Sebastian Hefczyk - Gesamtprojektleiter; Turnaround Manager & Coach

Bornheim, Germany

Experience

Aug 2024 - Present

11 months

Hamburg, Germany

Gesamtprojektleiter; Turnaround Manager & Coach

Gesetzliche Krankenkasse

Übernahme des notleidenden Projekts von interner Projektleitung und erfolgreicher Turnaround Projekt Phase 1 (Cutover von ca 1000 Servern (VMs)/ Standard Desktops, Spezialdesktops)
Verantwortliche Projektleitung für die erfolgreiche Umstellung Phase 1 (Aufplanung innerhalb kürzester Zeit mit anschließender Umsetzung (sehr erfolgreich mit unauffälligem Ticketaufkommen)
Stakeholder-Management - Übernahme der direkten (vor Cutover täglichen) Kommunikation mit dem Endkunden von Chief Operation Manager im Format von Jour Fixes im Taskforce Modus. Zügiger Wiederaufbau der zuvor verloren gegangenen Vertrauensbasis und Rückführung der Kundenbeziehung zur optimalen Zufriedenheit
Taskforce-Modus zur Beseitigung aller bestenden Issues/ showstopper vor Cutover
Scope-Klärung und Aufsetzung sowie Aufplanung Aktivitäten Phase 2 (z.B. Silo-/ Admin-Server)
Anschub Phase 2 / Rückgabe des Projekts auf Erfolgsllinie zur Abarbeitung der geklärten Restthemen durch interne Projektleitung/ Linie
Aufsetzung, Vorbereitung und Durchführung von Steuerkreisen mit V-1 Management zur Abstimmung der Leitplanken
Moderation von diversen Jour Fixes und operativen Workshops
Mitwirkung am Lessons Learned mit Endkunden zur Bearbeitung der Unzufriedenheit im Kontext der internen Projektleitung (Zeit vor meinem Einsatzstart! Mit meiner Arbeit äusserst zufrieden)
Tools: Atlassian Suite (Confluence/ JIRA), MIRO, Sharepoint; MS Office (Powerpoint, Excel, MS Project)

Jan 2024 - Jul 2024

7 months

Germany

Technischer Projektleiter; Turnaround Manager & Coach

International operierender Elektronikhersteller

Projektmanagement/-leitung
Übernahme notleidendes Projekt (Zielland Polen) auf kritischem Pfad von interner Projektleitung
Scrum-Vorgehen: Sprint-Planning; Sprint-Review; Retrospective
Unterstützung des Product Owners beim Backlog-Refinement sowie bei der Abstimmung der Priorisierung und der Produkt Vision mit dem Business
Turnaround Management und temporäre Leitung des Projekts
Feststellung des IST-Standes und der Ursachen-Analyse
Definition, Abstimmung und Umsetzung der notwendigen Korrekturmaßnahmen hin zum Turn around mit Management IT-/ und Business (z.B. Scope-Freeze, Priorisierung gegenüber anderen Vorhaben, Identifikation und Begegnung von Ressourcen-issues, Umsetzung stringenter Planung inkl. Abhängigkeiten, …)
Abstimmung Migrationsvorgehen und übergreifende Projektplanung mit den Systemarchitekten und Abstimmung mit den Verantwortlichen der betroffenen Projekte
Begleitung der Vorbereitung der Testaktivitäten mit Testmanagement, Teams und Systemarchitekten
Schaffung Transparenz über Identifikation von projektübergreifenden Projektabhängigkeiten und Abstimmung Korrekturmaßnahmen mit Projektleitern anderer Projekte sowie internen agile Mastern
Schaffung Transparenz und Stakeholder-Management über zentrales, ungeschöntes Reporting
Aufsetzung und Umsetzung aktives Risiko-/ und Issue-Management
Status-Termine mit internationalem Business und IT auf C-Level (inkl. Landesvertretenden Polen)
Begleitung des Turns mit anschließender Übergabe an (anderen) internen Projektleiter zur Fortführung der regulären Projektarbeit
Tools: Atlassian Suite (Confluence/ JIRA), MIRO, Sharepoint; MS Office (Powerpoint, Excel, MS Project)

Jun 2023 - Dec 2023

7 months

Germany

Projektleitung/ Initiativenaufsetzung und -/Leitung & Coaching

Deutsches Mobilfunkunternehmen

Leitung „Initative Device Kompatibilität“ zum Netzstart
Scope-Definition der notwendigen Maßnahmen in Bezug auf Netzstart
Herunterbrechen der Anforderungen und Abstimmung der Sprint- Ziele, Prioritäten und Abstimmung Auf C-1 Level, Vorbereitung von Vorstandsentscheidungen
Ableitung und Abstimmung der Projekt-Deliverables
Programm-Organisation: Etablierung einer zentralen steuernden Klammer mit definierten Strukturen und Verantwortlichkeiten
Lenkungsausschuss: Aufsetzung, Durchführung, Moderation an Steering Committee Terminen mit Beteiligung / unter Lead Vorstand, C-1
Teilnahme und Zulieferung zu Vorstandsterminen
Schaffung Transparenz und Stakeholder-Management über zentrales, ungeschöntes Reporting
Zentrale Zusammenführung der definierten Aktivitäten zur Feststellung bzw. Bereitstellung von mitigations/ „Handlungsanweisungen“ wo Verbesserungen nicht (adhoc) möglich sind
Definition und Etablierung Projektmanagement-Prozesse rund um Planung-/ Controlling-/ Reporting
Identifikation Auswirkungen auf Prozesslandschaft und Unterstützung bei Überführung in die Linie.
Tools: Atlassian Suite (Confluence/ JIRA), MIRO, Sharepoint; MS Office (Powerpoint, Excel, MS Project)

