Sebastian (T.) Hefczyk
Interimsmanager
Experience
Aug 2024 - Present
11 months Hamburg, Germany
Gesamtprojektleiter, Turnaround Manager & Coach
Gesetzliche Krankenkasse
- Übernahme des notleidenden Projekts von interner Projektleitung und erfolgreicher Turnaround Projekt Phase 1 (Cutover von ca 1000 Servern (VMs)/ Standard Desktops, Spezialdesktops)
- Verantwortliche Projektleitung für die erfolgreiche Umstellung Phase 1 (Aufplanung innerhalb kürzester Zeit mit anschließender Umsetzung (sehr erfolgreich mit unauffälligem Ticketaufkommen)
- Stakeholder-Management - Übernahme der direkten (vor Cutover täglichen) Kommunikation mit dem Endkunden von Chief Operation Manager im Format von Jour Fixes im Taskforce Modus. Zügiger Wiederaufbau der zuvor verloren gegangenen Vertrauensbasis und Rückführung der Kundenbeziehung zur optimalen Zufriedenheit
- Taskforce-Modus zur Beseitigung aller bestenden Issues/ showstopper vor Cutover
- Scope-Klärung und Aufsetzung sowie Aufplanung Aktivitäten Phase 2 (z.B. Silo-/ Admin-Server)
- Anschub Phase 2 / Rückgabe des Projekts auf Erfolgsllinie zur Abarbeitung der geklärten Restthemen durch interne Projektleitung/ Linie
- Aufsetzung, Vorbereitung und Durchführung von Steuerkreisen mit V-1 Management zur Abstimmung der Leitplanken
- Moderation von diversen Jour Fixes und operativen Workshops
- Mitwirkung am Lessons Learned mit Endkunden zur Bearbeitung der Unzufriedenheit im Kontext der internen Projektleitung
Jan 2024 - Jul 2024
7 months Poland
Technischer Projektleiter, Turnaround Manager & Coach
International operierender Elektronikhersteller
- Projektmanagement/-leitung
- Übernahme notleidendes Projekt (Zielland Polen) auf kritischem Pfad von interner Projektleitung
- Scrum-Vorgehen: Sprint-Planning, Sprint-Review, Retrospective
- Unterstützung des Product Owners beim Backlog-Refinement sowie bei der Abstimmung der Priorisierung und der Produkt Vision mit dem Business
- Turnaround Management und temporäre Leitung des Projekts
- Feststellung des IST-Standes und der Ursachen-Analyse
- Definition, Abstimmung und Umsetzung der notwendigen Korrekturmaßnahmen hin zum Turn around mit Management IT-/ und Business
- Abstimmung Migrationsvorgehen und übergreifende Projektplanung mit den Systemarchitekten und Abstimmung mit den Verantwortlichen der betroffenen Projekte
- Begleitung der Vorbereitung der Testaktivitäten mit Testmanagement, Teams und Systemarchitekten
- Schaffung Transparenz über Identifikation von projektübergreifenden Projektabhängigkeiten und Abstimmung Korrekturmaßnahmen mit Projektleitern anderer Projekte sowie internen agile Mastern
- Schaffung Transparenz und Stakeholder-Management über zentrales, ungeschöntes Reporting
- Aufsetzung und Umsetzung aktives Risiko-/ und Issue-Management
- Status-Termine mit internationalem Business und IT auf C-Level (inkl. Landesvertretenden Polen)
- Begleitung des Turns mit anschließender Übergabe an (anderen) internen Projektleiter zur Fortführung der regulären Projektarbeit
Jun 2023 - Dec 2023
7 months Germany
Projektleitung, Initiativenaufsetzung und -/Leitung & Coaching
Deutsches Mobilfunkunternehmen
- Leitung Initiative Device Kompatibilität zum Netzstart
- Scope-Definition der notwendigen Maßnahmen in Bezug auf Netzstart
- Herunterbrechen der Anforderungen und Abstimmung der Sprint-Ziele, Prioritäten und Abstimmung Auf C-1 Level, Vorbereitung von Vorstandsentscheidungen
- Ableitung und Abstimmung der Projekt-Deliverables
- Programm-Organisation: Etablierung einer zentralen steuernden Klammer mit definierten Strukturen und Verantwortlichkeiten
