Berater/Entwickler, Technische Projektleitung

Eine Hamburger Privatbank wollte den auf Word-Dateien basierenden internen Ablauf der Beendigung von Kundenverbindungen optimieren und transparenter gestalten. Um das zu erreichen, sollte eine Notes-Anwendung realisiert werden, in der alle relevanten Daten der beteiligten Fachabteilungen erfasst und durch einen automatisierten Bearbeitungsprozess unterstützt werden. An dem komplexen Prozess sind viele unterschiedliche Fachabteilungen sowohl nacheinander als auch phasenweise gemeinsam beteiligt. Darüber hinaus sollte die Anwendung über eine konfigurierbare Wiedervorlage und eine entsprechende automatische Erinnerungsfunktionalität (Reminder) verfügen.

Erstellen einer Notes-Anwendung, die die unterschiedlichen Anforderungen der Fachabteilungen berücksichtigt. Implementierung einer konfigurierbaren Workflow-Steuerung, die sowohl serielle als auch parallele Prozessverarbeitung berücksichtigt. Integration von konfigurierbaren Email-Vorlagen für die Wiedervorlagen und das 3-stufige Eskalationsmanagement.

Vorgehen:

• Anforderungsanalyse
• Erstellung DV-Konzept
• Implementierung Workflow-Steuerung
• Implementierung Notes-Anwendung
• Konfiguration Workflow/Reminder-/Email-Vorlagen
• Dokumentation
• Test

Tools: IBM Domino 9, IBM Notes 9, Lotus Formelsprache (@Functions), LotusScript.

Ergebnis: Durch das detaillierte DV-Konzept konnte eine wichtige Grundlage für die weitere Abstimmung der unterschiedlichen Anforderungen geschaffen werden. Dank der RAD- (Rapid Application Development) Eigenschaft von Notes konnte mit relativ wenig Aufwand (ca. 40 PT) die Anwendung inkl. der konfigurierbaren Workflow-Steuerung entwickelt werden. Die Workflow-Steuerung wurde so implementiert, dass sie schnell in zukünftigen Anwendungen integriert werden kann.

Der komplexe Abrechnungsvorgang einer IBC Container-Vermietung sollte von einer manuellen MS Excel-Lösung durch eine automatische Rechnungserstellung abgelöst werden. Der Rechnungsversand sollte per Email erfolgen. Optional sollten unterschiedliche Abrechnungsmodelle und Versandwege für die Kunden konfigurierbar sein. Das Format der Rechnung sollte PDF sein. Die Rechnung sollte aus einem Deckblatt mit wenigen Summenpositionen und einer ausführlichen mehrseitigen Rechnungsanlage bestehen. Je nach Kundenwunsch sollte die Anlage unterschiedlich sortiert und inhaltlich aufgebaut sein. Bei Bedarf sollte eine aktuelle Bestandsliste ergänzt werden. Das Abrechnungsmodul sollte Storno und Teilstorno ermöglichen.

Implementierung des Abrechnungssystems als Notes-Datenbank. Integration der Anwendung in die bestehende Notes-Anwendungssystem. Automatische Generierung der monatlichen Rechnungspositionen aus den Vermietvorgängen. Erstellen aller PDF-Rechnungen auf Knopfdruck inkl. automatischem Versand per Email. Berücksichtigung von Änderungen der Mietdauer. Verknüpfung aller Rechnungsbestandteile zu einem PDF-Anhang.

Vorgehen:

• Analyse der Abrechnungsarten und Vermietkonditionen.
• Konzeption
• Erstellen detailliertes Testkonzept
• Erstellen Report-Vorlagen
• Implementierung Abrechnung
• Test und Fehlerbehebung

Tools: Combit List & Label, IBM Domino 9, IBM Notes 9, Lotus Formelsprache (@Functions), LotusScript, MS Excel, PDF24.

Ergebnis: Der Prozess der Ausgangsrechnungserstellung wurde von 14 Tagen auf einen Tag reduziert. Die Rechnungserstellung kann nun von einem Mitarbeiter anstatt wie zuvor von 2 Mitarbeitern durchgeführt werden. Durch den elektronischen Rechnungsversand wurden Papier und Porto eingespart. Die Fehlerquote wurde erheblich reduziert.

Das Management-Informations-System eines Nahrungsmittelherstellers dient als zentrale Datenbank für den gesamten Bereich des betrieblichen Umwelt-, Arbeits- und Gesundheitsschutzes sowie für das Notfall- und Energiemanagement. Die unflexible Ein-Dokumenten-Lösung der Gefährdungsbeurteilungen soll neu programmiert werden, um die Vorgaben des Gesetzgebers und der Berufsgenossenschaften zu erfüllen. Einer Gefährdungsbeurteilung sollen Gefährdungen zugeordnet werden können, die entsprechende Risikoeinschätzungen erhalten. Die Risikoeinschätzung soll über eine individuelle Risikomatrix erfolgen. Zu diesen Gefährdungen sollen aufgrund der Risikoeinschätzung einzelne Maßnahmen erfasst werden können. Des Weiteren sollen verschiedene Erinnerungsfunktionen implementiert werden, z.B. für die fristgerechte Einhaltung der Maßnahmenumsetzung.