Sep 2022 - Jun 2023

10 months

Germany

Deputy Project Lead/ PMO/ Teilprojektleiter ”Change Management & Communication”

International aufgestellter Hersteller/ Innovationsführer IT-Infrastruktur-/ Engineering

Definition und Etablierung Projektmanagement-Prozesse rund um Planung-/ Controlling-/ Reporting (SPOC gegenüber Projekt & Portfoliomanagement)
Projektleiter Stellvertretung
Verzahnung diverser supplier & Schaffung Projektstrukturen für die Workstreams „Celonis Process Analysis“, „System Analysis“ und „Change & Communication“
Steering Committee mit CIO, Business Leads: Gatekeeping, Moderation und postprocessing der Vorstandsentscheide
Zieldefinition, scope-Management, Mitgestaltung Leitplanken/ Projektausrichtung
Aufsetzung stabiler Project Delivery
Erstellung, Abstimmung und Umsetzung Change Management-/ Kommunikationsplanung, Durchführung diverser Kommunikationen in den diversen Channels des Konzerns in Abstimmung Auftrag CIO oder CIO-Stab (Intranet-Seite; Artikel; E-Mail- Flächenkommunikation, …)
Tools: Atlassian Suite (Confluence/ JIRA), MIRO, Sharepoint; MS Office (Powerpoint, Excel, MS Project); Celonis Process Analysis

Feb 2021 - Sep 2022

1 year 8 months

Germany

Projektmanagement, /-konzeption, /-umsetzung /-beratung, PM-Coaching

Führender internationaler Einzelhandelskonzern

Operative Projektleitung
Führungskräfte-Entwicklung, Coaching, Training von Lead Developern hin zur neuen Führungsrolle als Teilprojektleiter; Vorleben der Projektleitung "Training on the Job"
Vorgehensberatung Gesamtprojektleitung, Projektteams
Aufsetzung Projektstrukturen, Herstellung Ownership über klare Verantwortlichkeiten
Abstimmung der Sprint-Ziele; Tracking und Velocitiy auf Basis bestehender Gagets, Burndown-Chart
Optimierung der Scrum-Vorgehensweise in hybridem Setup
Sparringspartner für interne agile Coaches in Bezug auf agiles Vorgehen, Tools und Mindset
Zieldefinition, scope-Management
Absicherung Lieferfähigkeit, Project Delivery über den Gesamtzeitraum
Definition und Rollout Risiko-Management
Mitgestaltung Leitplanken/ Projektausrichtung
Projektmarketing-/ Kommunikation; Erstellung diverser „Highlight“- Posts und Erfolgsbotschaften/-artikel
Planungs-Drill Down/ Roadmap & Detailplanungen für diverse Workstreams und Verzahnung über aktives Abhängigkeitsmanagement
Aufsetzung und Durchführung von Taskforces zum enabling des Projektfortschritts
Konsolidierter Projektabschluss-Bericht inklusive Lessons Learned zur Utilisierung in Knowledge Management, erreichter Ziele zur Entlastung der internen (neuen) Teilprojektleitenden
Tools: Atlassian Suite (Confluence/ JIRA), MIRO, Sharepoint; MS Office (Powerpoint, Excel, MS Project); MS Azure DevOps

Aug 2020 - Jan 2021

6 months

Cologne, Germany

Interim Manager

Mittelständisches IT-Beratungshaus

Optimierung Unternehmensstrukturen zur Schaffung weiteren Wachstums inkl. Entwicklung einer 3-Jahres-Roadmap
Strategische Neuausrichtung: Einzel-/ Gruppencoaching der Geschäftsführung
Herausarbeitung USP
Definition und Umsetzung, Rollout neuer Produktpalette
Abstimmung und Definition Maßnahmenplan "Business Development"
Coaching des Managements in zentralen Fragen der Geschäftsentwicklung; Vertriebsstrategie
Anbahnung von Kundenterminen und Online-Begleitung der Termine im Zuge des Einzelcoaching im Hinblick auf Gesprächsführungstechnik (Bedarfsanalyse /-präsentation; Einwandbehandlung, Selbstpräsentation) inkl. Gesprächsprotokoll und Nachbesprechung
Tools: Atlassian Suite (Confluence/ JIRA), MIRO, Sharepoint; MS Office (Powerpoint, Excel), Hubspot
Kenntnisse: Interims Management, Business Development, Management-Coaching

