Monika Koch
Payroll Specialist inkl. Zeitwirtschaft
Experience
Mar 2024 - Jun 2025
1 year 4 months Germany
Payroll Specialist inkl. Zeitwirtschaft
Unternehmen Technikbranche
- termingerechte Bereitstellung aller abrechnungsrelevanten Daten und Durchführung der Entgeltabrechnung mit Sage
- Prüfung und Optimierung/Dokumentation der dazugehörenden Prozesse und Abläufe
- Anlage neuer Mitarbeiter in HR Suite (Sage), Zeus und REXX
- Ansprechpartnerin für die Führungskräfte, Mitarbeiter, Betriebsrat und externen Dienstleister und interne Kunden, z.B. FiBu und Controlling sowie Krankenkassen, Arbeitsagentur und Finanzamt
- Pflege der Daten in der Zeiterfassung (Zeus), HR Suite und REXX
- administrative Aufgaben (Befristungen, On- und Offboarding, Vertragserstellung)
- Einarbeitung einer Kollegin in den Bereich Payroll
- Vorbereitung der Aktendigitalisierung
Jan 2022 - Jan 2024
1 year 1 month Germany
Payroll Specialist inkl. Zeitwirtschaft
Unternehmen Chemiebranche
- Überwachung der termingerechten Bereitstellung aller abrechnungsrelevanten Daten für den externen Dienstleister sowie Prüfung und Optimierung/Dokumentation der dazugehörenden Prozesse und Abläufe
- Ansprechpartnerin für die Geschäftsführung, Führungskräfte, Mitarbeiter, Betriebsrat und externen Dienstleister und interne Kunden, z.B. FiBu und Controlling sowie Krankenkassen, Arbeitsagentur und Finanzamt
- Betreuung der Wirtschaftsprüfer
- Übertragung der Payroll an neuen Dienstleister
- Vorbereitung Personalbudget
- Umsetzung von CareFlex Chemie
- Zeiterfassung (Tisoware)
- Auswertungen und Reports (KPIs)
- Neustrukturierung der Personalakten und des Laufwerks
Nov 2021 - Mar 2023
1 year 5 months Germany
Payroll Specialist und Projektleitung ProTime
Unternehmen Chemiebranche
- Programmierung, Implementierung und Einführung des Zeitwirtschaftssystems ProTime inkl. Schulung der Zeitbeauftragten
- Bearbeitung der monatlichen Gehaltsabrechnung der deutschen juristischen Personen
- Überwachung der Genauigkeit des monatlichen Gehaltsabrechnungsergebnisses als Eskalationspunkt zur Lösung von Problemen
- Beantwortung von Lohnabrechnungsanfragen von Mitarbeitern, Betriebsrat, Personalabteilung und Vergütungsteam
- Unterstützung bei der Integration von neu erworbenen Gehaltsabrechnungsprozessen und -systemen
- Unterstützung der Geschäftseinheit und Bereitstellung von Berichten zur Gehaltsabrechnung auf monatlicher Ebene
- Beantwortung aller Prüferanfragen, einschließlich Lohnsteuerprüfung
- Beantwortung von Anfragen von lokalen Steuerbehörden
Apr 2021 - Nov 2021
8 months Germany
Leiterin Payroll
Aluminiumwerke
- Wechsel des Entgeltdienstleisters
- Überwachung der termingerechten Bereitstellung aller abrechnungsrelevanten Daten für den externen Dienstleister sowie Prüfung und Optimierung/Dokumentation der dazugehörenden Prozesse und Abläufe
- Ansprechpartnerin für die Geschäftsführung, Betriebsrat, Führungskräfte, Mitarbeiter und externe Dienstleister sowie interne Kunden, z.B. FiBu, Controlling, Krankenkassen, Arbeitsagentur und Finanzamt
- Umsetzung von CareFlex Chemie
- Zeiterfassung (Gfos)
- Auswertungen und Reports (KPIs)
- Arbeitsvertragserstellung inkl. BR-Anhörung und Erstellung von Zeugnissen
- Neustrukturierung der kompletten Payroll inkl. Personalakten und Laufwerkstruktur
- Einarbeitung eines ehemaligen Azubis in die Payroll