- Lenkungsausschuss: Aufsetzung, Durchführung, Moderation an Steering Committee Terminen mit Beteiligung / unter Lead Vorstand, C-1
- Teilnahme und Zulieferung zu Vorstandsterminen
- Schaffung Transparenz und Stakeholder-Management über zentrales, ungeschöntes Reporting
- Zentrale Zusammenführung der definierten Aktivitäten zur Feststellung bzw. Bereitstellung von mitigations/ Handlungsanweisungen wo Verbesserungen nicht (adhoc) möglich sind
- Definition und Etablierung Projektmanagement-Prozesse rund um Planung-/ Controlling-/ Reporting
- Identifikation Auswirkungen auf Prozesslandschaft und Unterstützung bei Überführung in die Linie
Sep 2022 - Jun 2023
10 monthsDeputy Project Lead/PMO/Teilprojektleiter Change Management & Communication
International aufgestellter Hersteller/Innovationsführer IT-Infrastruktur-Engineering
- Definition und Etablierung Projektmanagement-Prozesse rund um Planung-/ Controlling-/ Reporting (SPOC gegenüber Projekt & Portfoliomanagement)
- Projektleiter Stellvertretung
- Verzahnung diverser supplier & Schaffung Projektstrukturen für die Workstreams Celonis Process Analysis, System Analysis und Change & Communication
- Steering Committee mit CIO, Business Leads: Gatekeeping, Moderation und postprocessing der Vorstandsentscheide
- Zieldefinition, scope-Management, Mitgestaltung Leitplanken/ Projektausrichtung
- Aufsetzung stabiler Project Delivery
- Erstellung, Abstimmung und Umsetzung Change Management-/ Kommunikationsplanung, Durchführung diverser Kommunikationen in den diversen Channels des Konzerns in Abstimmung Auftrag CIO oder CIO-Stab
Feb 2021 - Sep 2022
1 year 8 monthsProjektmanagement, Konzeption, Umsetzung, Beratung, PM-Coaching
Führender internationaler Einzelhandelskonzern
- Operative Projektleitung
- Führungskräfte-Entwicklung, Coaching, Training von Lead Developern hin zur neuen Führungsrolle als Teilprojektleiter; Vorleben der Projektleitung Training on the Job
- Vorgehensberatung Gesamtprojektleitung, Projektteams
- Aufsetzung Projektstrukturen, Herstellung Ownership über klare Verantwortlichkeiten
- Abstimmung der Sprint-Ziele; Tracking und Velocitiy auf Basis bestehender Gagets, Burndown-Chart
- Optimierung der Scrum-Vorgehensweise in hybridem Setup
- Sparringspartner für interne agile Coaches in Bezug auf agiles Vorgehen, Tools und Mindset
- Zieldefinition, scope-Management
- Absicherung Lieferfähigkeit, Project Delivery über den Gesamtzeitraum
- Definition und Rollout Risiko-Management
- Mitgestaltung Leitplanken/ Projektausrichtung
- Projektmarketing-/ Kommunikation; Erstellung diverser Highlight-Posts und Erfolgsbotschaften/-artikel
- Planungs-Drill Down/ Roadmap & Detailplanungen für diverse Workstreams und Verzahnung über aktives Abhängigkeitsmanagement
- Aufsetzung und Durchführung von Taskforces zum enabling des Projektfortschritts
- Konsolidierter Projektabschluss-Bericht inklusive Lessons Learned zur Utilisierung in Knowledge Management, erreichter Ziele zur Entlastung der internen (neuen) Teilprojektleitenden
Aug 2020 - Jan 2021
6 months Cologne, Germany
Interim Manager
Mittelständisches IT-Beratungshaus
- Optimierung Unternehmensstrukturen zur Schaffung weiteren Wachstums inkl. Entwicklung einer 3-Jahres-Roadmap
- Strategische Neuausrichtung: Einzel-/ Gruppencoaching der Geschäftsführung
- Herausarbeitung USP
- Definition und Umsetzung, Rollout neuer Produktpalette
- Abstimmung und Definition Maßnahmenplan Business Development
- Coaching des Managements in zentralen Fragen der Geschäftsentwicklung; Vertriebsstrategie