Apr 2019 - Jul 2020

1 year 4 months

Scrum Master, Multiprojektmanager, Umstrukturierung Supplier Steuerung im Infrastrukturbereich

Globaler Versicherungskonzern

Beratung & Umsetzung Project Approach Reingeneering / Adaptierung agilen Vorgehens an klassisches Umfeld über passgenaues Projektsetup (Scrum-/ Wasserfall)
Unterstützung des Product Owners beim Backlog-Refinement inkl. Anforderungspriorisierung
Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Scrum Ceremonials (Sprint-Planning, Sprint-Review, Sprint Retros)
Steuerung zu projektierenden Themen (in Scope, Time, Budget)
Multiprojekt-Management der gesetzten Supplier im Kontext diverser Projektthemen im Bereich Datenbankserver
Vertretung interner Senior Project Manager
Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für die Programmleitung
Integration der diversen internen sowie externen Teams zu schlagkräftiger Einheit => „One Team“
Teilnahme/ Moderation von diversen operativen sowie Management Meetings/ Steering Comittee
Kenntnisse: certified scrum master, Innen-/Aussenkommunikation, PRINCE 2
Eingesetzte Produkte: Guidewire, Atlassian Suite (Confluence/ JIRA), MIRO, MS Office (Powerpoint, Excel)

Feb 2019 - Apr 2019

3 months

Neckarsulm, Germany

Scrum Master / Agile Coach

Große Retailkette

Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Scrum Ceremonials (Sprint-Planning, Sprint-Review, Sprint Retros)
Scrum of Scrums mit anderen Scrum Master im Kontext Verbesserung der übergreifenden agilen Zusammenarbeit (SAFE)
Erfassung Verbesserungspotenziale hin zu mehr Agilität in enger Abstimmung und Coaching mit Product Ownern und Teams

Jan 2018 - Feb 2019

1 year 2 months

Germany

Gesamtprojektleitung

Mittelständisches Unternehmen Versicherungswirtschaft

Phase 1 (Ende Januar bis Anfang Juni): Implementierungsprojekt Learning Management System (LMS) mit einem im Vorfeld durch den Kunden ausgewählten LMS-Anbieter:
Festlegung Weichenstellung in Abstimmung mit Projektsponsoren
Durchführung agilen, iterativ kaskadierenden Projektvorgehens in Anlehnung an Scrum
Harmonsierung bildungsbereichsbereichsübergreifender Scope auf Highlevel-Anforderung/ story- Ebene
Mediation und Teambuilding bei unterschiedlichen Zielstellungen
Projektleitung
Risikomanagement
Konzeption, Abstimmung, Umsetzung passgenauen Evaluationsvorgehens geeigneter Tool-Hersteller
Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung Steuerungsgremientermine
Phase 2 (Juni 2018): Turnaround Management im Kontext notwendig gewordener Trennung vom bisherigen LMS-Anbieter in Folge Kundenwunsches/ Vorstandsentscheids:
Umsetzung des mit Projektsponsoren umgesetzten Verhandlungsvorgehens
Evaluation Vorgehensoptionen und Mitarbeit für Entscheidungsunterlage für Gesamtvorstand des Kundenunternehmens.
Steuerung und Durchführung der vollständigen Verhandlungsführung in englischer Sprache zwischen dem Kunden-Management (V-1) und dem internationalem Top Management des LMS-Anbieters Erzielung bestmöglichen Verhandlungsergebnisses in finaler Runde mit Managing Director des LMS-Anbieters (Trennung im gegenseitigen Einvernehmen)
Begleitung der Entscheidungsfindung bis hin zum strategischen Gesamtvorstandsentscheid zur Trennung vom bisherigen LMS-Anbieter und zur Durchführung einer Anbieter-Evaluation
Phase 3 (Ende Juni 2018 - Februar 2019): Evaluation neuer Tool-Anbieter:
Gesamtprojektleitung
Herbeiführung Entscheidungsfindung Evaluationsgegenstand (Auswahl der konkreten Tool-Anbieter) Zentrale Schnittstelle zwischen Kundenunternehmen und den diversen betrachteten LMS-Anbietern
Konzeption, Abstimmung und Einholung Managementfreigabe eines passgenauen 3-stufigen Evaluationsvorgehens zur Identifikation des bestgeeigneten Tool-Anbieters
Konzeption, Abstimmung, und Steuerung eines quantitativen Rating-/ und Gewichtungsvorgehens
Steuerung der Evaluation über 3-Stufen-Fahrplans inkl. diverser Workshops mit den Tool-Anbietern (Erstgespräche, Briefings bis hin zu Usecase-Workshops beim Anbieter und beim Kunden)
Konzeption, Abstimmung und Steuerung der Finalisierung geeigneter Evaluationswerkzeuge, wie z.B. der Erstellung eines "Scoring-Katalogs" mit mehr als 200, über die beteiligten Fach-/ IT-Bereiche harmonisierten, High-Level-Anforderungen
Steuerung der Datenerhebungs-/ Auswertungsphase bis hin zur Kristallisierung konkreter Leistungsprofile zur Anbietereignung im Benchmark gegen Scoring-Katalog
Vorbereitung und Herbeiführung notwendiger Management Entscheidungen (V-1) zur Verkleinerung des betrachten Anbieter-Pools um nicht geeignete Tool-Anbieter
Delta-Analyse im Vorfeld einer Vertragsunterzeichnung im Hinblick auf identifizierte Showstopper für Projektfortführung
Begleitung des Prozesses der Scope-Definition für den finalen Funktionsumfang des Ziel-LMS (über 3 Bildungsbereiche harmonisierte Highlevel-Anforderungen) für ausgewählten Zielanbieter
Übergabe der Projektaktivitäten an frei gewordenen internen Projektleiter des Kunden für die weitere Aufsetzung und Durchführung des Implementierungsprojekts mit ausgewähltem LMS-Anbieter
Kenntnisse: Atlassian Confluence, Ubuntu, Diverse Learning Management Systeme inkl. Opensource