Erstellen eines Konzeptes zur Umsetzung der Kundenanforderungen. Neuprogrammierung des Moduls Gefährdungsbeurteilungen und Integration in das bestehende Managementsystem.

Vorgehen:

• Systemanalyse
• Erstellen eines DV-Konzeptes
• Implementierung eines Prototypens
• Vorstellung des Prototypens
• Implementierung neue und restliche Anforderungen
• Teststellung
• Produktivstellung

Tools: IBM Lotus Notes 8.5, Lotus Formelsprache (@Functions), LotusScript, MS Word, Ytria ScanEZ.

Ergebnis: Durch die Aufteilung der Gefährdungsbeurteilung in eine hierarchische Datenstruktur, bestehend aus einzelnen Gefährdungen und Maßnahmen, konnte eine sehr hohe Flexibilität erreicht werden. Die Entscheidung für die Bereitstellung eines Prototypens hat sich als probates Mittel zur Veranschaulichung der neuen hierarchischen Datenstruktur erwiesen. So konnten inhaltliche Probleme bereits in einer frühen Implementierungsphase erkannt und behoben werden. Mit Hilfe der hierarchischen Struktur ist es erfolgreich gelungen, die Gefährdungsbeurteilung als zentrales Basisinstrument des Arbeitsschutzes zu realisieren.

Unterstützung der Lotus Notes Entwicklung in den Projekten:

• Konzeption und Neuentwicklung einer Datenbank zur Verwaltung von Wettbewerberdaten. Migration der bestehenden unterschiedlichen Datenbestände. Konzeption und Implementierung einer komplexen Messwertsuche.
• Weiterentwicklung eines Workflow-Systems aus dem Bereich Patentüberwachung.
• Analyse und Fehlerbehebung in einem historisch gewachsenen Dokumenten-Management-System mit komplexer Berechtigungs- und Vererbungsstruktur.
• Pflege und Weiterentwicklung von diversen Datenbanken aus der Produktentwicklung (Stage-Gate-Prozess). Generierung von Powerpoint-, Excel- und Word-Reports.
• Third-Level-Support.

Für die Steuerung der internationalen Produktentwicklung von der Idee bis hin zur Einführung verwendet der Kunde unterschiedliche Lotus Notes Workflow-Anwendungen. Der Großteil der ca. 15 komplexen Workflow-Anwendungen basiert auf dem Model des Stage-Gate-Prozesses. Die restlichen Workflow-Anwendungen sind individuelle Entwicklungen. Alle Datenbanken zeichnen sich durch einen hohen Grad an kundenspezifischen Anpassungen aus.

Aufgaben und Ziele umfassten:

• Erweiterung und Pflege von ca. 15 Workflow-Datenbanken aus den einzelnen Geschäftsbereichen.
• Fehleranalyse und Optimierung der Performanz für den weltweiten Datenbankzugriff.
• Verbesserung der Wartbarkeit durch Zentralisierung von neuen und bestehenden Programmmodulen.
• Integration eines datenbankübergreifenden Reporting-Moduls für die strategische Projektplanung.

Ergebnis:

• Verbesserung der Wartbarkeit durch die Einführung eines zentralen Repositorys für Keywords, Design-Elemente und Programm-Module.
• Die Performanz konnte besonders im Bereich der Agenten-Laufzeiten, MS Office-Reports, Speicher- und Ladezeiten von Masken signifikant verbessert werden.
• Das Modul für die strategische Projektplanung konnte erfolgreich in allen Systemen integriert werden.
• Allerdings stellte sich die Anzahl an unterschiedlichen Implementierungen in den einzelnen Anwendungen als besondere Herausforderung dar. Durch eine zentrale Implementierung und eine genaue Dokumentation der Datenquellen konnte die Wartbarkeit und entsprechende Nachvollziehbarkeit gewährleistet werden.

Tools: Lotus Formelsprache (@Functions), Lotus Notes 6.5, Lotus Notes 8.5, LotusScript, MS Access, MS Excel, MS Powerpoint, MS Word, Teamstudio Analyser, Teamstudio Build Manager, Teamstudio CIAO, Teamstudio Configurator, Ytria ScanEZ, JavaScript, XPages.