- Anbahnung von Kundenterminen und Online-Begleitung der Termine im Zuge des Einzelcoaching im Hinblick auf Gesprächsführungstechnik (Bedarfsanalyse /-präsentation; Einwandbehandlung, Selbstpräsentation) inkl. Gesprächsprotokoll und Nachbesprechung
Apr 2019 - Jul 2020
1 year 4 monthsScrum Master, Multiprojektmanager
Globaler Versicherungskonzern
- Beratung & Umsetzung Project Approach Reingeneering / Adaptierung agilen Vorgehens an klassisches Umfeld über passgenaues Projektsetup (Scrum-/ Wasserfall)
- Unterstützung des Product Owners beim Backlog-Refinement inkl. Anforderungspriorisierung
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Scrum Ceremonials (Sprint-Planning, Sprint-Review, Sprint Retros)
- Steuerung zu projektierenden Themen (in Scope, Time, Budget)
- Multiprojekt-Management der gesetzten Supplier im Kontext diverser Projektthemen im Bereich Datenbankserver
- Vertretung interner Senior Project Manager
- Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für die Programmleitung
- Integration der diversen internen sowie externen Teams zu schlagkräftiger Einheit => One Team
- Teilnahme/ Moderation von diversen operativen sowie Management Meetings/ Steering Comittee
- Innen-/ Aussenkommunikation
Feb 2019 - Apr 2019
3 months Neckarsulm, Germany
Scrum Master / Agile Coach
Große Retailkette
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Scrum Ceremonials (Sprint-Planning, Sprint-Review, Sprint Retros)
- Scrum of Scrums mit anderen Scrum Master im Kontext Verbesserung der übergreifenden agilen Zusammenarbeit (SAFE)
- Erfassung Verbesserungspotenziale hin zu mehr Agilität in enger Abstimmung und Coaching mit Product Ownern und Teams
Jan 2018 - Feb 2019
1 year 2 months Germany
Gesamtprojektleitung
Mittelständisches Unternehmen Versicherungswirtschaft
Phase 1 (Ende Januar bis Anfang Juni): Implementierungsprojekt Learning Management System (LMS) mit einem im Vorfeld durch den Kunden ausgewählten LMS-Anbieter:
- Festlegung Weichenstellung in Abstimmung mit Projektsponsoren
- Durchführung agilen, iterativ kaskadierenden Projektvorgehens in Anlehnung an Scrum
- Harmonsierung bildungsbereichsbereichsübergreifender Scope auf Highlevel-Anforderung/ story- Ebene
- Mediation und Teambuilding bei unterschiedlichen Zielstellungen
- Projektleitung
- Risikomanagement
- Konzeption, Abstimmung, Umsetzung passgenauen Evaluationsvorgehens geeigneter Tool-Hersteller
- Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung Steuerungsgremientermine
Phase 2 (Juni 2018): Turnaround Management im Kontext notwendig gewordener Trennung vom bisherigen LMS-Anbieter in Folge Kundenwunsches/ Vorstandsentscheids:
- Umsetzung des mit Projektsponsoren umgesetzten Verhandlungsvorgehens
- Evaluation Vorgehensoptionen und Mitarbeit für Entscheidungsunterlage für Gesamtvorstand des Kundenunternehmens
- Steuerung und Durchführung der vollständigen Verhandlungsführung in englischer Sprache zwischen dem Kunden-Management (V-1) und dem internationalem Top Management des LMS-Anbieters Erzielung bestmöglichen Verhandlungsergebnisses in finaler Runde mit Managing Director des LMS-Anbieters (Trennung im gegenseitigen Einvernehmen)
- Begleitung der Entscheidungsfindung bis hin zum strategischen Gesamtvorstandsentscheid zur Trennung vom bisherigen LMS-Anbieter und zur Durchführung einer Anbieter-Evaluation
Phase 3 (Ende Juni 2018 - Februar 2019): Evaluation neuer Tool-Anbieter:
- Gesamtprojektleitung
- Herbeiführung Entscheidungsfindung Evaluationsgegenstand (Auswahl der konkreten Tool-Anbieter) Zentrale Schnittstelle zwischen Kundenunternehmen und den diversen betrachteten LMS-Anbietern