Aug 2017 - Dec 2017

5 months

Germany

Teilprogrammleiter Qualität

Konzern im Bereich Logistik

Teilprogrammleitung über 2 strategische Projekte für den Schwerpunkt "Qualitätssicherung"
Planung & Steuerung der Programm-Aktivitäten für den Teilaspekt Qualität
SST zu externen SW-Lieferanten
Reporting an Gesamtprogrammleitung
Aufsetzung, Durchführung von Workshops

Oct 2016 - Jul 2017

10 months

Germany

On-site

Programm Management

Versicherung

Multiprogramm-Management: Steuerung von Projektteams in Kundenprogrammen (Onsite/ Offshore/ Nearshore)
Disziplinarische Führungsverantwortung (> 200 MA)
Zentraler Kundenansprechpartner - Leitung Steering Commitee
Erarbeitung konkreter Lösungsansätze für bestehende Delivery-Programme
Optimierung von Governance-Prozesse in den laufenden Programmen
Optimierung des globalen Delivery Prozesses (Offshore/ Nearshore/ Onsite)
Umstellung zweier Kundenprogramme (je > 100 MA) von Wasserfallvorgehen hin zum agilen Vorgehen (SCRUM)
Mitarbeit Strategieentwicklung
Coaching Teams und Einzel
Begleitung der Überführung der Delivery auf neuen Lieferanten

Aug 2015 - Sep 2016

1 year 2 months

Germany

Stellv. Programm Management Office Lead (Workstream IT)

Großbank(en)

Erstellung Fahrplan zur Ermöglichung einer beschleunigten Aufsetzung der multiplen Entflechtungsprojekte in der Prozess-/ Gremienstruktur des Bankhauses. Vorstellung im Lenkungsgremium sowie Begleitung der Aufsetzungsphase.
Häuserübergreifende (beide Bankhäuser) „Blind-Spots-Analyse“ in Zusammenarbeit mit der Enterprise Architektur über den gesamten Programmscope hinweg zur Aufdeckung möglicherweise noch IT-seitig entflechtungsrelevanter Applikationen sowie der Verifikation, respektive Abstimmung, der verantwortlichen Verortung in den Clustern des Programms. Konzeption des Vorgehens, Herbeiführung Management-Freigabe sowie Durchführung bis hin zur Erklärung des „Freeze“ der Applikationsliste per Managementbeschluss im häuserübergreifenden Lenkungsausschuss.
Unterstützung des Clusters „Application Development“ im Teilbereich „Other Applications“ bei der Aufsetzung von, während der „Blind-Spots-Analyse“ als notwendig identifizierter, zeitkritischer Projektvorhaben in Abstimmung mit Enterprise Architektur und Fachseiten.
Scope-Klärung für das Cluster „Production Organization“ im Bereich „ITSM Prozesse für ausgelagerte Services zur bisherigen Muttergesellschaft“
Ansprechpartner für die Kolleg(-inn)en der Project Offices der Entflechtungsprojekte. Teilnahme am bzw. Moderation des wöchentlichen programmübergreifenden PMO Jour Fixes mit den designierten Project Offices.
Abgesandter der Programmleitung in Task Forces zur Behandlung von kritischen Themen, z.B. zur Erreichung zentraler Programmmeilensteine oder auch zur Sicherstellung der Separierung der Datenkommunikation zwischen den beiden Bankhäusern (Abschaltung „Safety Net“)
Programm Marketing: Erstellung von Artikeln rund um das Programmvorhaben zur Trennung der IT-Infrastruktur „Basic Infrastructure“ zur Bedienung der Medien unseres Bankhauses. Koordination des inhaltlichen Abstimmungsprozesses zwischen Programm-/ Cluster-/ Projektleitungen sowie den Ansprechpartnern aus der Unternehmenskommunikation bis hin zum Endprodukt.
Single Point of Contact für die Verzahnung der Programmplanung mit dem Release Management.
Unterstützung bei der Organisation, Vorbereitung sowie Nachbereitung des wöchentlichen Statusmeetings im Workstream „IT“.
Unterstützung im Bereich der Financials. Teilnahme an Abstimmungen mit den Ansprechpartnern der Fachseiten sowie dem PMO Entflechtung des übergreifenden Seperationsprogramms der Mutterbank, insbesondere im Kontext des Clusters „Risk, Audit, Compliance, Legal & Finance“. Vertretung Cluster Lead im Seperation IT SteeCo der Bankenmutter.
Vertretung des internen PMO-Leiters „Programme“, z.B. im Urlaubsfall oder anderweitiger Abwesenheit
Eingesetzte Produkte: Clarity, MS Office 2013, Clarity, SAP, MS Office

