kantinen
Weiterentwicklung des Standortes
Merchandise-Shop inklusive "Wayfair-Währung"
Verbesserung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter
Suche und Onboarding von regionalen Partnern und Lieferanten

Juni 2017 - Mai 2021

4 Jahren

Office Managerin

Namics (Deutschland) GmbH

Travel Management für 550 Mitarbeiter in DE, CH und SRB (Bahnfahrten, Flüge, Hotelbuchungen, Gruppenreisen, Konferenztickets)
Postein- und -ausgang
Bestellung, Einkauf und Verwaltung von Büromaterial, Verbrauchsmaterial für firmeneigenes Bistro, Caterings und Workshops
Vorbereitende Buchhaltung: Projektzuordnung, Kontierung, Prüfung auf Richtigkeit und Weiterleitung
Prüfung von Kreditkartenabrechnungen
Barkassenverwaltung: Abhebungen bis 1.000 €, Belegprüfung und Auszahlung an Mitarbeiter
Schlüsselverwaltung und Zugangsverwaltung; Transponder-Ausgabe und -Rücknahme; Übernahme der Schließanlage auf firmeneigenes System
Assistenz im Recruiting-Team: Terminierung von Vorstellungsgesprächen, Planung von Schnuppertagen und Kommunikation mit Bewerbern
Kontrolle und Unterstützung beim Onboarding-Prozess inkl. Vorbereitung des ersten Arbeitstages (Catering und Abendevent)
Unterstützung des Marketing-Teams über Social Media Kanäle
Employer Branding: Organisation und Durchführung von Mitarbeiteraktionen; Begleitung von Kundenaktionen
Standortmanagement und Weiterentwicklung; Projektassistenz bei Aus- und Umbau eines neuen Bistros sowie Collaboration Spaces, Desk Policy und Sicherheitskonzept-Entwicklung für alle DE-Standorte
Pflege und Erstellung interner Intranetseiten via Confluence / Atlassian

Juni 2015 - Apr. 2016

11 Monaten

Assistentin der Geschäftsleitung

Kamax Holding GmbH

Assistenz des Chief Operating Officer
Pflege und Management des Terminkalenders; Eingabe und Vorbereitung diverser Jour Fixe
Vorbereitung und Planung von Vorstandssitzungen und Beiratssitzungen
Reiseplanung des COO und des gesamten Vorstands
Erstellung und Pflege diverser Controlling-Tabellen und Monatsreports
Erstellung von PowerPoint-Präsentationen
Bestellung, Einkauf und Verwaltung von Büromaterial
Unterstützung und Zusammenarbeit mit dem Controlling-Team

Fähigkeiten

Berufliche Kompetenzen

Büromanagement & Assistenz
Struktur
Organisation
Priorisierung
Eventmanagement
Leidenschaft
Kreativität
Zeitmanagement
Feel Good Manager
Empathie
Herz
Verstand
Controlling
Tabellen Pflegen

Technische Kompetenzen

Apple / Ios *****
Windows / Microsoft Teams ****
Google G-suite *****
Jira-ticket-system ***
Confluence / Intranet ***
Photoshop ***
Indesign **
Lotus Notes ***
Sap ***
Wordpress ***
Social-media-kanäle ****
Datev Duo Unternehmen Online ***

Soziale Kompetenzen

Planungsstärke
Organisationstalent
Geduld & Empathie
Problemlöser
Stressresistent
Belastbar
Hands-on-mentalität
Dienstleistungsorientierung
Teamfähig
Kommunikationsstärke
Technisch Affin

Sprachen

Deutsch

Muttersprache

Englisch

Verhandlungssicher

Spanisch

Fortgeschritten

Französisch

Grundkenntnisse

Ausbildung

Okt. 1996 - Juni 1998

Provadis GmbH, ehem. Hoechst AG

Fremdsprachenkorrespondentin · Frankfurt, Deutschland

Okt. 1993 - Juni 1995

Friedrich-Feld-Schule

Fachabitur · Giessen, Deutschland

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Wayfair Stores Ltd.

Office Managerin

Namics (Deutschland) GmbH

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Kamax Holding GmbH

Fähigkeiten

Sprachen

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Provadis GmbH, ehem. Hoechst AG

Fremdsprachenkorrespondentin · Frankfurt, Deutschland

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