Sofia B.
Assistenz / Office Management
Erfahrungen
Juni 2024 - Sept. 2025
1 Jahr 4 MonatenPersonalüberbrückung Assistenz Bereichsleitung Vertrieb | Urlaubsvertretung Assistenz der Geschäftsführung
Stadtwerke Karlsruhe GmbH
- Allg. Assistenzaufgaben
- Sachbearbeitung von Board-Meetings
- Organisation von Mitarbeiterevents und Workshops
- Betreuung von Einstellungs-/ Personalprozessen (Rücksprachen und Kommunikation mit Personaldienstleistern, Organisation und Betreuung der Interviews, etc.)
- Organisation und Betreuung von Onboarding-/ Offboarding- Prozessen
- Einarbeitung der neuen Mitarbeiter im Assistenzbereich
- Ansprechpartnerin des gesamten Vertriebsteams (ca. 130 Personen)
- Organisation von internen und externen Veranstaltungen
- Terminmanagement
- Formatierungsarbeiten (Word/Powerpoint)
- Reisebuchungen
- Reisekostenabrechnung
- Protokollführung
Juli 2023 - Apr. 2024
10 MonatenAssistenz | Umstrukturierung Office/ Personalüberbrückung im Vertrieb
VR Payment GmbH
- Onboarding-/ Offboardingprozesse über Remedy bearbeiten und nachhalten
- Vertragsmanagement: Anlage/Vorbereitung/Nachbereitung von Verträgen über den Contract Manager und Freigabeprozess über DocuSign
- Berechtigungsmanagement über BMC Remedy
- Einarbeitung der neuen Mitarbeiter im Assistenzbereich
- Ansprechpartnerin des gesamten Vertriebsteams (65 Personen)
- Organisation von internen und externen Veranstaltungen (u.a. Weihnachtsfeier/ Gesamtvertriebsmeeting (mit Veranstaltungsbetreuung und Zusammenstellung der Präsentationsfolien))
- Terminmanagement
- Formatierungsarbeiten (Word/Powerpoint)
- Rechnungsfreigabeprozess (d3)
- Reisebuchungen
- Reisekostenabrechnung
- Allg. Assistenzaufgaben
Sept. 2022 - Juni 2023
10 MonatenNotariat, Finance | Partnerassistenz, Assistenz im Notariat
Reed Smith LLP
- Vorbereitung der fertigen Verträge für Transaktionsabschlüsse
- Erstellung von Rechnungen mit 3E (Rechnungserstellung für Juristen und für den Notar)
- Terminvereinbarung mit Mandanten
- Formatierungsarbeiten in Word
- Aktenanlage / Aktenführung
- Vor- und Nachbereitung der Beurkundungen
- Entwerfen von Urkunden
- Verfassen von Schriftstücken
- Anfertigung von Abschriften
- Abwicklung von Notariatsgeschäften im Grundbuchrecht
- Finanzamtsanzeigen
- Handelsregisteranmeldungen
- Interne und externe Korrespondenz
- Eintragung der geleisteten Stunden der Anwälte (InTapp)
- Allg. Sekretariatsaufgaben
Juni 2022 - Aug. 2022
3 MonatenFrankfurt, Deutschland
Antitrust | Partnerassistenz, Projektassistenz
WilmerHale LLP
- Dokumentenverwaltung der Eingangs- und Ausgangspost des Gerichtshofs für Europäische Angelegenheiten (eCuria)
- Einreichung von Schriftstücken bei eCuria
- Organisation mit den Beteiligten bzgl. der Einreichungen von wichtigen Schriftstücken
- Aktenverwaltung
- Organisation von Terminen und Reisen
- Formatierungsarbeiten in Word
- Interne und externe Korrespondenz
Apr. 2022 - Mai 2022
2 MonatenFrankfurt am Main, Deutschland
Corporate | Projektassistenz
Mayer Brown LLP
- Projektassistenz (Projekte von bei Transaktionen)
- Dokumentenverwaltung in Datenräumen (u.a. Drooms)
- Einholung der Unterschriften für Verträge (International) und Zusammenführung und Formatierung der Verträge für den Vertragsabschluss
- Formatierungsarbeiten in Word
- Aktenanlage / Aktenführung
- Interne und externe Korrespondenz
- Organisation von Terminen und Reisen
- Reisekostenabrechnung
Okt. 2021 - März 2022
6 MonatenBerlin, Deutschland
Büromanagement
CoachHub GmbH
- Bestellungen
- Empfang von externen Gästen
- Gewährleistung der Corona-Maßnahmen und Organisation der entsprechenden Anforderungen
- Erstellung / Nachhaltung von Dokumenten
- Protokollführung
- Terminmanagement
- Kommunikation mit externen Dienstleistern
- Gebäudemanagement
- Betreuung und Mitgestaltung von internen Veranstaltungen
- Empfangstätigkeiten
Mai 2021 - Sept. 2021
5 MonatenFrankfurt, Deutschland
Kartellrecht/Wettbewerbsrecht | Partnerassistenz
WilmerHale LLP
- Dokumentenverwaltung der Eingangs- und Ausgangspost des Gerichtshofs für Europäische Angelegenheiten (eCuria)
- Einreichung von Schriftstücken bei eCuria
- Organisation mit den Beteiligten bzgl. der Einreichungen von wichtigen Schriftstücken
- Aktenverwaltung
- Organisation von Terminen und Reisen
- Formatierungsarbeiten in Word
- Interne und externe Korrespondenz
Nov. 2020 - Apr. 2021
6 MonatenFrankfurt, Deutschland
Immobilien | Büromanagement
Ashurst LLP
- Allg. Assistenzaufgaben für die Leitung der Abteilung Immobilien