Feb 2014 - Aug 2015

1 year 7 months

Germany

Stellvertretender Projektleiter Elsterlohn II; Management Beratung

Rechenzentrum der Finanzverwaltung

Operatives Projektmanagement
Vorbereitung, Teilnahme, Nachbereitung von Lenkungsausschüssen auch behördenübergreifend
Implementierung rollierendes Planungsvorgehen inlusive der Einführung agiler Vorgehensweise/-mindset
Setup Kommunikationsstrukturen mit internen und externen Stakeholdern (hausinterne Bereiche, andere Behörden, andere Länder)
Optimierung Planung, Controlling, Reporting
Einführung geeigneter Kommunikations-/ und Eskalationswege zu den diversen Behördenleitungen
Vorbereitung, Teilnahme, Nachbereitung von Status Jour Fixes
Kenntnisse: agiles Projektmanagement, Scrum, Grossprojekt, KONSENS, Risikomanagement, ELSTAM
Rollout Risikomanagement
Coaching Teilprojektleiter
Eingesetzte Produkte: Atlassian Confluence, Atlassian JIRA, Microsoft Sharepoint, MS Office

Oct 2013 - Feb 2014

5 months

Germany

EPIC-Owner Wholesale Rollout/ Scrum

Führender Automobilhersteller in Süddeutschland

IT-Koordination der Requirements-Umsetzung im globalen Länder-Rollout
Requirements Engineering Scrum - Vorgehen
Schnittstelle zwischen Fachbereich und beauftragten Entwicklungsfirmen für CMS und SC-Components
Eingesetzte Produkte: MS Office, Confluence, JIRA

Mar 2013 - Sep 2013

7 months

Programmleitung „Qualität“

Führendes Unternehmen in der Telekommunikation

Leitung eines konzernweiten Programms zur Optimierung der Kundenprozesse in den Geschäftssegmenten DSL und Mobile sowie querschnittlichen Themen wie „Quality Assurance“, „Kundenkommunikation“ und „Change Management“.
Multiprojektmanagement von diversen Teilprojekten, deren Maßnahmen ihrerseits Sub-Projekte zur Folge haben.
Scope-Klärung & Strukturierung der Programm-Inhalte von Konzeption zur Realisierung.
Monitoring des Fortschritts der Programm-Aktivitäten, Ausregelung von Zielkonflikten, Initiierung von Eskalationen.
Etablierung und Sicherstellung eines geschlossenen Planungs-/ Controlling-/ Reporting-Kreislaufs
Gesamtprojektleiter-Meeting: Vor-/Nachbereitung sowie Moderation
Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen zur strategischen Ausrichtung des Programms auf Bereichsleiter- und Vorstandseben
Coaching und Support der kundenseitigen Teilprojektleiter im Hinblick auf PM-Methoden, weiteres Vorgehen
Lenkungsausschüsse (Ebene Vorstand, Bereichsleiter)
Definition geeigneter Change Management Maßnahmen sowie Planung der Implementierung eines definierten „Mindshifts“ bei Belegschaft im Konzern
Eingesetzte Produkte: MS Office