- Konzeption, Abstimmung und Einholung Managementfreigabe eines passgenauen 3-stufigen Evaluationsvorgehens zur Identifikation des bestgeeigneten Tool-Anbieters
- Konzeption, Abstimmung, und Steuerung eines quantitativen Rating-/ und Gewichtungsvorgehens
- Steuerung der Evaluation über 3-Stufen-Fahrplans inkl. diverser Workshops mit den Tool-Anbietern (Erstgespräche, Briefings bis hin zu Usecase-Workshops beim Anbieter und beim Kunden)
- Konzeption, Abstimmung und Steuerung der Finalisierung geeigneter Evaluationswerkzeuge, wie z.B. der Erstellung eines Scoring-Katalogs mit mehr als 200, über die beteiligten Fach-/ IT-Bereiche harmonisierten, High-Level-Anforderungen
- Steuerung der Datenerhebungs-/ Auswertungsphase bis hin zur Kristallisierung konkreter Leistungsprofile zur Anbietereignung im Benchmark gegen Scoring-Katalog
- Vorbereitung und Herbeiführung notwendiger Management Entscheidungen (V-1) zur Verkleinerung des betrachten Anbieter-Pools um nicht geeignete Tool-Anbieter
- Delta-Analyse im Vorfeld einer Vertragsunterzeichnung im Hinblick auf identifizierte Showstopper für Projektfortführung
- Begleitung des Prozesses der Scope-Definition für den finalen Funktionsumfang des Ziel-LMS (über 3 Bildungsbereiche harmonisierte Highlevel-Anforderungen) für ausgewählten Zielanbieter
- Übergabe der Projektaktivitäten an frei gewordenen internen Projektleiter des Kunden für die weitere Aufsetzung und Durchführung des Implementierungsprojekts mit ausgewähltem LMS-Anbieter
Aug 2017 - Dec 2017
5 months Germany
Teilprogrammleiter Qualität
Konzern im Bereich Logistik
- Teilprogrammleitung über 2 strategische Projekte für den Schwerpunkt Qualitätssicherung
- Planung & Steuerung der Programm-Aktivitäten für den Teilaspekt Qualität
- SST zu externen SW-Lieferanten
- Reporting an Gesamtprogrammleitung
- Aufsetzung, Durchführung von Workshops
Oct 2016 - Jul 2017
10 monthsProgramm Management
Versicherung
- Multiprogramm-Management: Steuerung von Projektteams in Kundenprogrammen (Onsite/ Offshore/ Nearshore)
- Disziplinarische Führungsverantwortung (> 200 MA)
- Zentraler Kundenansprechpartner - Leitung Steering Commitee
- Erarbeitung konkreter Lösungsansätze für bestehende Delivery-Programme
- Optimierung von Governance-Prozesse in den laufenden Programmen
- Optimierung des globalen Delivery Prozesses (Offshore/ Nearshore/ Onsite)
- Umstellung zweier Kundenprogramme (je > 100 MA) von Wasserfallvorgehen hin zum agilen Vorgehen (SCRUM)
- Mitarbeit Strategieentwicklung
- Coaching Teams und Einzel
- Begleitung der Überführung der Delivery auf neuen Lieferanten
Aug 2015 - Sep 2016
1 year 2 months Germany
Stellv. Programm Management Office Lead (Workstream IT)
Großbank
- Erstellung Fahrplan zur Ermöglichung einer beschleunigten Aufsetzung der multiplen Entflechtungsprojekte in der Prozess-/ Gremienstruktur des Bankhauses. Vorstellung im Lenkungsgremium sowie Begleitung der Aufsetzungsphase
- Häuserübergreifende (beide Bankhäuser) Blind-Spots-Analyse in Zusammenarbeit mit der Enterprise Architektur über den gesamten Programmscope hinweg zur Aufdeckung möglicherweise noch IT-seitig entflechtungsrelevanter Applikationen sowie der Verifikation, respektive Abstimmung, der verantwortlichen Verortung in den Clustern des Programms. Konzeption des Vorgehens, Herbeiführung Management-Freigabe sowie Durchführung bis hin zur Erklärung des Freeze der Applikationsliste per Managementbeschluss im häuserübergreifenden Lenkungsausschuss
- Unterstützung des Clusters Application Development im Teilbereich Other Applications bei der Aufsetzung von, während der Blind-Spots-Analyse als notwendig identifizierter, zeitkritischer Projektvorhaben in Abstimmung mit Enterprise Architektur und Fachseiten