Jan 2020 - Jul 2020
7 months Germany
Payroll und Organisation
Deutsche Stores einer Luxusmarke
- Überwachung der termingerechten Bereitstellung aller abrechnungsrelevanten Daten für den externen Dienstleister
- Ansprechpartnerin für die Mitarbeiter und Führungskräfte
- Ansprechpartnerin für Schnittstellen wie FiBu, Krankenkassen
- Auswertungen und Reports
- Harmonisierung und Dokumentation der Abläufe
- Einführung von TAMIGO
Jul 2019 - Mar 2021
1 year 9 months Germany
Payroll und Organisation
Firma für Kälte- und Klimatechnik
- Überwachung der termingerechten Bereitstellung aller abrechnungsrelevanten Daten für den externen Dienstleister sowie Optimierung der dazugehörigen Prozesse und Abläufe
- Ansprechpartnerin für die Geschäftsführung, Führungskräfte, Mitarbeiter und externe Dienstleister sowie Wirtschafts- und Lohnsteuerprüfer
- Optimierung der Zeiterfassung (LOGAweb)
- Auswertungen und Reports
- Ansprechpartnerin für Schnittstellen wie FiBu, IT, Controlling, Krankenkassen, Finanzamt
- Harmonisierung und Dokumentation von HR-Abläufen
- Umzug in ein Rechenzentrum
- Wechsel von HCM auf LOGA3 inkl. Einführung
Sep 2018 - May 2019
9 months Germany
Teamleitung Payroll
Anstalt des öffentlichen Rechts
- Qualitätssicherung durch fachliche Anleitung der Mitarbeiter des Payroll-Teams (7 Personen)
- Harmonisierung durch neue Aufgabenverteilung im Team und Produktivitätssteigerung
- Sicherstellung termingerechter Abläufe
- Beratung von Führungskräften, Mitarbeitern und Bereichspartnern in Personalbetreuungsthemen sowie personalrechtlichen Angelegenheiten
- Personalkontenabstimmung
- Implementierung der Abläufe in der SAP-Abrechnung
Nov 2017 - Jun 2018
8 months Germany
Mitarbeiterin Payroll
Pharmaunternehmen
- Betreuung der Zeiterfassung sowie Ablaufprüfung
- Ablauf- und Prozessoptimierung in der Entgeltabrechnung
- Erstellung diverser Statistiken
- Optimierung der Aus- und Eintrittsformalitäten
- Anpassungen des Personalstamms
Apr 2017 - Oct 2017
7 months Germany
HR-Interimsmanagerin
Versicherungsmakler
- Fachliche und disziplinarische Leitung des Personal- und Verwaltungsteams
- Vorbereitung der termingerechten Entgeltabrechnung und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
- Optimierung der Zeiterfassung (Tisoware)
- Personalcontrolling und Reporting
- Betreuung der Lohnsteuerprüfung
- Neustrukturierung von Abläufen
- Operative und strategische Personalarbeit
Mar 2017 - Mar 2017
1 month Germany
Unterstützung Payroll-Teams
Sky Media
- Optimierung der Stammdatenanlage inkl. Erfassung
- Abstimmung der Krankenkassen
- Erfassung von Lohndaten
- Erstellung von Bescheinigungen
Apr 2014 - Sep 2016
2 years 6 months Germany
Teamleitung Personal inkl. Ausbildungsleitung
Unternehmen Kunststoffverarbeitende Industrie
- Termingerechte Entgeltabrechnung inkl. aller Nebenarbeiten für mehrere inländische Unternehmen
- Zeiterfassung und Personalverwaltung
- Ansprechpartnerin für ausländische Entgeltdienstleister sowie inländische Personaldienstleister und Systembetreuer
- Personalcontrolling inkl. Kontenabgleich
- Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat inkl. BV-Verhandlung
- Operative und strategische Personalarbeit
- Fachliche und disziplinarische Leitung eines dreiköpfigen Personalteams
- Unterstützung der Geschäftsführung bei der Budgetplanung