Nov 2012 - Dec 2013

2 months

Berater für Projektaufsetzung / Business Analyst

Führendes Unternehmen in der Versicherungsbranche

Fokus Projektaufsetzung des Gesamtprojektes, Begleitung der Projektplanung in der Phase der Projektklärung, Zieldefinition, Umsetzungsplanung im Rahmen des PIP (Projekt Initiierungs Prozess).
Beratung des fachseitigen Gesamtprojektleiters bei der Zielformulierung sowie im Hinblick auf die PM-methodische Vorgehensweise bei der Planung.
Support bei der Durchführung der Projektstrukturierung für das Gesamtprojekts inkl. Aufsetzung des Projektstrukturplans (PSP), Teilprojektschnitts
Einschätzung Testvorgehen/ Testumfang
Inhaltliche Verifikation der Teilprojektziele inkl. Betrachtung der projektinternen und /-externen Abhängigkeiten zur Sicherstellung der inhaltlichen Disjunktheit der Arbeitspaketplanung
Bereitstellung aller phasenrelevanten Deliverables des PIP, wie Projektsteckbrief, Kapazitätsplanung (inkl. Aufdeckung und Ausregelung von Ressourcenlücken), Timeline sowie der budgetären Aufwandsseite (Cash-Kosten, BAU-Aufwände, Folgekosten im Konzern-PM-Tool OPX2 (Planisware), Einholung von Stellungnahmen, z.B. zu IT-Security, IFC, BCM, …
Lenkungsausschüsse (Ebene Vorstand, Bereichsvorstände): Vorbereitung Entscheidungsvorlagen für alle relevanten Bedarfe angefangen bei fachlichen Richtungsentscheidungen bis hin zum Umsetzungsentwurf, Nachbereitung der Gremientermine, Protokollierung, Nachfassen und Tracking der definierten Arbeitsaufträge
Begleitung des Projekts über den kompletten Genehmigungsprozess inkl. Vorbereitung und Teilnahme an allen diesbzgl. relevanten Gremien, wie des Risiko Assessments (internes Audit zur Nutzen-/ Risikoeinstufung), Project Board (Feststellung IT-Machbarkeit), PMR (finales Absegnungsgremium)
PMO-Aufbau: Bereitstellung aller relevanten Templates, Verzahnung aller notwendigen projektinternen Abläufe zur Ermöglichung eines geschlossenen Planungs-/ Controlling-/ Reporting-Kreislaufs
Übergabe des Projekts an den Gesamtprojektleiter zwecks Fortführung der Aktivitäten im Projektregelbetrieb
Business Analyst

Apr 2011 - Oct 2012

1 year 7 months

Program Management Office (PMO), Projektleiter-Stellvertretung, Innen-/ Aussenkommunikation, Master-Data-Push Lead, Business

Führender Versicherungskonzern / internationaler Zweig

Stellvertretung des IT-Programmleiters im Falle von Abwesenheit (Urlaub, Krankheit etc.)
Konzeption und Durchführung einer Workshop-Kette der kompletten Projektplanung für das IT-Programm
Support der Teilprojekte im operativen Geschäft - Abnahmebegleitung wesentlicher Dokumentation (General Design, Fachkonzepte, Detailed Design)
Support des IT-Projektleiters bei der Vorbereitung von Lenkungsausschuss-Entscheidungen (Vorstand, internationales Programm-Management etc.)
Beratung rund um PLanungsthemen für das Gesamtprogramm
Leitung Task Force "Master Data Push": Bereinigung der Stammdaten-Differenzen zwischen dem lokalen Mapping und der zentralen Lösung, Follow up von Defects (HPQC) und CRs (Clearquest) über Daily Status Call und singulär aufgesetzte konzertierte Aktionen (z.B. "Push Days")
Budget, Risk, Projektplan-Controlling (Tracking der Aufwände, Change Requests), Aufbereitung für Lenkungsausschüsse, Bereitstellung von Buchungspunkten, Bereitstellung Buchungsstrukturen in den Tools SAP-PS und OPX2
Reporting: Bedienung der Informationsbedarfe unterschiedlicher Adressatenkreise (Top-Middle-Management Fach-/ & IT-Seiten) über alle Berichtsebenen hinweg (national/ international)
Gatekeeping „Status Runde“: Vorbereitung/ Moderation/ Nachbereitung der Programm-Statusrunden mit IT-Projektleitern der Programm-Projekte
Innen-/ Außenkommunikation für das Gesamtprogramm (Intranet, IT Newsletter, Events)
Testmanagement/ Defect Management: Teilnahme an internationalen Daily-Teststatus-Calls zur Identifikation und Priorisierung der wesentlichen Abweichungen, Priorisierung der Testfälle in Absprache mit dem Team.
Business Analyst
Eingesetzte Produkte: OPX2, Sharepoint, Clearquest, HPQC, SAP CO, SAP FI, SAP-PS, MS Office

Dec 2008 - Mar 2011

2 years 4 months

Program Management Office(PMO), Projektleiter-Coaching, Innen-/ Aussenkommunikation

Führendes Unternehmen in der Mobilfunkbranche

Interimsprojektleitung "Rollout & Retirement"
Konzeption & Project Setup
Gatekeeping Steering Boards: Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung der Projektlenkungsausschüsse mit TOP-/ & Middle-Management
Agenda- Setting (Härtung bzw. Ausarbeitung der Themen/ Entscheidungsbedarfe)
Sondierungsgespräche/ Konsensherbeiführung mit fach-/ IT-seitigem Management
Operatives Programm-Management:
Programmseitige Intensiv Betreuung verschiedener Projekte - Support im Hinblick auf Eskalationen (Budget, Timeline, …)
Erstellung von Projektmanagement-Tools
Durchführung/ Moderation von Workshops, z.B.“Lessons Learned“ IT-/ Fachseite)
Single point of contact Berichtswesen:
Bedienung der Informationsbedarfe unterschiedlicher Adressatenkreise (Top-Middle-Management Fach-/ & IT-Seiten) über alle Berichtsebenen hinweg (national/ international)
Identifikation & maßgebliches Treiben signifikanter Change Requests nach Einführung des strategischen Kernprojektmanagement-Tools „TOP-S“ im Konzern gegenüber Hersteller & Gestaltung des Umzugs des Gesamtprogramms in das Tool.
Risk-Monitoring: Aufsetzung eines Riskreportings-/ monitorings für das Programm
Gatekeeping „Status Runde“:
Vorbereitung/ Moderation/ Nachbereitung der Programm-Statusrunden mit IT-Projektleitern der diversen Programm-Projekte
Innen-/ Außenkommunikation für das Gesamtprogramm:
Aufbau und Koordination der vollständigen Programm-Innen-/ und Außenkommunikation (Intranet, IT Newsletter, Events)
Beratung im Hinblick auf / Umsetzung der / festgelegten Kommunikationsstrategie im direkten Kontakt zu Stab-Mitarbeitern des TOP-Managements (konzernübergreifend CIO, GF IT …)
Programm-Marketing: Redigierung zugelieferter Artikel sowie Verfassung eigener Beiträge (Intranet-Artikel, Jahresendberichte, …) in deutscher und englischer Sprache
Verifikation/ Sparrings Partner für das Testvorgehen
Eingesetzte Produkte: TOP-S, iQ-Rep, MS Office