- Dokumentenverwaltung in Datenräumen (u.a. Drooms)
- Vorbereitung der Rechnungen für Mandanten (3E)
- Dokumentenmanagement (Ablagesystem iManage)
- Fristenkontrolle
- Onboarding und Einarbeitung des neuen Mitarbeiters
- Formatierungsarbeiten in Word
- Aktenanlage / Aktenführung
- Interne und externe Korrespondenz
- Organisation von Terminen
Okt. 2020 - Nov. 2020
2 MonatenBerlin, Deutschland
Arbeitsrecht | Büromanagement
Ogletree Deakins LLP
- Fristenmanagement
- Korrespondenz mit Gerichten und Behören
- Verwaltung und Erstellung von Schriftstücken
- Formatierungsarbeiten
- Aktenanlage
- Terminmanagement
- Spesenabrechnungen (Chrome River)
Aug. 2020 - Sept. 2020
2 MonatenHofheim, Deutschland
Büromanagement, Personalberatung
Scholz Regalsysteme GmbH
- Personalberatung
- Führen von Interviews und Lebenslaufanalyse für die Position Assistenz der Geschäftsführung
- Optimierungs- und Strukturierung der Bürotätigkeiten
- Mitarbeitergespräche
- Onboarding der neuen Mitarbeiter
Jan. 2020 - Feb. 2020
2 MonatenFrankfurt, Deutschland
Unterstützung im Asset Management
Oceans & Company GmbH
- Unterstützung des Teams im Bereich Asset Management
- Terminmanagement
- Reisemanagement
- Besichtigungen der Gewerbeflächen
- Ablage- und Archivierungstätigkeiten
- Formatierungsarbeiten
- Organisation und Vorbereitung von Terminen mit Externen
Dez. 2019 - Feb. 2020
3 MonatenFrankfurt, Deutschland
Assistenz der Geschäftsführung
Buse Heberer Fromm
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Erstellung von Präsentationen
- Vor- und Nachbereitung der Meetings
- Reisebuchung
- Kalenderführung
- Post-/Email-Bearbeitung
- Korrespondenz
- Allg. Assistenzaufgaben
Nov. 2019 - Juli 2020
9 MonatenFrankfurt, Deutschland
Büromanagement, Personalberatung
Prof. Dr. Dr. Michel Friedman, Rechtsanwalt & Publizist
- Personalberatung
- Einarbeitung und Einführung von neuen Mitarbeitern
- Terminmanagement
- Unterstützung von Texten für Veröffentlichungen
- Kommunikation und Organisation mit externen Unternehmen (z. B. mit Produktionsfirmen für TV-Sendungen)
- Kommunikation mit externen Dienstleistern und Banken
- Reisemanagement
- Abrechnungen
- Mitarbeit in der Immobilienverwaltung
- Organisation und Umstrukturierung des Backoffice
- Vorbereitende Buchhaltung
Sept. 2019 - Nov. 2019
3 MonatenFrankfurt, Deutschland
Litigation | Partnerassistenz
Latham & Watkins LLP
- Terminmanagement
- Dokumentenverwaltung
- Aktenanlage
- Aktenverwaltung
- Schriftverkehr mit internen und externen Personen
- Telefonate
- Archivierung
- Vorbereitung der Unterlagen für Gerichtsprozesse
- Reisebuchungen
- Reisekostenabrechnung
Juli 2019 - Aug. 2019
2 MonatenFrankfurt, Deutschland
Büromanagement, Personalüberbrückung
Oceans & Company GmbH
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Terminmanagement
- Reisemanagement
- Organisation des Umzugs der Büroräume
- Vorbereitende Buchhaltung
- Strukturierung des Büros
- Einarbeitung des neuen Mitarbeiters
- Erstellung von Präsentationen
- Bestellungen
- Ablage- und Archivierungstätigkeiten
Apr. 2019 - Juni 2019
3 MonatenFrankfurt, Deutschland
Projektassistenz
Mayfield Property Management GmbH
- Vorbereitung für den Versand von Dokumenten
- Strukturierung von Unterlagen
- Abrechnungen und Finanzthemen
- Unterstützung bei der Auflösung des Standortes
- Bestandsanalyse und Auswertung der Bestände der bestehenden verwaltenden Gebäude
- Terminmanagement
Sprachen
Deutsch
MutterspracheEnglisch
FortgeschrittenFranzösisch
GrundkenntnisseAusbildung
Okt. 2023 - Bis heute
IU Internationale Hochschule
Wirtschaftspsychologie · Wirtschaftspsychologie · Bad Honnef, Deutschland
Okt. 2010 - Juni 2012
Bischoff & Kollegen
Ausbildung zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten, Teilbereich Rechtsanwaltsfachangestellte · Rechtsanwalts- und Notarfach
Okt. 2009 - Juni 2010
Puplick & Partner
Ausbildung zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten, notarieller Teilbereich · Rechtsanwalts- und Notarfach · Dortmund, Deutschland
...und 1 Weitere
Zertifikate & Bescheinigungen
IHK-Zertifikatslehrgang Immobilienmaklerin
IHK
Mit Psychologie clever agieren
Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen
Das Sekretariat der Energiewirtschaft
Sie suchen Freelancer?Passende Kandidaten in Sekunden!
FRATCH GPT testenWeitere Aktionen
Ähnliche Freelancer
Entdecken Sie andere Experten mit ähnlichen Qualifikationen und Erfahrungen.
- English
- Deutsch
2025 © FRATCH.IO GmbH. All rights reserved.