- Scope-Klärung für das Cluster Production Organization im Bereich ITSM Prozesse für ausgelagerte Services zur bisherigen Muttergesellschaft
- Ansprechpartner für die Kolleg(-inn)en der Project Offices der Entflechtungsprojekte. Teilnahme am bzw. Moderation des wöchentlichen programmübergreifenden PMO Jour Fixes mit den designierten Project Offices
- Abgesandter der Programmleitung in Task Forces zur Behandlung von kritischen Themen, z.B. zur Erreichung zentraler Programmmeilensteine oder auch zur Sicherstellung der Separierung der Datenkommunikation zwischen den beiden Bankhäusern (Abschaltung Safety Net)
- Programm Marketing: Erstellung von Artikeln rund um das Programmvorhaben zur Trennung der IT-Infrastruktur Basic Infrastructure zur Bedienung der Medien unseres Bankhauses. Koordination des inhaltlichen Abstimmungsprozesses zwischen Programm-/ Cluster-/ Projektleitungen sowie den Ansprechpartnern aus der Unternehmenskommunikation bis hin zum Endprodukt
- Single Point of Contact für die Verzahnung der Programmplanung mit dem Release Management
- Unterstützung bei der Organisation, Vorbereitung sowie Nachbereitung des wöchentlichen Statusmeetings im Workstream IT
- Unterstützung im Bereich der Financials. Teilnahme an Abstimmungen mit den Ansprechpartnern der Fachseiten sowie dem PMO Entflechtung des übergreifenden Seperationsprogramms der Mutterbank, insbesondere im Kontext des Clusters Risk, Audit, Compliance, Legal & Finance. Vertretung Cluster Lead im Seperation IT SteeCo der Bankenmutter
- Vertretung des internen PMO-Leiters Programme, z.B. im Urlaubsfall oder anderweitiger Abwesenheit
Feb 2014 - Aug 2015
1 year 7 months Germany
Stellvertretender Projektleiter Elsterlohn II; Management Beratung
Rechenzentrum der Finanzverwaltung
- Operatives Projektmanagement
- Vorbereitung, Teilnahme, Nachbereitung von Lenkungsausschüssen auch behördenübergreifend
- Implementierung rollierendes Planungsvorgehen inlusive der Einführung agiler Vorgehensweise/-mindset
- Setup Kommunikationsstrukturen mit internen und externen Stakeholdern (hausinterne Bereiche, andere Behörden, andere Länder)
- Optimierung Planung, Controlling, Reporting
- Einführung geeigneter Kommunikations-/ und Eskalationswege zu den diversen Behördenleitungen
- Vorbereitung, Teilnahme, Nachbereitung von Status Jour Fixes
- Rollout Risikomanagement im Projekt
- Coaching Teilprojektleiter
Oct 2013 - Feb 2014
5 months Germany
EPIC-Owner Wholesale Rollout/Scrum
Führender Automobilhersteller in Süddeutschland
- IT-Koordination der Requirements-Umsetzung im globalen Länder-Rollout
- Requirements Engineering Scrum - Vorgehen
- Schnittstelle zwischen Fachbereich und beauftragten Entwicklungsfirmen für CMS und SC-Components
Mar 2013 - Sep 2013
7 months Germany
Programmleitung Qualität
Führendes Unternehmen in der Telekommunikation
- Programmleitung Qualität
- Multiprojektmanagement von diversen Teilprojekten, deren Maßnahmen ihrerseits Sub-Projekte zur Folge haben
- Scope-Klärung & Strukturierung der Programm-Inhalte von Konzeption zur Realisierung
- Monitoring des Fortschritts der Programm-Aktivitäten, Ausregelung von Zielkonflikten, Initiierung von Eskalationen
- Etablierung und Sicherstellung eines geschlossenen Planungs-/ Controlling-/ Reporting-Kreislaufs
- Gesamtprojektleiter-Meeting: Vor-/Nachbereitung sowie Moderation
- Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen zur strategischen Ausrichtung des Programms auf Bereichsleiter- und Vorstandseben