- Statistiken, Auswertungen und Reporting
- Personalbetreuung und Beratung der Geschäftsführung und Führungskräfte bei arbeits-, sozial-, verfassungs- und disziplinarischen Fragestellungen
May 2011 - Dec 2022
11 years 8 months Germany
Nebentätigkeit - Führung eines kleinen Dienstleistungsunternehmens
Selbständigkeit
- Finanzbuchhaltung
- Entgeltabrechnung
Jul 2008 - Apr 2011
2 years 10 months Germany
Alleinverantwortliche Personalreferentin
Industriemontagen
- Termingerechte Entgeltabrechnung inkl. Nebenarbeiten und Kurzarbeit
- Ansprechpartnerin für Geschäftsleitung, Betriebsrat und Mitarbeiter
- Ansprechpartnerin für Finanzamt und Krankenkassen
- Personalbetreuung, Recruiting, Budgetplanung, Mitarbeiterentwicklung
- Erstellung von Statistiken, Auswertungen und Reporting
- Mitarbeiterfreisetzung
- Auswahl und Einführung eines Abrechnungsprogramms
- Einsparungen von Personalkosten
- Beantragung einer Lizenz zur Arbeitnehmerüberlassung
Feb 2005 - Jun 2008
3 years 5 months Germany
Personalreferentin, Gruppen- und Ausbildungsleiterin sowie Interimspersonalleitung
Kunststoffverarbeitendes Unternehmen
- Ansprechpartnerin für Geschäftsleitung, Führungskräfte, Betriebsrat und externe Kunden
- Fachliche und disziplinarische Führung des siebenköpfigen Personalteams
- Termingerechte Entgeltabrechnung inkl. aller Nebenarbeiten
- Zeitwirtschaft und Personalbetreuung
- Recruiting
- Ausarbeiten und Verhandeln von Betriebsvereinbarungen
- Vertragsgestaltung inkl. Stellenbeschreibungen
- Unterstützung bei Arbeitsrechtsstreitigkeiten
- Auswahl eines neuen Abrechnungs- und Zeitwirtschaftsprogramms
- Umstellung des Lohnzahlungszyklus
Sep 1990 - Jan 2005
14 years 5 months Germany
Personalsachbearbeiterin
Freizeitfahrzeugbau
- Termingerechte Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft inkl. Statistiken
- Personalbetreuung, Leiharbeiter-Abwicklung, Altersteilzeit
- Betreuung von Azubis und BA-Studenten inkl. Auswahl
- Bewerberauswahl und Vertragsgestaltung
- Ansprechpartnerin für Vorgesetzte, Betriebsrat, Steuer-, Rentenversicherungs- und Wirtschaftsprüfer, Krankenkassen
- Auswahl und Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems (Tisoware)
- Auswahl und Einführung eines neuen Entgeltabrechnungs-systems (EXACT Lohn XL-XXL)
- Auswahl und Einführung eines Personalinformationssystems
Summary
Mein ausgeglichenes Wesen hilft mir dabei auch in schwierigen Situationen freundlich und souverän aufzutreten. Aufgrund meiner raschen Auffassungsgabe gelingt es mir schnell den Überblick zu er- bzw. behalten und notwendige Prioritäten zu setzen.
Meine Motivation erhalte ich durch die Freude und Zufriedenheit meiner Mitarbeiter und Kollegen. Mein Einfühlungsvermögen und meine eloquente Ausdrucksweise ermöglichen es mir, mich auf Gesprächspartner unterschiedlichster Hierarchieebenen einzustellen und somit eine sympathische und produktive Atmosphäre zu schaffen.
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German
Native
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Education
Oct 2000 - Jun 2002
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Personalfachkauffrau
Oct 1987 - Jun 1990
Lorem ipsum dolor sit amet
Bürokauffrau · Leutkirch im Allgäu, Germany
Certifications & licenses
Ausbilder-Eignungsprüfung
Personalfachkauffrau, IHK-Abschluss
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