Die Web-Inhalte einer großen deutschen Krankenkasse sollten neu strukturiert werden. Das auf Lotus Notes basierende Web Content Management System (WCMS) umfasst ca. 30 themenbezogene Datenbanken, aus denen ca. 30.000 Web-Seiten generiert werden. Um die Arbeit der Redakteure zu reduzieren, sollte das bestehende System um einige Hilfs-Funktionalitäten erweitert werden. Die Hilfsfunktionen sollten das Umhängen kompletter Inhaltsbereichen von einer Lotus Notes Datenbank in eine andere Datenbank vereinfachen. Bislang musste nach einem Umkopieren der Dokumente, jeder Inhalt noch einmal manuell nachbearbeitet werden. Des Weiteren mussten alle Links auf die umkopierten Dokumente in anderen Datenbanken gesucht und korrigiert werden. Ebenso war es notwendig, die Links innerhalb der umkopierten Dokumente anzupassen.

Die Aufgabe bestand darin, einen Link-Checker zum Prüfen und Korrigieren aller möglichen Link-Varianten innerhalb des WCMS zu implementieren. Programmierung eines Umzugs-Tools, das sämtliche Nacharbeiten automatisiert durchführt. Alle Aktionen sollten nachhaltig und verständlich in einem Log festgehalten werden.

Vorgehen:

• Analyse der internen Struktur des WCMS
• Implementierung der Hilfsfunktionen
• Testkonzepterstellung
• Testdurchführung
• Dokumentation
• Rollout-Planung

Tools: Lotus Domino 8, Lotus Notes 7.0.2, Lotus Notes 8, LotusScript, Teamstudio Configurator, UNIORG SYNTAGS ContentBase, Ytria ScanEZ.

Ergebnis: Durch den Einsatz der Hilfsfunktionen konnte die Neustrukturierung in sehr kurzer Zeit durchgeführt werden. Die manuellen Nacharbeiten durch die Redakteure bzgl. Freigabestatus, Berechtigungen und fehlerhafter Links konnten auf ein Minimum reduziert werden. Durch die übersichtliche farbliche Darstellung im Log konnte jederzeit erkannt werden, wo Inkonsistenzen aufgetreten sind. Des Weiteren konnten auch Fehler aus früheren Inhaltsverschiebungen aufgespürt und korrigiert werden.

Im Zuge der Fahrzeug-Qualitätssicherung werden eine große Anzahl von Komponenten- und Fahrzeugtests (Erprobungen) ausgeführt. Für eine regelmäßige Kontrolle ist es notwendig, zyklisch Inspektionen für Fahrzeuge und auch einzelne Fahrzeugteile durchzuführen. Als Richtgröße für die Terminbestimmung gilt die Laufleistung oder das hinterlegte Zeitintervall. Die Termine wurden von den Konstrukteuren manuell verwaltet.

Die Aufgabe bestand darin, für das bestehende komplexe Erprobungs-System in Lotus Notes einen Inspektionskalender zu konzipieren und zu implementieren. Der Kalender soll die Einplanung von unterschiedlichen manuellen und automatisch generierten Terminen unterstützen. Wichtig dabei ist die ständige automatische Neuberechnung der zukünftigen Termine bei aktuellen Terminverschiebungen. Weiterhin wurde ein Filtermechanismus integriert, der die angezeigten Termine auf eine vom Anwender zu definierende Auswahl reduziert.

Vorgehen:

• Analyse der Erprobungs-Anwendung
• Konzeption Inspektionskalender
• Programmierung Inspektionskalender
• Test
• Technische Dokumentation

Tools: Lotus Formelsprache (@Functions), Lotus Notes 7.0.2, LotusScript, Teamstudio Configurator.

Ergebnis: Der Inspektionskalender konnte erfolgreich in das bestehende Erprobungs-System integriert werden. Die Kontrolle der Konstrukteure über eigene und fremde Inspektionstermine wurde erheblich verbessert. Ebenso das Erkennen von fälligen und überfälligen Terminen.

Das Logistikunternehmen plante die Einführung eines ERP-Systems. Das neue System sollte Teile der vorhandenen heterogenen Datenhaltung in Lotus Notes, Navision und MS SQL-Datenbanken zusammenführen.

Implementierung einer Export-Funktion für den Adressdatenbestand.

Vorgehen:

• Analyse der technischen Migrations-Möglichkeiten
• Analyse der Datenstruktur des Lotus Notes CRM-Systems
• Erstellen Schnittstellenbeschreibung
• Programmierung Adressdaten-Exportfunktion in Lotus Notes

Tools: Lotus Formelsprache (@Functions), Lotus Notes und Domino 6.5, LotusScript, Ytria ScanEZ.

Der IT Dienstleister eines Baukonzerns setzt für das Projektmanagement ein komplexes System auf der Basis von Lotus Notes und Domino ein. Für das Berichtswesen im Hoch- und Tiefbau werden umfangreiche Excel-Dateien mit zahlreichen Arbeitsblättern verwendet. Ein Berichtszeitraum kann dabei 10 Jahre oder mehr betragen. Die Erstellung und Pflege der Berichte ist sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Darüber hinaus ist das Reporting nicht in die Projektmanagement-Lösung integriert.