- Coaching und Support der kundenseitigen Teilprojektleiter im Hinblick auf PM-Methoden, weiteres Vorgehen
- Lenkungsausschüsse (Ebene Vorstand, Bereichsleiter)
- Definition geeigneter Change Management Maßnahmen sowie Planung der Implementierung eines definierten Mindshifts bei Belegschaft im Konzern
Nov 2012 - Dec 2013
2 months Germany
Projektmanagement
Führendes Unternehmen in der Versicherungsbranche
- Beratung des fachseitigen Gesamtprojektleiters bei der Zielformulierung sowie im Hinblick auf die PM-methodische Vorgehensweise bei der Planung
- Support bei der Durchführung der Projektstrukturierung für das Gesamtprojekts inkl. Aufsetzung des Projektstrukturplans (PSP), Teilprojektschnitts
- Einschätzung Testvorgehen/ Testumfang
- Inhaltliche Verifikation der Teilprojektziele inkl. Betrachtung der projektinternen und /-externen Abhängigkeiten zur Sicherstellung der inhaltlichen Disjunktheit der Arbeitspaketplanung
- Bereitstellung aller phasenrelevanten Deliverables des PIP
- Lenkungsausschüsse (Ebene Vorstand, Bereichsvorstände): Vorbereitung Entscheidungsvorlagen für alle relevanten Bedarfe angefangen bei fachlichen Richtungsentscheidungen bis hin zum Umsetzungsentwurf, Nachbereitung der Gremientermine, Protokollierung, Nachfassen und Tracking der definierten Arbeitsaufträge
- Begleitung des Projekts über den kompletten Genehmigungsprozess inkl. Vorbereitung und Teilnahme an allen diesbzgl. relevanten Gremien
- PMO-Aufbau: Bereitstellung aller relevanten Templates, Verzahnung aller notwendigen projektinternen Abläufe zur Ermöglichung eines geschlossenen Planungs-/ Controlling-/ Reporting-Kreislaufs
- Übergabe des Projekts an den Gesamtprojektleiter zwecks Fortführung der Aktivitäten im Projektregelbetrieb
Apr 2011 - Oct 2012
1 year 7 months Germany
Projektleiter-Stellvertretung, PMO
Führender Versicherungskonzern / internationaler Zweig
- Stellvertretung des IT-Programmleiters im Falle von Abwesenheit (Urlaub, Krankheit etc.)
- Konzeption und Durchführung einer Workshop-Kette der kompletten Projektplanung für das IT-Programm
- Support der Teilprojekte im operativen Geschäft - Abnahmebegleitung wesentlicher Dokumentation (General Design, Fachkonzepte, Detailed Design)
- Support des IT-Projektleiters bei der Vorbereitung von Lenkungsausschuss-Entscheidungen (Vorstand, internationales Programm-Management etc.)
- Beratung rund um PLanungsthemen für das Gesamtprogramm
- Leitung Task Force Master Data Push: Bereinigung der Stammdaten-Differenzen zwischen dem lokalen Mapping und der zentralen Lösung, Follow up von Defects (HPQC) und CRs (Clearquest) über Daily Status Call und singulär aufgesetzte konzertierte Aktionen
- Budget, Risk, Projektplan-Controlling (Tracking der Aufwände, Change Requests), Aufbereitung für Lenkungsausschüsse, Bereitstellung von Buchungspunkten, Bereitstellung Buchungsstrukturen in den Tools SAP-PS und OPX2
- Reporting: Bedienung der Informationsbedarfe unterschiedlicher Adressatenkreise (Top-Middle-Management Fach-/ & IT-Seiten) über alle Berichtsebenen hinweg (national/ international)
- Gatekeeping Status Runde: Vorbereitung/ Moderation/ Nachbereitung der Programm-Statusrunden mit IT-Projektleitern der Programm-Projekte
- Innen-/ Außenkommunikation für das Gesamtprogramm (Intranet, IT Newsletter, Events)
- Testmanagement/ Defect Management: Teilnahme an internationalen Daily-Teststatus-Calls zur Identifikation und Priorisierung der wesentlichen Abweichungen, Priorisierung der Testfälle in Absprache mit dem Team
Dec 2008 - Mar 2011
2 years 4 monthsProgram Management Office, Projektleiter-Coaching