Sep 2008 - Oct 2008

2 months

Setup PMO, Prozessanalyse

Führendes Unternehmen in der Versicherungsbranche

Review des Testprozesses im Hinblick auf Optimierungsmöglichkeiten & Quick Wins
Unterstützung des internen Managements beim Aufbau im Bereich Project Office (z.B. Ausarbeitung Riskmanagement-Template)
Vorbereitung/ Moderation der Projektrunden
Beitrag zu diversen Runden, Test Jour Fixes, Teilprojektleiterrunden
Persönlich eingesetzte/ tangierte Technologien: OPX2, MS Powerpoint, MS Excel, MS Visio

Mar 2008 - Aug 2008

6 months

United States

Projectmanager Support/ Konzeptionelle Beratung / internationales Multiprojektmanagement / Prozess Analyse / Business Analyst

International operierendes Bankhaus / Premiumsegment

Unterstützung des internen Managements beim Setup des multinationalen Projekts / Rollout von Standardprozessen
Co-Projektleitung für die unterschiedlichen Lokationen in Europa & USA. Projektorganisation. Konzeptioneller Support bei Vorgehensdefinition für Erstellung Leistungsanforderungen an Prozesse je Lokation.
Mitarbeit Erarbeitung von Standardprozessen mit der IT-Architektur (IST-Analyse der bestehenden Prozesse & Entwurf SOLL-Vorgabe) Abstimmung länderübergreifend mit internen Prüfern (Compliance etc.) .
Unterstützung bei der Vorbereitung sowie Herbeiführung von Vorstandsentscheidungen.
Beratung/ Coaching in Bezug auf Innen-/ Aussenkommunikation (bereichsübergreifend).
Reporting: Erstellung diverser regelmäßiger Reports unterschiedlichen Inhalts von der fachlichen Präsentation für das Projekt Team bis hin zum Projektstatus für das obere Management (Steering board).
Teilnahme an Lenkungsausschuss.
Beratung im Hinblick auf den Rollout von bankfachlichen Kernapplikationen über Citrix-Infrastruktur.
Beratung des Gesamtprojektleiters in Bezug auf aktuelle Tendenzen, Risiken und eingeleitete Maßnahmen, Qualitätsmanagement/ Urlaubsvertretung des Gesamtprojektleiters.
Business Analyst
Persönlich eingesetzte/ tangierte Technologien: Augeo central, Citrix, MS Powerpoint, MS Excel, MS Project, MS Visio, JIRA

May 2005 - Apr 2008

3 years

Bereichsreorganisation, internationales Multiprojektmanagement

Führendes Unternehmen der Mobilfunkbranche

Unterstützung des internen Managements beim Aufbau und Betrieb eines multinationalen Benchmarking-Großprojekts (End-to-End Performance) im Umfeld mobiler Breitbandtechnologien (EDGE, UMTS, HSDPA, …)
Projektmanagement /- koordination, Ermittlung & Überwachung des Projektfortschritts in den unterschiedlichen Nationen in Europa
Project Office, Projektorganisation, wie z.B. Vorbereitung, Durchführung und Moderation der Projekt-Meetings; Jour Fixes mit Marketing sowie Operations
Support und Koordination von Aktivitäten rund um die Einführung toolgestützter Testautomation in den nationalen Teilprojekten u.a. mit qualitätssicherndem Hintergrund
Durchführung von Analysen der Testergebnisse mit Fokus auf Qualitätssicherung der Eingangs-/ Ausgangsdaten sowie zwecks Erkenntnisgewinn zur Ableitung strategischer Entscheidungsmöglichkeiten für das obere Management
Beratung in Bezug auf Innen-/ Aussenkommunikation (bereichsübergreifend)=> Single point of contact für Ansprechpartner aus Marketing und Operations sowie dem Projekt-Team, z.B. im Hinblick auf Messerfordernisse, Testfälle/Anforderungen; Tracing; Tagesgeschäft etc.
Erstellung diverser regelmäßiger Reports unterschiedlichen Inhalts von der fachlichen Präsentation für das Projekt Team bis hin zum Projektstatus für das obere sowie Topmanagement (Steering board; CTO-reporting, ...)
Beratung des Abteilungsleiters in Bezug auf aktuelle Tendenzen, Risiken und eingeleitete Maßnahmen bis hin zur Vertretung des Abteilungsleiters bei diversen Meetings im direkten oder indirekten Projektzusammenhang, z.B. Steering Boards
Persönlich eingesetzte/ tangierte Technologien: HP IT Governance Center, HP Quality Center, MS Powerpoint, MS Excel, MS Visio, MS Project