Ziel des Projektes war es, das Reporting als eigenständige Lotus Notes Datenbank in die Projektmanagement-Lösung zu integrieren. Die sehr umfangreichen Daten aus den MS Excel Monatsberichten sollten zentral in diesem Reporting Modul gespeichert werden. Für die Übertragung der Daten von und nach MS-Excel musste eine bidirektionale Schnittstelle implementiert werden. Die Anforderungen an die Schnittstelle waren:

• Erfassung der Daten über MS Excel und Speicherung in Lotus Notes.
• Exportieren der Daten aus Lotus Notes nach MS Excel zur Generierung der Monatsberichte.
• Objektorientierte Implementierung unter Verwendung des Modell-View-Controller-Pattern (MVC)

Vorgehen:

• Analyse der Excel-Berichte
• Einarbeitung in das Projektmanagement-System
• Analyse der vorhandenen Schnittstellen
• Konzeption bidirektionale Schnittstelle
• Programmierung der Schnittstelle
• Test der Schnittstelle
• Technische Dokumentation

Tools: Lotus Domino 6.5, Lotus Formelsprache (@Functions), Lotus Notes 6.5, LotusScript, MS Excel 2000, MS Excel 2007, MVC-Pattern, Subversion, Teamstudio CIAO, Teamstudio Configurator, VBA, XML, Ytria ScanEZ.

Ergebnis: Aus den vorgegebenen Excel-Dateien wurden Excel-Templates erstellt. In diesen Templates wurden dynamische Datenbereiche definiert, damit die komplexen Berechnungen erhalten blieben. Die Schnittstellenkonfiguration wurde als XML-Code implementiert. Dadurch konnte eine äußerst flexible Steuerung für die Erfassung und den Datenaustausch zwischen Lotus Notes und MS Excel erreicht werden.

Der Berater hat uns in den letzten Jahren in verschiedenen Projekten immer wieder sehr erfolgreich unterstützt. In den Projekten die in den Bereichen Lotus Domino Applikationsentwicklung, SQL Datenbanken/Datenbank-Reporting und Schnittstellenentwicklung realisiert wurden, hat der Berater immer wieder mit seiner ausgezeichneten persönlichen und fachlichen Qualifikation entscheidend zum schnellen Projekterfolg zuverlässig beigetragen. Selbst in schwierigen Projektphasen hat der Berater oft den entschiedenen Beitrag geleistet und somit sichergestellt, dass alle Projektziele erreicht werden konnten. In jedem Fall können wir den Berater jederzeit uneingeschränkt empfehlen! Unsere zukünftigen Projekte werden wir mit Sicherheit wieder zusammen mit dem Berater umsetzen.

Der Kunde setzt seit vielen Jahren ein Lotus Notes Content Management System ein, das den Mitarbeitern Informationen aus dem Unternehmen im Intranet zur Verfügung stellt. Der redaktionelle Prozess erfolgt dabei innerhalb der Datenbank über den Lotus Notes-Client. Der lesende Zugriff auf die Informationen erfolgt über den Web-Browser. Das ursprünglich von IBM entwickelte System wurde über die Jahre diverse Male erweitert und durch zusätzliche Module ergänzt. Entstanden ist am Ende eine komplexe Notes-Datenbank mit dutzenden von Script-Bibliotheken und Design-Elementen. Das CMS sollte in das konzernweite Intranet-Portal auf Basis eines IBM Websphere Portlet-Servers integriert werden.

Integration des CMS in das Intranet-Portal. Verbesserung der Performanz. Entfernen der bestehenden Probleme in der JavaScript-Navigation und der Sitemap. Neugestaltung der Sitemap. Erstellen einer Aufwandsschätzung.

Vorgehen:

• Systemanalyse
• Aufwandsschätzung
• Implementierung der Anforderungen
• Testdurchführung
• Aktualisierung der Dokumentation

Tools: CSS, HTML, JavaScript, Lotus Notes und Domino 6.5, Macromedia Dreamweaver, MS Visio, Teamstudio Analyser, Teamstudio Configurator.

Ergebnis: Durch eine genaue Analyse der zahlreichen komplexen, rekursiven Strukturen in den Script-Bibliotheken, konnten mögliche Seiteneffekten vermieden und eine realistische Aufwandsschätzung erstellt werden. Für die Integration in das Intranet-CMS wurden HTML-Module entwickelt, die dem Portlet-Server zur Verfügung gestellt wurden. Alle Aufgaben konnten innerhalb des geschätzten Zeitrahmens erfolgreich umgesetzt werden.