Führendes Unternehmen in der Mobilfunkbranche
- Interimsprojektleitung Rollout & Retirement
- Konzeption & Project Setup
- Gatekeeping Steering Boards: Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung der Projektlenkungsausschüsse mit TOP-/ & Middle-Management
- Agenda-Setting (Härtung bzw. Ausarbeitung der Themen/ Entscheidungsbedarfe)
- Sondierungsgespräche/ Konsensherbeiführung mit fach-/ IT-seitigem Management
Operatives Programm-Management:
- Programmseitige Intensiv Betreuung verschiedener Projekte - Support im Hinblick auf Eskalationen (Budget, Timeline)
- Erstellung von Projektmanagement-Tools
- Durchführung/ Moderation von Workshops
Single point of contact Berichtswesen:
- Bedienung der Informationsbedarfe unterschiedlicher Adressatenkreise (Top-Middle-Management Fach-/ & IT-Seiten) über alle Berichtsebenen hinweg (national/ international)
- Identifikation & maßgebliches Treiben signifikanter Change Requests nach Einführung des strategischen Kernprojektmanagement-Tools TOP-S im Konzern gegenüber Hersteller & Gestaltung des Umzugs des Gesamtprogramms in das Tool
- Risk-Monitoring: Aufsetzung eines Riskreportings-/ monitorings für das Programm
Gatekeeping Status Runde:
- Vorbereitung/ Moderation/ Nachbereitung der Programm-Statusrunden mit IT-Projektleitern der diversen Programm-Projekte
Innen-/ Außenkommunikation für das Gesamtprogramm:
- Aufbau und Koordination der vollständigen Programm-Innen-/ und Außenkommunikation (Intranet
Summary
Herr Hefczyk ist ein äußerst fähiger Senior Projekt Manager, der mit ausgeprägter Eigeninitiative als zentraler Ansprechpartner für die „Project Delivery" eine Vielzahl komplexer Projektvorhaben erfolgreich zum Abschluss gebracht hat. Dabei überzeugte er mit seiner ausgeprägten Planungsstärke und seinem bemerkenswerten Organisationsgeschick.
Aufgrund seiner außerordentlich schnellen Auffassungsgabe überblickte Herr Hefczyk neue Gegebenheiten sofort und passte sich diesen absolut flexibel und zielgerichtet an. In seiner Schnittstellenfunktion sorgte er für einen steten Kommunikationsfluss zwischen den verschiedenen Parteien innerhalb und außerhalb des Programms. Dazu gehörten internationale Organisationseinheiten der Zurich Gruppe als auch die beteiligten Supplier DXC und Cap Gemini. Er stellte durchgehend eine umfassende Transparenz über den Fortschritt der durch ihn verantworteten Projekte sicher. Besonders hervorzuheben ist sein souveränes Stakeholder Management, welches er vielfach - auch in kritischen Situationen - eindrucksvoll demonstrierte.
Gemäß der einhelligen Einschätzung der Teams auf operativer Ebene sowie der diversen beteiligten Management-Vertreter auf Seiten der Zurich Gruppe und auf Seiten der Supplier-Unternehmen, gelang es Herrn Hefczyk, trotz ambitionierter Zeitpläne und Taskforces, den Spirit von „One-Team" über alle Mitwirkenden hinweg herzustellen und durchgehend aufrechtzuerhalten.
Zudem verfügt er über eine ausgeprägte Fähigkeit zu ergebnisorientiertem Arbeiten, einen geschärften Blick Risiken zeitnah aufzudecken, notwendige Maßnahmen zu identifizieren, mit dem Management abzustimmen und anschließend mit hoher Motivation bis zur erfolgreichen Umsetzung voranzutreiben.
Languages
German
Native
Polish
Native
English
Advanced
French
Elementary
Education
Oct 1993 - Jun 1997
Universität
Kommunikationsforschung · Germany
Certifications & licenses
Adonis-zertifiziert
Certified Scrum Master
Certified Spice Assessor
ISTQB
SQS-Basisausbildung Software Test
SQS-Professionell zertifiziert
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