Nov 2004 - Mar 2005

5 months

Qualitätssicherung; Testmanagement

Bankhaus eines weltweit führenden Automobilkonzerns

Testmanagement, Test Planung, Test Konzeption
Funktionstest, Anwendungstest, Systemtest, Integrationstest, Abnahmetest
Testorganisation, z.B. Aufsetzung des Quality Centers (Test Director) zur Ermittlung/ Überwachung, des Testfortschritts und des Defect Tracking
Testing, z.B. Testfallermittlung, Testausführung und Support dieser Aktivitäten
Koordination der Testaktivitäten in den unterschiedlichen Lokationen in Europa
Gap-Analyse/ Gap-Klärung in Spezifikationen
Project Management Support
Persönlich eingesetzte Technologien: SQL-Navigator, XML-Spy, MQ-Series, HP Quality Center, MS Project, MS Office

Summary

Mehr als 23 Jahre, durch eine Vielzahl schriftlicher Kundenreferenzen bestätigter (Übermittlung auf Anfrage) - „hands on“ branchenübergreifende Erfahrung in der Projektarbeit in diversen Rollen, so als Projektleiter, High Level PMO, Testmanager sowie Interim-Manager, Agile Coach, Epic Owner sowie Scrum Master in komplexen, hetereogenen zumeist internationalen sowie multikulturellen Umfeldern (Englisch C-1). Schwerpunktmäßiger Einsatz im Kontext Neuentwicklungen, Greenfield-, Innovations-, Digitalisierungs-, Change-, und Transformationsprojekten.
Key assets: Vollumfängliche Beratung, Konzeption, Coaching/ Training, Umsetzung in allen Belangen eines effektiven (agilen und/ oder klassischen – Scrum/Kanban/SAFE/ Prince2) Projektmanagements. Experte, operativer Manager in der Begleitung strategischer Programme, Leuchtturmprojekte, Vendoren-Management sowie in der Aufsetzung und Leitung von Projektbüros (PMOs). Ausschnitt aus den Kernkompetenzen:
TURNAROUND MANAGEMENT: Feststellung von "Schiefständen" im Projekt / Programm, d.h.:Feststellung des Health Status, Identifikation notwendiger Korrekturen, Definition & Einleitung von Maßnahmen, Umsetzung Maßnahmen, Tracking bis hin zum Erfolg
SERVANT LEADERSHIP: Wertschätzende Orchestrierung
HOLISTISCHE UMSETZUNG: Getting things done! Fokus auf effektive Erreichung der Projektziele gemäß Scope ohne Scheuklappen
ONE TEAM: Verzahnung und Harmonisierung der einzelnen Projekt-Player zu einem funktionierenden, motivierten Team (Programm, Projekt) inkl. Vendorensteuerung und verteilter Teamstrukturen (Offshore-/Nearshore-/onsite Teams)
STAKEHOLDER MANAGEMENT: Effektives Erwartungsmanagement Zusammenführung der Stakeholder zur Schaffung stabiler Leitplanken für das Projektvorhaben, Adressatengerechte Kommunikation auf Augenhöhe
CHANGE MANAGEMENT & KOMMUNIKATION: Übersetzung der Veränderung in die Sprache der Mitarbeiter sowie Akzeptanzgewinnung
STRUKTURIERUNG: Schaffung optimal dimensionierter, d.h. bedarfsgerechter, Projektplattform zur effektiven Umsetzung der Projektziele
COACHING &TRAINING: Weitergabe langjähriger branchenübergreifender Best-practices aus nahezu 25 Jahren Berufserfahrung. Shadow Management und Training on the Job in der Führungskräfteentwicklung
FORTSCHRITTSTRACKING & RISIKO MANAGEMENT: Aufsetzung bedarfsgerechter schlanker Projektstrukturen und Projektprozesse zur Hebung der Transparenz und Steuerungsmöglichkeit (Planungs- Controlling-Reporting-Kreislauf)
BESONNENHEIT: Professionalität, Integrität,Loyalität in extrem schwierigen Projekt-/ und Mitarbeiterkonstellationen
AGILER EVANGELIST: Einführung bzw. Umstellung bestehender Organisationsstrukturen auf agiles Mindset, Begleitung des Mindshifts hin zu agilem Mindset, Tools und Vorgehensweisen mit Ziel pragmatischer Effektivitätssteigerung der Zusammenarbeit